职业卫生制度档案编码

PAGE职业卫生制度档案编码一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范职业卫生制度档案编码工作，确保职业卫生档案的完整性、准确性和可追溯性，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本编码方案。（二）适用范围本方案适用于公司内所有涉及职业卫生管理的制度档案编码工作，包括但不限于职业卫生管理制度、操作规程、监测报告、培训记录、健康监护档案等。（三）基本原则1.唯一性原则：每个职业卫生制度档案都应有唯一的编码，避免重复和混淆。2.系统性原则：编码应具有系统性，便于分类、检索和管理。3.稳定性原则：编码一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变更。4.扩展性原则：编码方案应具有一定的扩展性，以适应未来职业卫生管理工作的发展。二、编码规则（一）编码结构职业卫生制度档案编码采用层次码结构，由三部分组成，分别为档案类别码、年份码和流水码，各部分之间用“”分隔。具体结构如下：[档案类别码][年份码][流水码]（二）档案类别码档案类别码根据职业卫生制度档案的内容和性质进行分类编码，共分为以下几类：1.管理制度类：编码为“GLZD”。2.操作规程类：编码为“CGJC”。3.监测报告类：编码为“JCBG”。4.培训记录类：编码为“PXJL”。5.健康监护档案类：编码为“JKJH”。6.其他类：编码为“QT”。（三）年份码年份码采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。（四）流水码流水码为顺序号，从001开始依次递增，位数根据档案数量确定，确保每个档案类别下的流水码唯一。三、编码示例（一）管理制度类1.《职业卫生管理制度》编码为：GLZD230012.《职业卫生管理责任制度》编码为：GLZD23002（二）操作规程类1.《喷漆作业操作规程》编码为：CGJC230012.《焊接作业操作规程》编码为：CGJC23002（三）监测报告类1.《[具体车间名称]职业卫生检测报告（2023年第1季度）》编码为：JCBG230012.《[具体车间名称]职业卫生检测报告（2023年第2季度）》编码为：JCBG23002（四）培训记录类1.《职业卫生知识培训记录（2023年第1期）》编码为：PXJL230012.《职业卫生知识培训记录（2023年第2期）》编码为：PXJL23002（五）健康监护档案类1.《[员工姓名1]职业健康监护档案》编码为：JKJH230012.《[员工姓名2]职业健康监护档案》编码为：JKJH23002（六）其他类1.《职业卫生宣传资料》编码为：QT230012.《职业卫生应急演练方案》编码为：QT23002四、编码管理（一）编码维护1.公司设立专门的职业卫生制度档案编码管理小组，负责编码的维护和更新工作。2.编码管理小组应定期对职业卫生制度档案进行清查和整理，并根据档案的增减情况及时调整编码。3.对于档案类别发生变更或编码规则需要调整的情况，编码管理小组应制定详细的变更方案，并报公司领导审批后实施。（二）编码查询1.公司员工可通过公司内部办公系统或职业卫生管理台账查询职业卫生制度档案编码。2.查询时应输入准确的档案类别、年份等信息，以便快速准确地获取所需档案的编码。（三）编码使用1.职业卫生制度档案编码应在档案的封面、目录、正文等显著位置标注，确保档案编码清晰可辨。2.在职业卫生管理工作中，涉及档案的引用、借阅、归档等操作时，应严格按照档案编码进行操作，确保档案管理的规范化和标准化。五、职业卫生制度档案管理流程（一）档案收集1.各部门负责本部门职业卫生制度档案的收集工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案收集人员应按照档案类别和时间顺序对档案进行分类整理，并填写《职业卫生制度档案收集清单》。（二）档案审核1.职业卫生管理部门对收集到的档案进行审核，重点审核档案内容是否符合法律法规和行业标准要求，档案格式是否规范等。2.对于审核不合格的档案，应及时通知相关部门进行整改，直至审核通过。（三）档案编码1.审核通过的档案由编码管理小组按照本方案进行编码，并在档案封面和目录上标注编码。2.编码完成后，编码管理小组应将档案编码信息录入公司职业卫生管理台账，建立档案编码与档案内容的对应关系。（四）档案归档1.编码后的职业卫生制度档案按照档案类别和年份进行归档，存放在公司专门的职业卫生档案柜中。2.档案归档应遵循便于查找、借阅和管理的原则，确保档案存放有序、安全可靠。（五）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅职业卫生制度档案时，应填写《职业卫生制度档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编码、借阅原因和借阅期限等信息。2.《职业卫生制度档案借阅申请表》经所在部门负责人和职业卫生管理部门负责人审批后，方可到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门应按照申请表的要求提供档案，并做好借阅登记工作。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。4.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（六）档案销毁1.职业卫生制度档案因保管期限届满或其他原因需要销毁时，由档案管理部门提出销毁申请，并填写《职业卫生制度档案销毁申请表》。2.《职业卫生制度档案销毁申请表》应注明销毁档案的名称、编码、数量、销毁原因等信息，并经公司领导审批后实施。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁，不得泄露。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。六、职业卫生制度档案的保密与安全（一）保密措施1.职业卫生制度档案涉及公司员工的个人隐私和公司的商业机密，必须严格保密。2.档案管理部门应制定保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在档案的收集、整理、编码、归档、借阅和销毁等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）安全措施1.公司应建立职业卫生制度档案安全管理制度，确保档案的安全存放和使用。2.档案管理部门应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案不受损坏。