档案软件管理管理制度

PAGE档案软件管理管理制度总则目的为加强公司档案软件的管理，确保档案信息的安全、完整、有效利用，提高公司档案管理工作的效率和质量，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案软件使用、管理的部门和人员。相关职责1.档案管理部门负责制定和完善档案软件管理的各项规章制度，并监督执行。负责档案软件的选型、采购、安装、配置和维护等工作。负责对公司档案信息进行分类、整理、录入和存储，确保档案数据的准确性和完整性。负责档案软件的安全管理，制定安全策略，防范数据泄露、丢失和损坏等风险。负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训和考核。2.使用部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，正确使用档案软件，及时录入和更新档案信息。负责本部门档案的日常保管和利用工作，严格遵守档案借阅、查阅制度，确保档案安全。3.信息技术部门负责为档案软件的正常运行提供技术支持和保障，及时处理软件故障和问题。协助档案管理部门做好档案软件的安全防护工作，制定网络安全策略，防止网络攻击和数据泄露。负责对档案软件系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定性和性能优化。档案软件选型与采购选型原则1.符合公司档案管理业务需求，具备功能完整性、易用性和可扩展性。2.具备良好的安全性和稳定性，能够有效保护档案数据的安全。3.具有良好的兼容性，能够与公司现有信息系统进行无缝对接。4.供应商具有良好的信誉和技术支持能力，能够提供及时、有效的售后服务。采购流程1.需求调研档案管理部门根据公司档案管理工作的实际需求，对档案软件的功能、性能、安全等方面进行详细调研，形成需求调研报告。2.选型评估成立选型评估小组，由档案管理部门、信息技术部门等相关人员组成。选型评估小组对市场上的档案软件进行调研、分析和评估，筛选出符合公司需求的软件产品。3.采购谈判与选定的软件供应商进行采购谈判，明确软件的功能、价格、服务等条款，签订采购合同。4.验收交付软件采购完成后，由档案管理部门和信息技术部门共同对软件进行验收。验收合格后，软件供应商进行安装、配置和培训等工作，确保软件正常运行。档案软件使用与维护用户权限管理1.根据公司档案管理工作的职责和分工，为不同用户分配相应的档案软件使用权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。2.用户权限分为系统管理员、档案管理员、普通用户等不同级别，各级用户权限根据工作需要进行严格设定和管理。3.定期对用户权限进行审核和调整，确保权限设置的合理性和有效性。数据录入与维护1.档案管理员按照档案分类标准和录入规范，及时、准确地将档案信息录入档案软件系统。2.对录入的档案数据进行定期审核和校对，确保数据的准确性和完整性。3.及时更新档案信息，确保档案数据与实际情况保持一致。系统维护与升级1.信息技术部门定期对档案软件系统进行维护和检查，确保系统的正常运行。2.按照软件供应商的要求，及时进行系统升级，以保证系统的功能和性能不断优化。3.对系统运行过程中出现的问题和故障，及时进行处理和修复，确保系统的稳定性和可靠性。档案安全管理数据备份与恢复1.制定档案数据备份策略，定期对档案数据进行备份。备份方式包括全量备份、增量备份等，备份数据存储在安全的介质上，并异地存放。2.定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据的可用性和完整性。3.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。安全防护措施1.安装防火墙、入侵检测系统等安全防护软件，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.设置系统访问密码，并定期更换密码，确保用户账户的安全性。3.对档案软件系统进行安全审计，及时发现和处理安全隐患。人员安全管理1.加强对档案管理人员的安全意识培训，提高其安全防范意识和操作技能。2.与档案管理人员签订保密协议，明确其在档案管理工作中的保密责任和义务。3.对涉及档案软件管理的人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。档案利用与借阅利用流程1.用户根据工作需要，向档案管理部门提交档案利用申请。2.档案管理部门对申请进行审核，批准后为用户提供相应的档案信息。3.用户在规定的时间和地点利用档案信息，并按照要求进行登记和归还。借阅管理1.严格控制档案借阅范围，确需借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准。2.借阅档案时，借阅人须填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏或丢失档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查和核对，如有问题及时处理。监督与考核监督检查1.档案管理部门定期对公司各部门档案软件的使用情况进行监督检查，确保档案管理工作规范、有序进行。2.监督检查内容包括档案数据的录入、存储、利用情况，档案软件的运行维护情况，用户权限管理情况等。3.对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。考核评价1.建立档案软件管理工作考核评价机制，对公司各部门档案软件管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理工作的规范性、档案数据的准确性和完整性、档案利用效率等方面。3.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问