普法依法治理档案制度

PAGE普法依法治理档案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织的普法依法治理工作，规范档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门、各岗位在普法依法治理工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则档案内容应真实反映普法依法治理工作实际情况，保证档案的完整性。3.安全保密原则采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露，对涉及机密的档案严格保密。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部人员查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本公司/组织的普法依法治理档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的普法依法治理档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、存储等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。5.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，按照规定办理相关手续。6.对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门普法依法治理档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的日常管理和保管工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得违规借阅、查阅档案。4.在开展普法依法治理工作过程中，及时形成相关档案资料，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握国家法律法规及档案管理业务知识，不断提高自身业务水平。2.负责档案的具体管理工作，严格按照档案管理制度进行操作，确保档案管理工作规范、有序。3.做好档案的收集、整理、编目、装订等基础工作，保证档案质量。4.负责档案的存储和保管，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。5.热情为档案利用者提供服务，按照规定办理档案借阅、查阅手续，及时归还档案。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.普法依法治理工作规划、计划、总结、报告等文件材料。2.法律法规学习培训资料，包括培训方案、教材、课件、学员名单、考试成绩等。3.依法治理工作会议记录、纪要、决议等文件。4.开展法治宣传教育活动的相关资料，如活动方案、宣传资料、图片、视频等。5.法律风险防控工作资料，包括风险评估报告、防控措施、应急预案等。6.合同管理档案，包括合同文本、审批文件、履行情况记录等。7.纠纷处理档案，包括纠纷案件材料、调解记录、诉讼文书等。8.与外部法律机构合作的相关资料，如委托合同、法律意见书等。9.其他与普法依法治理工作相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应在普法依法治理工作完成后及时收集相关档案资料，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，不得遗漏重要信息。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，可分为综合类、法律法规类、宣传教育类、法律风险防控类、合同管理类、纠纷处理类等。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于快速查找档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案资料应定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门将档案进行归档，按照分类编号顺序存放。（二）保管期限1.永久保管涉及公司/组织重大权益、重要历史记录、长期保存价值的档案，如公司章程、重大合同、重要会议决议等，应永久保管。2.定期保管其他档案根据其重要程度和使用频率确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，防止数据丢失。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自离岗，确保档案安全。五、档案的利用与借阅（一）利用方式1.查阅公司/组织内部人员因工作需要可查阅档案，查阅时应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊原因需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（二）利用手续1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得涂改、损坏、圈划档案内容。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。如确需复印、拍照、摘录的，应经档案管理部门同意，并注明用途。4.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。如发现档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家法律法规和公司/组织档案管理制度，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容检查档案是否涉及公司/组织重大权益、重要历史记录等，是否仍有保存价值。2.评估利用价值根据档案的利用频率、利用范围等因素，评估档案的现实利用价值。3.参考保管期限对照档案保管期限表，判断档案是否已到保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报公司/组织负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.销毁后的档案销毁清册应妥善保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的普法依法治理档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能能够快速准确地录入档案信息，包括文件题名、日期、保管期限密级等。2.分类管理功能按照档案分类标准对档案进行分类管理，方便查找和统计。3.检索查询功能提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，快速定位所需档案。4.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。5.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。6.安全保密功能设置用户权限管理，确保档案信息安全，防止未经授权的访问和操作。（三）数据管理1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.建立数据维护机制，及时更新和维护档案信息，确保数据的准确性和完整性。3.加强对档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止数据泄露和网络攻击。八、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查。2.监督小组由公司/组织内部审计、纪检等部门人员组成，负责对档案管理制度的执行情况、档案管理工作质量等进行监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、规范性等。3.档案信息化管理系统的运行情况，包括数据安全、系统功能等。4.档案管理人员的工作情况，如岗位职责履行情况、业务素质等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。