档案压实主体责任制度

PAGE档案压实主体责任制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，明确档案管理各环节的主体责任，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：清晰界定各部门及人员在档案管理中的职责，做到责任落实到人。3.全程管理原则：对档案从形成到销毁的全过程进行有效管理和监督。4.安全保密原则：保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。二、档案管理主体责任划分（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家档案管理法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作规划和年度计划。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期开展档案工作检查和考核。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。6.参与公司重大项目、重要活动等档案的专项管理工作。（二）各部门负责人职责1.为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织落实本部门档案管理工作。2.明确本部门档案管理人员，确保档案管理工作有专人负责。3.督促本部门员工及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范后移交档案管理部门。4.定期检查本部门档案管理工作情况，协调解决档案管理工作中存在的问题。5.支持档案管理部门开展工作，配合做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案形成人员职责1.在工作过程中及时形成、收集和整理应归档的文件材料，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照档案管理要求，对形成的文件材料进行初步分类、整理，注明保管期限，并及时移交本部门档案管理人员。3.严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。（四）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理工作纪律，保守档案机密。2.负责本部门档案的日常管理工作，包括收集、整理、分类、编目、上架等，确保档案管理规范有序。3.对接收的档案进行认真核对、清点，办理交接手续，并做好登记工作。4.定期对档案进行检查、盘点，及时发现和处理档案存在的问题，确保档案安全。5.根据档案利用需求，及时提供档案查阅、借阅等服务，并做好利用登记工作。6.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、规定等。3.公司对外签订的合同、协议、章程、招投标文件等。4.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。5.公司的科研成果、技术资料、产品样本、专利文件等。6.公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务档案。7.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。8.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对重要文件材料应实行跟踪收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。4.电子文件应按照相关标准进行收集，确保其真实、完整、可用，并与纸质文件同步归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间顺序、内容性质等进行分类，一般分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等类别。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保管。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架（柜）等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案应采取备份保管措施，如制成电子副本、缩微胶片等，异地存放。3.对特殊载体档案（如声像档案、电子档案等）应按照相应的保管要求进行保管，确保其安全和有效。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、安全防护等方面，对检查中发现的问题应及时进行处理。3.建立档案检查记录，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度。2.服务为本原则：以满足公司各项工作需求为出发点，为公司的生产经营、管理决策等提供优质的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，按时归还档案。3.出具证明：公司外部单位或个人因工作需要要求出具档案证明的，应提交相关证明材料，经档案管理部门负责人审核后，按照规定出具档案证明。档案证明应加盖公司档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、查阅或借阅期限、利用目的、归还日期等。3.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。3.确保鉴定工作的公正性、客观性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关资料进行分析比较，判断其保存价值的高低。3.效益评估法：从档案对公司生产经营、管理决策、历史研究等方面的效益出发，评估其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核，报公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁完毕后，将《档案销毁清册》归档保存，作为档案销毁工作的凭证。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门负责对各部门档案管理工作进行定期监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理情况、档案保管利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。3.建立监督检查记录档案，详细记录检查时间、检查部门、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。（二）考核评价1.制定档案管理工作考核评价标准，对各部门档案管理工作进行量化考核。2.考核评价