修订机关档案工作制度

PAGE修订机关档案工作制度一、总则（一）目的为加强本机关档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为机关各项工作服务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则。档案应如实反映机关各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集机关在工作中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便机关工作人员和社会各界利用档案。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是机关档案管理的职能部门，负责本机关档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管、统计机关各类档案，确保档案的安全与完整。3.开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行价值评估，提出存毁意见，按规定程序进行销毁。4.编制档案检索工具，开发档案信息资源，为机关各项工作提供档案利用服务。5.组织开展档案业务培训，提高机关工作人员的档案意识和业务水平。6.参与机关重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案业务支持。（二）各部门档案员各部门应指定专人担任档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、归档和移交工作。档案员的主要职责包括：1.负责本部门日常工作中文件材料的收集、积累，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案整理规范，对本部门文件材料进行分类、装订、编目等整理工作。3.定期将整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。4.协助综合档案室开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。5.接受综合档案室的业务指导，参加档案业务培训，提高档案管理能力。三、文件材料的形成与收集（一）文件材料的形成机关各部门在工作活动中应形成真实、准确、完整的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。文件材料的形成应符合国家有关法律法规和行业标准，使用规范的书写材料和格式。（二）文件材料的收集范围1.上级机关发来的与本机关工作有关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、业务文件、合同协议、请示与批复、信函等。3.本机关召开会议形成的会议记录、纪要、决议等文件材料。4.本机关开展各类活动形成的活动方案、活动记录、照片、录像等文件材料。5.本机关工作人员在工作中形成的重要业务文件、调研材料、工作笔记等。6.下级机关报送的重要文件、报告、统计报表等。7.其他与本机关工作有关的文件材料，如荣誉证书、资质证明、审计报告等。（三）文件材料的收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应按照电子档案管理要求进行收集，确保电子文件的格式规范、内容完整，并做好备份工作。4.声像文件应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行整理归档。四、文件材料的整理（一）整理原则文件材料的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照文件的来源、时间、内容、形式等特征进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等类别。每个类别下可根据实际情况进一步细分二级类目。2.装订对纸质文件材料进行装订，去除金属物，破损文件应进行修补或复制。装订应整齐、牢固，便于翻阅。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应注明序号、文号、责任者、题名、日期、页号等信息。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明案卷号、题名、年度、保管期限等信息。（三）电子文件整理1.电子文件应按照其形成规律和内在联系进行分类整理，建立清晰的分类体系。2.对电子文件进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.电子文件应进行元数据著录，详细记录文件的背景信息、内容摘要、格式信息等，确保电子文件的可读性和可理解性。4.定期对电子文件进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子文件的安全。五档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案库房，档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案上架档案应按照分类体系进行上架排列，便于查找和管理。档案架应牢固、整齐，档案存放应有序，不得随意堆放。（三）档案保管期限划分档案保管期限分为永久、长期、短期三种。1.永久保管的档案本机关制定的法规政策性文件材料。本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。本机关关于重要问题形成的请示与批复、报告、总结等文件材料。本机关机构演变、人事任免等文件材料。本机关房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2.长期保管的档案本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料。本机关财务管理工作中形成的一般性文件材料。本机关下属单位报送的重要文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。同级机关、下级机关关于一般性业务问题并具有参考利用价值的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。3.短期保管的档案本机关职能活动中形成的短期临时性文件材料。本机关召开会议、举办活动等形成的临时性文件材料。本机关人事管理工作中形成的临时性文件材料。本机关财务管理工作中形成的临时性文件材料。本机关下属单位报送的一般性文件材料。上级机关制发的属于本机关主管业务的短期临时性文件材料。同级机关、下级机关关于短期临时性业务问题并具有参考利用价值的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（四）档案保管要求1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。2.做好档案的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.加强对档案库房的安全管理，严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案的利用（一）利用范围本机关工作人员因工作需要可查阅、借阅本机关档案；外单位因工作需要查阅本机关档案，应按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅本机关工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅本机关工作人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用手续外单位查阅本机关档案，应提前向本机关提出查阅申请，说明查阅内容、查阅目的、查阅人员等信息，经本机关负责人批准后，到综合档案室查阅。查阅档案应在综合档案室工作人员的陪同下进行，并填写《档案查阅登记表》。查阅涉及机密档案的，应按照国家有关保密规定办理审批手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干和相关部门负责人组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案保管期限划分标准和档案的实际价值，对档案进行鉴定。鉴定时应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提