合同档案制度管理方法

PAGE合同档案制度管理方法一、总则（一）目的为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司合法权益，提高公司管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司合同档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和利用。二、合同档案的收集（一）收集范围1.公司对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。2.合同的补充协议、变更协议、终止协议等相关文件。3.与合同签订、履行有关的函件、电报、传真、会议纪要等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同签订后及时将相关档案资料移交档案管理部门。2.收集的合同档案应齐全完整，包括合同文本、附件、审批文件等，不得遗漏重要内容。3.合同档案应保持原始性，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）收集流程1.合同签订部门在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本一式两份及相关附件、审批文件等资料整理齐全，移交档案管理部门。2.档案管理部门收到合同档案后，应进行认真核对，如发现问题及时通知合同签订部门补充完善。3.档案管理部门对收集到的合同档案进行分类登记，建立合同档案台账。三、合同档案的整理（一）整理原则1.遵循合同档案的形成规律，保持合同之间的有机联系。2.按照合同的类别、年度、保管期限等进行分类整理。3.便于合同档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：根据合同的性质和内容，将合同档案分为买卖合同、租赁合同、借款合同等类别。2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和连贯性。3.装订：将合同文本、附件、审批文件等资料按照顺序装订成册，一式两份。4.编目：编制合同档案目录，包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、保管期限等内容。（三）整理流程1.档案管理部门对收集到的合同档案进行初步审核，剔除重复、无效的档案。2.按照整理原则和方法，对合同档案进行分类、编号、装订和编目。3.将整理好的合同档案装入档案盒，并在档案盒上标明合同编号、合同名称、保管期限等信息。四、合同档案的保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据合同的性质和重要程度分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的合同档案：涉及公司重大权益、重要资产处置、长期合作关系等合同。2.长期保管的合同档案：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括一般的买卖合同、租赁合同等。3.短期保管的合同档案：保管期限为[X]年的合同档案，主要包括临时性、一次性的合同。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照保管期限和类别进行分类存放，便于查找和利用。3.定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的合同档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）保管流程1.档案管理部门将整理好的合同档案按照保管期限和类别存入档案库房。2.建立合同档案保管台账，记录合同档案的入库、出库、保管期限等信息。3.定期对合同档案进行盘点，核对保管台账与实际档案情况是否一致。4.对超过保管期限的合同档案，按照规定进行鉴定和销毁。五、合同档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅合同档案。2.公司外部单位因法律纠纷、审计、税务检查等需要查阅合同档案。（二）利用要求1.查阅合同档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅合同档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将合同档案带出档案库房。3.查阅人员应爱护合同档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。4.如需复印合同档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（三）利用流程1.查阅人员填写查阅申请表，提交部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，查阅人员将申请表交档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的合同档案，并做好查阅登记。4.查阅人员查阅完毕后，将合同档案归还档案管理部门，档案管理部门注销查阅登记。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对超过保管期限的合同档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、法务人员、相关业务部门人员等参加。2.鉴定小组根据合同档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对合同档案进行逐一审查，确定是否需要销毁。3.对仍有保存价值的合同档案，应重新确定保管期限，并继续保管。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的合同档案，应编制销毁清单，注明合同编号、合同名称、保管期限等信息。2.销毁清单经公司领导审批后，由档案管理部门会同有关部门进行销毁。3.销毁合同档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。4.销毁过程应进行记录，由监销人员和销毁人员签字确认。七、合同档案的信息化管理（一）建立合同档案管理系统公司应建立合同档案管理系统，将合同档案的基本信息、扫描件等录入系统，实现合同档案的电子化管理。（二）系统功能要求1.合同档案录入：能够录入合同档案的编号、名称、签订日期、履行期限、保管期限等基本信息。2.档案查询：能够根据合同编号、名称、签订日期等条件进行快速查询。3.权限管理：能够设置不同的用户权限，确保合同档案信息的安全保密。4.统计分析：能够对合同档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析。（