资助学生档案监管制度

PAGE资助学生档案监管制度一、总则（一）目的为加强对资助学生档案的管理，确保档案信息的真实、完整、安全，提高资助工作的规范化、科学化水平，保障受资助学生的合法权益，特制定本监管制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的各类学生资助项目中涉及的学生档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和教育部门的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映学生的资助情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露，确保学生隐私得到妥善保护。4.规范有序原则：建立健全档案管理制度和流程，保证档案管理工作规范、有序进行。二、档案内容（一）学生基本信息包括学生姓名、性别、出生日期、民族、家庭住址、联系方式、身份证号码等。（二）资助申请材料1.资助申请表，详细填写申请资助的项目、金额、理由等。2.家庭经济情况证明材料，如低保证、残疾证、贫困证明等。3.其他相关证明材料，如学生成绩单、获奖证书等。（三）审核审批材料1.各级审核审批意见，包括初审、复审、终审等环节的审核结果和审批意见。2.相关会议记录，记录资助审核审批过程中的讨论情况和决策结果。（四）资助发放记录1.资助资金发放凭证，包括银行转账记录、现金发放签收单等。2.资助物资发放清单，记录发放的物资名称、数量、规格等信息。（五）学生反馈及评价材料1.学生对资助工作的反馈意见，包括感谢信、满意度调查等。2.学生在受资助期间的表现情况记录，如学习成绩变化、社会实践活动参与情况等。三、档案建立与收集（一）档案建立责任主体明确各部门在学生档案建立过程中的职责，如资助管理部门负责组织档案建立工作，学生所在学校负责提供学生基本信息和申请材料等。（二）档案收集流程1.学生提出资助申请时，应按照要求填写申请表，并提交相关证明材料。2.学校对学生提交的申请材料进行初审，审核通过后将材料汇总报送至资助管理部门。3.资助管理部门收到学校报送的材料后，进行复审，并将审核情况反馈给学校。4.终审通过后，资助管理部门将所有审核审批材料整理归档，建立学生资助档案。（三）档案收集要求1.申请材料应齐全、完整，字迹清晰，内容真实有效。2.证明材料应加盖相关部门公章，确保其真实性和合法性。3.所有材料应按照规定的格式和顺序进行整理，便于查阅和管理。四、档案整理与归档（一）整理原则按照档案的类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案条理清晰，便于查找和利用。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类，如将申请表、证明材料、审核审批材料等分别归类。2.对每一类材料进行编号，以便于标识和管理。3.按照编号顺序将材料装订成册，在每册材料首页编制目录，注明材料名称、编号、页码等信息。（三）归档存储1.设立专门的档案存储场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等。2.按照档案的类别和时间顺序进行排列存放，便于查找和借阅。3.建立档案电子数据库，将纸质档案内容进行电子化存储，实现档案信息的数字化管理，提高档案查询和利用效率。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部相关工作人员因工作需要可查阅资助学生档案，但必须经过严格的审批程序。2.涉及学生隐私和敏感信息的档案，未经授权不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批通过后，安排专人协助查阅，并做好查阅记录。（三）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，必须填写档案借阅申请表，并经档案管理部门负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人必须妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，借阅期满后应及时归还档案。（四）查阅借阅记录对每次查阅和借阅档案的情况进行详细记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息，以备查询和追溯。六、档案保管与安全（一）保管要求1.档案保管人员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和安全性。2.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，配备必要的消防器材、防潮设备、防虫药品等。3.对电子档案要定期进行备份，防止数据丢失。（二）安全措施1.加强档案存储场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和防范能力。3.建立档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。七、档案更新与维护（一）更新内容1.学生基本信息发生变化时，如家庭住址、联系方式等，应及时更新档案。2.学生受资助期间的表现情况发生重大变化时，如学习成绩大幅下降、出现违纪行为等，应补充相关材料进行更新。3.资助政策、审核审批流程等发生调整时，应及时对档案管理相关制度和流程进行更新。（二）更新流程1.学生或相关部门发现需要更新档案信息时，应填写档案信息更新申请表，并提交相关证明材料。2.档案管理部门收到更新申请表后，进行审核，审核通过后对档案进行更新。3.更新后的档案应重新整理归档，确保档案信息的准确性和完整性。（三）维护责任明确档案维护的责任主体，档案管理部门负责定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。同时，各部门应积极配合档案管理部门做好档案更新与维护工作，确保档案信息的实时性和有效性。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案超过保管期限，且已无保存价值的。2.档案内容涉及国家机密、商业秘密等不宜长期保存的，经相关部门批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出档案销毁申请，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.申请经公司/组织负责人批准后，由档案管理部门会同相关部门组成销毁小组，负责档案销毁工作。3.销毁小组对档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，对档案进行销毁，并做好销毁记录。5.销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁档案清单等信息，由销毁小组成员签字确认后存档。九、监督与检查（一）内部监督1.建立内部监督机制，定期对资助学生档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对档案管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部监督积极接受教育部门、审计部门等外部机构的监督检查，按照要求提供相关档案资料，配合做好监督检查工作。对外部监督检查提出的问题，要认真整改，并及时反馈整改情况。（三）