高校档案管理规范制度

PAGE高校档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强高校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位以及全体教职工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案。2.完整准确原则。确保档案内容的真实、完整，能够准确反映学校各项工作的历史面貌。3.安全保密原则。采取有效措施保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理规章制度并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门、各单位的档案工作，开展档案业务培训和学术交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理水平和服务效率。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整与准确。（二）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，指定专人担任兼职档案员，负责日常档案管理事务。2.按照学校档案管理规定，定期将本部门、本单位形成的档案整理后移交学校综合档案室。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供与本部门、本单位相关的档案信息和资料。4.接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极配合学校档案工作的各项安排。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群类档案：包括学校党组织在工作中形成的文件、会议记录、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政类档案：学校行政管理工作中产生的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。3.教学类档案：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、实习报告、毕业论文等。4.科研类档案：科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、学术论文、著作等。5.基建类档案：工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。6.设备类档案：仪器设备的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。7.财会类档案：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。8.学生类档案：学生个人档案、成绩单、奖惩材料、就业材料等。9.其他类档案：学校在对外交流、社会活动等方面形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集的责任人，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门、本单位工作中产生的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要活动、重大项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理收集，并指定专人负责跟踪管理。3.兼职档案员应定期对本部门、本单位的档案进行清查核对，发现问题及时采取措施解决，确保档案的真实性和准确性。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，按照档案分类方案进行分类整理。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等。3.装订成册的档案应拆除金属物，采用三孔一线的方法装订整齐。4.归档文件应编制页码，采用A4纸型，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.学校综合档案室定期对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成，负责对档案的鉴定工作进行审核和把关。3.根据国家有关规定和学校实际情况，档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。4.鉴定工作应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值，对保管期限已满且无继续保存价值的档案，提出销毁意见。（二）保管期限划分标准1.永久保管的档案：反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。如学校重大改革方案、重要会议记录、学校历史沿革、上级领导重要批示等。2.长期保管的档案：在相当长时期内对学校工作有查考利用价值的档案。如教学、科研、管理等方面的重要文件材料、学生学籍档案等。3.短期保管的档案：在较短时间内对学校工作有参考价值的档案。如一般性的工作文件、临时性的会议材料等。（三）保管措施1.综合档案室应配备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应安装必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、柜号等信息。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量准确、质量完好。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。五、档案的利用与统计（一）利用服务1.综合档案室应建立健全档案利用制度，为学校各部门、各单位以及教职工和学生提供档案查阅、借阅等服务。2.凡因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经学校分管领导批准。3.档案查阅一般应在综合档案室内进行，如需借出档案，借阅期限不得超过规定时间，并应办理借阅登记手续，按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。4.档案利用过程中，利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自销毁档案。（二）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计报表应按照国家有关规定和学校档案管理要求定期填报，确保统计数据的准确、及时、完整。3.档案统计数据应作为学校档案工作决策和管理的重要依据，通过对统计数据的分析，及时发现档案管理中存在的问题，采取有效措施加以改进。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的整合与共享，打破信息壁垒，为学校教学、科研、管理等各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）数字化流程1.档案数字化加工应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。2.对纸质档案进行扫描时，应选择合适的扫描设备和分辨率，保证扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行图像处理，去除黑边、歪斜、模糊等问题。3.对扫描后的电子文件进行命名、分类、存储，建立与纸质档案一一对应的电子档案数据库。4.电子档案应进行元数据著录，准确记录档案的基本信息、内容摘要、保管期限等，便于档案的检索和利用。（三）信息化安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的稳定运行。3.对档案信息化系统的用户进行权限管理，根据用户的工作需要和职责范围，分配相应的操作权限，防止用户越权操作。4.建立档案信息化数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，确保数据的安全性和可恢复性。七、档案工作人员职责（一）综合档案室工作人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，严格遵守学校档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等日常管理工作，确保档案工作的规范化、标准化。3.积极开展档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件和相关信息技术，提高档案管理工作效率和服务质量。4.加强与各部门、各单位的沟通协调，指导兼职档案员开展档案工作，定期组织档案业务培训和交流活动。5.保守档案机密，维护档案的安全和完整，对违反档案管理规定的行为及时进行制止和纠正。（二）兼职档案员职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、移交等工作，按照学校档案管理要求，定期将整理好的档案移交学校综合档案室。2.协助综合档案室开展档案利用工作，为利用者提供必要的档案信息和资料支持。3.