统计系统档案工作制度

PAGE统计系统档案工作制度一、总则（一）目的为加强统计系统档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在统计工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本统计系统实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本统计系统内各部门、各单位形成的各类档案，包括统计报表、调查资料、分析报告、文件、会议记录、图表、电子数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。统计系统档案由专门的档案管理机构或指定专人集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映统计工作的实际情况，数据准确可靠，资料完整齐全。3.安全保密原则。加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守保密规定。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立统计系统档案管理中心，负责全系统档案的集中管理。档案管理中心可根据实际情况，在各部门、各单位设立兼职档案员，协助档案管理中心开展档案收集、整理等工作。（二）档案管理中心职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本统计系统档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本统计系统各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等，方便档案查询利用。4.按照规定向有关部门移交档案，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和水平。6.组织档案业务培训，指导各部门、各单位档案工作，提高档案管理人员业务素质。7.定期对档案管理工作进行检查、评估，总结经验，发现问题及时整改。（三）兼职档案员职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作。2.按照档案管理中心的要求，及时将整理好的档案移交档案管理中心。3.协助档案管理中心开展档案查询、借阅等服务工作，提供相关档案信息。4.配合档案管理中心做好档案安全保密工作，发现问题及时报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.统计报表类：包括定期统计报表、专项统计报表、临时性统计报表等，以及相关的填报说明、审核记录等。2.调查资料类：各类统计调查方案、调查问卷、调查样本清单、调查数据汇总表、调查报告等。3.分析报告类：统计分析报告、统计预测报告、统计专题研究报告等。4.文件类：上级机关下发的与统计工作有关的文件、本系统制定的规章制度、工作计划、工作总结、请示报告等。5.会议记录类：统计工作会议、业务研讨会、座谈会等会议的记录、纪要。6.图表类：统计图表、地图、示意图等。7.电子数据类：统计业务系统产生的数据、数据库备份、电子文档等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案收集应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，按照类别、时间顺序进行整理。3.对重要的统计数据、资料，应收集原始记录、相关证明材料等，确保档案的真实性和可靠性。4.电子数据应定期备份，备份介质应妥善保管，确保数据安全。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，可分为综合类、统计报表类、调查资料类、分析报告类、文件类、会议记录类、图表类、电子数据类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便查询和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订时应注意不要损坏档案内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架或档案柜中，排列有序，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘、磁带、光盘等，并定期进行备份。备份数据应异地存放，确保数据安全。3.对重要的、珍贵的档案，可采用特殊的保管方式，如密封保存、专柜存放等。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映统计工作重大历史事件、重要业务成果、具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，主要包括统计工作中的重要文件、报表、调查资料等。3.短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案，主要包括一般性的文件、报表、调查资料等。（四）档案清查档案管理中心应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复、补充、更换保管设备等。同时，应做好清查记录，建立档案清查台账。五、档案的利用（一）利用范围本统计系统内各部门、各单位因工作需要，可查阅、借阅本系统的档案。外单位因工作需要查阅本系统档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本系统内查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理中心办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅本系统档案，需提前向档案管理中心提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容、查阅人员等信息。经档案管理中心负责人审核同意后，查阅人员应持有效证件到档案管理中心办理查阅手续。查阅申请函应留存档案管理中心备案。3.档案管理中心对查阅、借阅申请进行审核，符合规定的，予以办理手续，并提供相应的档案。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理延期手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借。2.查阅档案应在档案管理中心指定的场所进行，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理中心同意，并按照规定办理手续。3.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应提前办理延期手续。逾期未还的，档案管理中心应及时催还。4.档案管理中心应做好档案利用登记工作，记录查阅、借阅人员姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称、编号等信息，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理中心负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据档案保管期限表，结合档案的实际价值进行。对已到保管期限但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报档案管理中心负责人审核。2.档案管理中心负责人审核同意后，报本统计系统主管领导审批。经主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的场所进行。销毁时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。4.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁情况，并将相关记录存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进统计系统档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为统计工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本统计系统的档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现本统计系统内各部门、各单位之间档案信息的共享和交换，提高档案信息的利用效率。（三）信息化管理要求1.加强档案信息化安全管理，建立健全安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案信息安全。2