公证档案工作制度

PAGE公证档案工作制度一、总则（一）目的为加强本公司公证档案的管理，确保公证档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥公证档案在公司业务活动中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所有涉及公证业务形成的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：公证档案应如实反映公证业务办理过程及结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖公证业务从受理到办结全过程的各类文件材料，保证档案的全面性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序进行整理归档，便于查找和利用。4.保密性原则：对涉及当事人隐私及商业秘密的档案信息严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公证档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各业务部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理本公司的公证档案，建立档案库房及检索系统。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案质量。5.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定提供档案利用。（二）业务部门职责1.负责本部门公证业务文件材料的收集、整理，在业务办结后及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定等工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理各项职责，严格执行档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、装订、编目等工作，确保档案整理规范。3.维护档案库房的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.积极为档案利用者提供服务，及时准确查找和提供所需档案。5.定期对档案管理工作进行总结，提出改进意见和建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公证申请表、受理通知单、谈话笔录、当事人身份证明材料、证明材料等。2.公证书原本、副本及送达回执。3.公证审批表、讨论记录、质量检查记录等内部审批文件。4.与公证业务相关的往来函件、补充材料、调查材料等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.业务部门应在公证业务办结后[X]个工作日内，将整理好的文件材料移交档案管理部门。2.移交的档案应齐全完整、字迹清晰、签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照公证业务类型分为民事类、经济类、涉外类等，再根据具体业务细分类别。2.编号：为每份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年份、流水号等信息。3.装订：去除文件材料中的金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、页数、保管期限等信息，目录应清晰准确。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对接收的档案进行核对，检查档案的完整性和整理质量。2.将核对无误的档案按照分类顺序放入档案盒或档案柜，并在档案盒或柜上标明类别、年份等信息。3.建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。（二）保管期限1.永久保管：涉及重大经济利益、重要法律关系、具有长期查考利用价值的公证档案。2.定期保管：保管期限分为[X]年、[X]年等，具体根据档案性质和重要程度确定。（三）保管要求1.档案库房应保持适宜的温度、湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案架、柜应排列整齐，便于通风和查找。3.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，定期进行检查和维护。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保档案数据安全。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司内部人员因工作需要查阅公证档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，如有损坏应及时处理。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅公证档案，需持单位介绍信，经本公司档案管理部门负责人批准，并签订《档案借阅承诺书》后方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、涂改、污损，如有损坏或丢失应承担相应责任。（三）查阅、借阅登记档案管理部门应建立查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅日期、查阅人或借阅人姓名、单位、查阅或借阅档案内容、审批人等信息，确保查阅、借阅情况可追溯。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，结合档案的现实利用价值和历史意义进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报公司主管领导批准。3.由档案管理部门会同相关部门人员共同实施销毁，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公证档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行格式转换、图像处理等操作，确保电子文件符合档案管理要求。3.建立电子档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）信息化系统功能1.档案录入：支持档案管理人员快速准确录入档案信息，包括档案编号、题名、日期、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、当事人姓名等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为公司决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存储。2.加强信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系