医生档案归档制度范本

PAGE医生档案归档制度范本一、总则（一）目的为了加强医院医生档案的管理，确保医生档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，为医院的人才培养、绩效考核、职称评定等工作提供依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院全体在职医生档案的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映医生的工作经历、业务能力、职业道德等情况。2.完整性原则：全面收集医生在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，分类科学，编号规范。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保医生档案信息安全。5.便于利用原则：档案整理应便于查阅、检索和利用。二、档案内容（一）个人基本信息1.身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、执业医师证书及变更记录等复印件。2.个人简历，包括工作经历、进修培训经历等。（二）医疗业务档案1.年度工作计划、总结。2.门诊病历、住院病历首页及主要诊疗记录。3.手术记录、特殊检查报告、会诊记录等。4.医疗差错、事故及纠纷处理记录。（三）教学科研档案1.教学任务安排、教学教案、教学课件等。2.指导实习医生、进修医生记录。3.科研项目申报书、研究成果报告、学术论文发表情况等。（四）医德医风档案1.患者满意度调查结果。2.表扬信、投诉信及处理情况记录。3.廉洁行医承诺书、违规违纪处理记录。（五）考核评价档案1.年度考核表、绩效考核结果。2.职称评定申报材料及评审结果。3.岗位竞聘材料及结果。（六）其他材料1.获得的各类荣誉证书、奖励证书复印件。2.参加学术会议、学术交流活动的相关材料。3.其他与医生工作相关的重要文件材料。三、档案收集（一）收集责任1.各科室负责收集本科室医生的档案材料，并指定专人负责整理、移交。2.医院职能部门按照职责分工，负责收集相关业务范围内医生的档案材料。（二）收集时间1.日常工作中形成的档案材料，应及时收集归档。2.每年[具体时间]，各科室和职能部门应将上一年度的医生档案材料进行集中整理后移交档案管理部门。（三）收集要求1.收集的档案材料应齐全完整、真实有效，签字盖章手续完备。2.档案材料应使用A4纸打印或复印，字迹清晰，图像完整。3.对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制后归档。四、档案整理（一）分类标准医生档案按照个人基本信息、医疗业务、教学科研、医德医风、考核评价、其他材料等类别进行分类。（二）编号方法1.采用“科室代码+医生工号+档案类别代码+流水号”的编号方式。2.科室代码：按照医院科室设置的代码编制。3.医生工号：医院为每位医生分配的唯一工作编号。4.档案类别代码：按照上述分类标准，分别用不同的字母表示各类档案。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号。（三）装订要求1.各类档案材料应按照类别顺序排列，采用左侧装订方式。2.装订应牢固整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案类别、序号、题名、日期、页数、备注等内容。2.将档案目录打印成册，置于档案盒内首页。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理部门接收各科室和职能部门移交的档案材料后，按照分类标准和编号方法进行整理。2.将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面填写档案编号、姓名、科室、档案类别等信息。3.将档案盒按照编号顺序排列上架存放。（二）归档期限档案管理部门应在收到档案材料后的[具体时间]内完成归档工作。（三）归档质量检查1.档案管理部门定期对归档的医生档案进行质量检查，发现问题及时整改。2.检查内容包括档案材料的完整性、准确性、分类编号的规范性、装订质量等。六、档案查阅（一）查阅权限1.医院内部人员因工作需要查阅医生档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意，报档案管理部门负责人审批后，方可查阅。2.外单位因工作需要查阅医生档案的，需持单位介绍信，经医院主管领导批准，档案管理部门方可提供查阅，并做好查阅登记。（二）查阅范围查阅人员只能查阅与申请事由相关的档案内容，不得擅自摘抄、复制、传播档案信息。（三）查阅登记建立档案查阅登记制度，详细记录查阅时间、查阅人、查阅事由、查阅档案内容等信息。（四）归还要求查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在登记册上签字确认。七、档案借阅（一）借阅权限1.医院内部人员因工作需要借阅医生档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意，报档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。（二）借阅范围借阅人员只能借阅与申请事由相关的档案内容，不得擅自转借他人。（三）借阅登记建立档案借阅登记制度，详细记录借阅时间、借阅人、借阅事由、借阅期限等信息。（四）归还要求借阅人员应在规定期限内归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，确保档案安全。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。3.对涉及国家机密、个人隐私的档案材料，应采取特殊的保密措施。（二）保密教育定期对档案管理人员和接触档案的人员进行保密教育，提高保密意识。（三）违规处理对违反保密制度，泄露档案信息的人员，将按照医院相关规定进行严肃处理，情节严重的，依法追究法律责任。九、档案统计与分析（一）统计内容1.医生档案数量、类别、年度归档情况等。2.档案查阅、借阅情况统计。（二）分析方法定期对档案统计数据进行分析，为医院的人才管理、业务发展等提供决策依据。（三）统计报表每月、每季度、每年编制档案统计报表，向上级主管部门和医院领导报送。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和医院实际情况，定期对已超过保管期限的医生档案进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对仍有保存价值的档案，应继续保存；对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》。（四）销毁程序