征管资料档案移交制度

PAGE征管资料档案移交制度一、总则（一）目的为加强公司征管资料档案的管理，规范档案移交工作流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高征管工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在征管业务活动中形成的各类资料档案的移交管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规以及公司内部的各项规章制度。2.真实完整原则：移交的档案资料应真实反映征管业务活动的实际情况，确保资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.及时准确原则：各部门应按照规定的时间和要求，及时、准确地完成档案资料的移交工作，避免延误和错误。4.安全保密原则：档案资料涉及公司的商业机密和敏感信息，在移交过程中要确保安全保密，防止信息泄露。二、档案移交的范围与分类（一）移交范围1.各类征管业务文件，包括政策法规文件、业务操作规程、通知公告等。2.征管业务活动中产生的各类报表、台账、统计数据等。3.纳税人的基本信息资料，如税务登记证、营业执照、法定代表人身份证明等。4.纳税申报资料，包括纳税申报表、财务报表、附报资料等。5.税务检查资料，如检查通知书、检查报告、整改通知书等。6.税收征管过程中的其他相关资料，如发票管理资料、减免税申请资料等。（二）档案分类1.综合类：涵盖公司征管工作的总体政策、规划、制度等文件。2.业务类：按照具体的征管业务类型，如税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查等进行分类。3.纳税人资料类：以纳税人个体为单位，归集其各类相关资料。4.其他类：不属于上述分类的其他特殊资料。三、档案移交的流程（一）移交准备1.各部门在完成征管业务活动后，应及时对形成的资料进行整理和分类。整理工作包括核对资料的完整性、准确性，剔除重复或无效的资料，并按照档案分类标准进行编号和编目。2.编制档案移交清单，详细记录移交档案的名称、数量、日期、保管期限等信息。移交清单应一式两份，移交部门和接收部门各执一份。（二）移交申请移交部门在完成档案整理和清单编制后，向接收部门提交档案移交申请。申请应注明移交档案的类别、数量、预计移交时间等内容，并由部门负责人签字确认。（三）接收审核1.接收部门收到移交申请后，应及时安排专人对移交档案进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性以及与移交清单的一致性。2.如发现档案存在问题，接收部门应及时与移交部门沟通，要求其限期整改。整改完成后，重新提交审核。（四）正式移交1.经审核无误后，移交部门与接收部门按照约定的时间和地点进行档案的正式移交。移交过程中，双方应在移交清单上签字确认，注明移交日期。2.对于电子档案，移交部门应确保电子档案的格式正确、内容完整，并按照规定的存储方式和路径进行移交。接收部门应及时对电子档案进行备份和存储管理。四、档案移交的时间要求（一）定期移交1.各部门应按照公司规定的定期时间节点，如每月末、季末或年末，将本部门在该时间段内形成的征管资料档案进行整理和移交。2.定期移交的档案应涵盖该时间段内的所有业务活动资料，确保档案的连续性和完整性。（二）特殊情况移交1.在征管业务活动结束后，如税务检查工作完成、纳税申报期结束等，相关部门应在规定的时间内（一般为[X]个工作日）完成档案的整理和移交工作。2.对于紧急或特殊的征管业务，涉及的档案资料应在业务处理完毕后立即进行移交，以保证工作的及时性和有效性。五、档案移交的责任与监督（一）责任划分1.移交部门责任：负责本部门征管资料档案的整理、分类、编号和编目工作，确保档案资料的质量。按照规定的时间和要求，向接收部门提交档案移交申请，并配合接收部门的审核工作。对移交档案的真实性、完整性和准确性负责，如因移交部门原因导致档案资料缺失或错误，应承担相应责任。2.接收部门责任：及时审核移交档案，对不符合要求的档案提出整改意见，并跟踪整改情况。负责接收档案后的保管、存储和利用工作，确保档案的安全和有效利用。对接收档案的管理情况负责，如因接收部门原因导致档案损坏、丢失或泄露，应承担相应责任。（二）监督机制1.公司设立专门的档案管理监督小组，负责对征管资料档案移交工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应检查档案移交流程的执行情况、档案资料的质量、移交时间的遵守情况等，并对发现的问题及时提出整改意见。3.对于违反档案移交制度的行为，监督小组应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关责任人的责任。六、档案的保管与利用（一）保管要求1.接收部门应按照档案管理的相关规定，对移交的档案进行妥善保管。档案保管应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案的质量不受影响。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息，便于查询和管理。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和完整性与保管台账一致。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施。（二）利用规定1.公司内部各部门因工作需要查阅征管资料档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.档案管理部门应根据查阅申请表，为查阅人员提供必要的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。4.涉及公司商业机密或敏感信息的档案资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。七、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且确无继续保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法继续使用的，经相关部门鉴定后，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁申请表。申请表应注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁申请表经公司主管领导批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应指定专人负责，确保销毁过程的安全和彻底。3.档案销毁时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人进行监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。4.销毁完成后，档案管理部门应将档案销毁申请表、销毁记录等相关资料整理归