精准扶贫档案归档制度

PAGE精准扶贫档案归档制度一、总则（一）目的为加强精准扶贫档案管理，确保精准扶贫工作中形成的各类文件材料齐全、完整、准确、系统，便于查阅和利用，为总结经验、研究政策、推动工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的所有精准扶贫工作项目中形成的各类档案材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则精准扶贫档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的档案材料应真实反映精准扶贫工作的实际情况，数据准确、内容可靠。3.分类科学原则按照精准扶贫工作的不同类别和阶段，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立健全档案检索体系，提高档案的查阅效率。二、归档范围与分类（一）归档范围1.扶贫政策文件类包括国家和地方出台的有关精准扶贫的政策法规、规划纲要、指导意见等。2.项目申报与审批类扶贫项目的申报书、可行性研究报告、项目审批文件等。3.贫困户信息类贫困户的基本情况登记表、帮扶记录、脱贫成效记录等。4.帮扶工作记录类帮扶责任人的工作记录、走访日志、帮扶计划与总结等。5.资金管理类扶贫资金的分配方案、使用计划、报账凭证、审计报告等。6.项目实施类扶贫项目的实施方案、招投标文件、工程建设资料、验收报告等。7.培训与就业类贫困人员的培训记录、就业信息、就业帮扶措施等。8.宣传与交流类精准扶贫工作的宣传资料、经验交流材料、新闻报道等。9.其他相关类与精准扶贫工作有关的其他文件、资料、图片、影像等。（二）分类方法1.年度分类法按照精准扶贫工作开展的年度，将档案分为不同年度类别。2.项目分类法根据扶贫项目的不同类型，如产业扶贫项目、教育扶贫项目、健康扶贫项目等进行分类。3.问题分类法按照精准扶贫工作中涉及的不同问题领域，如贫困识别、帮扶措施、脱贫成效等进行分类。具体分类可根据实际情况进行灵活组合，确保分类清晰、合理，便于管理和查找。三、归档要求（一）文件材料要求1.归档的文件材料应原件齐全，如有特殊情况需用复印件归档的，应注明原件保存处，并加盖提供单位公章。2.文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定格式进行存储，并与纸质文件同步归档。（二）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，进行系统整理。2.归档文件应进行分类、编号、编目等整理工作，编制归档文件目录。3.对于破损的文件材料应进行修复，字迹模糊或易褪色的应进行复制。（三）装订要求1.归档文件一般应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。2.对于图表、照片等特殊材料，应进行折叠或裱糊，使其尺寸与A4纸一致，并与文件一同装订。四、归档流程（一）收集1.各部门在精准扶贫工作过程中，应指定专人负责收集本部门形成的文件材料，确保文件材料的及时、完整收集。2.定期对收集到的文件材料进行清理，剔除重复、无用的文件，对重要文件进行备份。（二）整理1.收集后的文件材料由档案管理人员按照本制度的分类要求进行整理，对文件进行分类、编号、编目等工作。2.整理过程中，应认真核对文件材料的完整性和准确性，对不符合要求的文件及时通知相关部门进行补充或修正。（三）装订整理好的文件材料按照装订要求进行装订，确保文件整齐、牢固。（四）编目1.编制归档文件目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.归档文件目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存，作为档案检索的依据。（五）装盒装订成册的档案按照分类顺序装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（六）上架装盒后的档案按照档案库房的布局安排上架存放，并建立档案存放位置索引，便于查找。五、保管期限（一）确定原则根据精准扶贫档案的重要程度、保存价值和利用需求，确定档案的保管期限。（二）具体划分1.永久保管涉及扶贫政策制定、重大项目决策、资金管理等具有长远历史查考价值的档案，应永久保管。2.长期保管保存期限为30年左右的档案，主要包括扶贫项目的中期评估报告、重要的帮扶工作记录等。3.短期保管保存期限为10年左右的档案，如一般性的贫困户信息、日常的帮扶工作记录等。六、档案利用与借阅（一）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，查阅时利用者应在查阅登记薄上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.复制对于需要复制的档案材料，利用者应填写复制申请单，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并加盖档案查阅专用章。（二）借阅规定1.严格控制档案的借阅范围，仅限本公司/组织内部人员因工作需要借阅。2.借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。七）档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否已满。2.档案的内容是否已失去保存价值。3.档案的完整性和准确性是否符合要求。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并由档案鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册经本公司/组织负责人批准后，由档案管理人员负责组织销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在档案销毁清册上签字注明销毁情况。5.销毁后的档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）数字化建设1.对精准扶贫档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.数字化扫描应遵循相关标准和规范，确保扫描图像清晰、完整、可读。（二）数据录入与管理1.将纸质档案的内容准确录入电子档案数据库，建立完善的档案检索系统，方便档案的查询和利用。2.定期对电子档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）信息化利用1.利用信息化手段，实现档案的在线查阅、借阅、复制等功能，提高档案利用效率。2.建立档案信息化管理平台，实现档案管理工作的自动化、规范化和科学化。九、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，定期对精准扶贫档案归档工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。（二）检查内容1.档案归档的及时性、完整性和准确性。2.档案整理、装订、编目等工作是否符合要求。3.档案保管期限的确定是否合理。4.档案利用与借阅制度的执行情况。5.档案信息