会计档案制度管理设计

PAGE会计档案制度管理设计一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、合同等各类经济业务发生时取得或填制的凭证。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要等内容。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、存货明细账等。3.日记账，按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，涵盖上述月度报表及相关附注。3.半年度财务会计报告，在季度报告基础上进行更详细的披露。4.年度财务会计报告，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量等情况，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，反映公司银行账户资金收支情况的记录。3.纳税申报表，记录公司各项税费申报缴纳情况。4.会计档案移交清册，记录会计档案交接过程的文件。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限等信息。6.会计档案销毁清册，用于记录会计档案销毁的相关情况。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料，如财务分析报告、成本计算单等。三、会计档案的整理（一）凭证整理1.每月末，会计人员对当月的会计凭证进行分类整理，按照记账凭证的编号顺序排列，确保凭证连续无缺号。2.检查凭证附件是否齐全，对于缺失的附件要及时补齐。3.将整理好的凭证折叠整齐，确保凭证大小一致，便于装订。（二）账簿整理1.年度终了，总账、明细账、日记账等账簿应进行结账，并在最后一笔余额后加盖“结转下年”戳记，将余额结转下年。2.对账簿进行核对，确保账账相符、账证相符。3.将账簿封面填写完整，包括账簿名称、年度、册数等信息。（三）财务会计报告整理1.按照月度、季度、半年度、年度分别整理财务会计报告，确保报告内容完整、数据准确。2.对财务会计报告的封面进行填写，注明报告名称、编制单位、编制日期等信息。3.将财务会计报告按照顺序装订成册，对于有附注等附件的，要一并装订。（四）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单等按照时间顺序整理，每年度单独成册。2.纳税申报表按照税种、申报期间进行分类整理，保存完整的申报记录。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等按照各自的用途分别整理归档。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。其中，涉及外事和对私改造的会计凭证永久保管。2.会计账簿保管期限为30年。其中，现金和银行存款日记账保管30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，确保库房安全、防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。2.库房应保持清洁、干燥，温度和湿度适宜，以利于会计档案的长期保存。3.会计档案可采用纸质形式或电子形式进行保管。对于电子会计档案，应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，备份存储地点应与原存储地点分开。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照保管期限、类别等进行有序排列，便于查找和调阅。2.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的名称、数量、保管期限、存放位置等信息，确保账实相符。3.定期对会计档案进行检查和盘点，每年至少一次，检查档案的完整性、保管状况等，发现问题及时处理。4.对于超过保管期限但尚未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。五、会计档案的查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到会计档案保管部门办理查阅手续。2.外部单位查阅会计档案，如审计、税务等部门，需持单位介绍信，经公司财务负责人批准后，方可查阅。查阅时，应有公司财务人员在场陪同，不得将会计档案带离保管地点。3.公司领导查阅会计档案，可直接到会计档案保管部门进行查阅，但应在查阅记录上签字。（二）查阅程序1.查阅人员填写《会计档案查阅申请表》后，提交相关审批人审批。2.审批通过后，查阅人员到会计档案保管部门，由保管人员根据查阅申请表提供相应会计档案，并在查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人员姓名、查阅内容等信息。3.查阅人员应在规定的时间内查阅完毕，不得擅自涂改、拆封、抽换会计档案。如需复印或复制会计档案，应经会计档案保管部门负责人批准，并在复印件上加盖“与原件核对无误”印章。（三）查阅记录1.会计档案保管部门应建立查阅登记簿，详细记录每次查阅的情况，包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、审批情况等。2.查阅登记簿应妥善保管，保存期限与会计档案保管期限相同。六、会计档案的复制（一）复制申请公司内部人员因工作需要复制会计档案，应填写《会计档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人批准后，提交会计档案保管部门。（二）复制审批会计档案保管部门收到复制申请表后，应进行审核。对于涉及重要财务信息或可能影响公司财务安全的复制申请，需经公司财务负责人批准。（三）复制操作1.经批准后，会计档案保管人员按照申请内容进行复制。复制过程应确保会计档案内容的准确性和完整性，不得擅自修改或遗漏。2.复制完成后，应对复制件进行核对，确保与原件一致。在复制件上加盖“与原件核对无误”印章，并注明复制日期、复制人员等信息。3.复制件应按照与原件相同的保管要求进行保管，纳入会计档案管理体系。七、会计档案的交接（一）交接范围1.会计人员工作调动、离职或因病暂时不能工作需要接替或代理时，应办理会计档案交接手续。2.公司合并、分立、撤销、解散或破产清算时，应按照国家有关规定办理会计档案移交手续。（二）交接程序1.交接前，移交人员应将所经管的会计档案整理齐全，编制会计档案移交清册，详细列出应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。2.交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项进行交接，并在移交清册上签字确认。交接过程中，如有短缺、毁损等情况应查明原因，并在移交清册上注明。3.交接完毕后，交接双方和监交人应在会计档案移交清册上签名或盖章。会计档案移交清册应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。（三）监交规定1.一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人（会计主管人员）监交。2.会计机构负责人（会计主管人员）办理交接手续，由单位负责人监交，必要时主管单位可以派人会同监交。八、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且该档案所涉及的经济业务事项已经结清，经鉴定可以销毁的，方可进行销毁。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（二）销毁程序1.由公司档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。（三）特殊情况处理1.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2.因撤销、解散、破产或其他原因终止的单