档案公司借阅管理制度

PAGE档案公司借阅管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案公司内部员工、客户以及因工作需要借阅档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.档案借阅应遵循必要性、合理性、安全性原则，确保档案不被非法利用或损坏。3.借阅档案应办理相应手续，明确借阅责任，保证档案按时归还。二、档案借阅申请与审批（一）内部员工借阅1.员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字，确认借阅的必要性和合理性后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行审批，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经公司分管领导批准方可借阅。（二）客户借阅1.客户因业务合作需要借阅档案，需由公司业务对接人员协助填写《档案借阅申请表》，并提供客户相关证明材料。2.申请表经业务对接部门负责人审核后，交档案管理部门。3.档案管理部门对客户借阅申请进行严格审查，评估客户借阅目的及可能对档案造成的影响，必要时要求客户提供详细的借阅计划和保密承诺。审核通过后，报公司分管领导审批。（三）外部单位或个人借阅1.外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案，应提前向公司提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、范围、期限等内容，并加盖单位公章。2.公司收到申请函后，由档案管理部门进行初步审核，认为符合借阅条件的，将申请函及相关材料转至公司法务部门进行合法性审查。3.法务部门审查通过后，申请函返回档案管理部门，由档案管理部门报公司分管领导审批。审批通过后，与外部单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方权利义务。三、档案借阅手续办理（一）借阅登记1.无论何种借阅申请获批后，借阅人需到档案管理部门办理借阅登记手续。档案管理人员根据审批通过的申请表，详细记录借阅人姓名、部门、联系方式、借阅档案名称、数量、借阅日期、预计归还日期等信息，生成《档案借阅登记表》。2.借阅登记完成后，档案管理人员向借阅人发放档案借阅凭证，借阅凭证应注明借阅档案的相关信息及借阅期限等内容。（二）档案交付1.档案管理人员根据《档案借阅登记表》和借阅凭证，按照规定程序从档案库房中取出相应档案，与借阅人当面核对档案数量、名称等信息，确保交付的档案准确无误。2.交付档案时，档案管理人员应向借阅人告知档案保管要求和注意事项，如不得擅自涂改、损坏、转借他人等。四、档案借阅期限与归还（一）借阅期限1.内部员工借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。2.客户借阅档案期限根据业务合作需要和档案性质确定，最长不超过[X]个工作日。如需延长，应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经审核批准后方可延期。3.外部单位或个人借阅档案期限严格按照《档案借阅协议》约定执行，如需延长，应在协议规定时间内提出书面申请，经公司审核同意后方可延期。（二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限届满前归还所借档案。如需续借，必须重新办理申请和审批手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案完好无损，无缺页、涂改等情况。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如发现问题，应及时向借阅人查明原因，并要求其采取相应补救措施。3.借阅人归还档案后，档案管理人员在《档案借阅登记表》上记录归还日期，并注明档案归还状态（完好、有问题等），同时收回借阅凭证。五、档案借阅期间的保管与使用规定（一）保管责任1.借阅人自领取档案之日起，即承担档案保管责任，应妥善保管档案，确保档案安全。2.借阅人不得将档案携带至规定场所以外的地方存放，如因特殊情况确需带出公司，必须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全防护措施。（二）使用规定1.借阅人只能将档案用于申请审批时注明的用途，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。2.严禁在借阅的档案上进行涂改、标记、批注、污损等行为。如需对档案内容进行摘录、复制等操作，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定程序办理相关手续。3.未经档案管理部门许可，借阅人不得擅自将档案转借他人或泄露给无关人员。六、档案借阅的监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对借阅档案进行检查，检查内容包括档案的保管情况、使用情况、归还情况等。2.定期检查周期为每月一次，检查结果应详细记录在《档案借阅检查记录表》中。对于发现的问题，应及时通知借阅人进行整改，并跟踪整改情况。（二）不定期抽查1.公司档案管理负责人或上级主管部门可根据实际情况对档案借阅情况进行不定期抽查。2.抽查内容包括借阅手续的完备性、档案保管和使用的合规性等。如发现违规行为，应立即责令停止，并按照公司相关规定进行严肃处理。七、档案借阅的保密规定（一）保密责任1.所有参与档案借阅管理工作的人员，包括档案管理人员、审批人员、借阅人等，均负有保密义务，应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度。2.借阅人在借阅档案期间，应对档案内容予以保密，不得向任何无关人员透露档案信息。（二）保密措施1.档案管理部门应采取必要的保密措施，如对档案库房进行安全防护、对电子档案进行加密存储等，防止档案信息泄露。2.在档案借阅过程中，涉及机密档案的传递应采用加密方式进行，如通过加密邮件、专用存储设备等。八、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定办理借阅手续擅自借阅档案。2.超出审批范围使用档案。3.未按时归还档案且未办理续借手续。4.擅自涂改、损坏、转借档案。5.泄露档案机密信息。（二）处理措施1.对于一般违规行为，档案管理部门应及时向违规借阅人发出书面警告，要求其立即整改，并记录在个人档案中。2.对于严重违规行为，如擅自泄露机密档案信息、造成档案重大损坏或丢失等，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等，同时保留追究其