技术档案保密制度

PAGE技术档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案的保密管理，确保公司技术秘密的安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司技术档案的外部人员（如合作单位人员、供应商等）。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保技术档案保密工作合法合规。2.预防为主原则：采取有效措施，提前预防技术档案泄露风险，做到防患于未然。3.最小化授权原则：根据工作需要，对涉及技术档案的人员授予最小化的访问权限，严格限制知悉范围。4.全程管控原则：对技术档案的形成、存储、使用、传递、销毁等全过程进行严格管理和监控。二、技术档案定义及范围（一）定义技术档案是指公司在科研、生产、经营等活动中形成的，具有保存价值的各种技术文件、资料、数据、图表、样本等，包括但不限于研发项目文档、工艺文件、技术图纸、测试报告、技术秘密载体等。（二）范围1.研发类：新产品研发计划、技术方案、实验数据、研究报告、知识产权相关文件（如专利申请文件、软件著作权登记文件等）。2.工艺类：工艺流程、操作规程、工艺参数、工装模具设计图纸及相关技术文件。3.生产类：生产计划、质量控制文件（如检验标准、检验报告等）、设备维护手册、生产记录等。4.市场类：市场调研报告、产品销售策略、客户信息（涉及技术方面的）等。5.其他类：公司自主研发的软件程序、数据库、技术秘密载体（如加密文件、存储介质等）。三、职责分工（一）保密管理部门公司设立保密管理委员会，负责统筹协调公司技术档案保密工作。保密管理委员会下设办公室，办公室设在[具体部门]，负责日常保密管理工作，包括制度制定、培训教育、监督检查、泄密事件处理等。（二）档案管理部门负责技术档案的收集、整理、归档、存储、保管等工作，确保技术档案的完整性和安全性。按照保密制度要求，对技术档案进行分类管理，明确不同密级档案的保管方式和存放地点。（三）各业务部门1.负责本部门产生的技术档案的形成、整理和初步保密管理，确保档案内容准确、完整，并及时移交档案管理部门。2.对本部门员工进行保密教育，督促员工遵守技术档案保密制度，对涉及技术档案的工作进行监督管理。3.根据工作需要，合理申请使用技术档案，并严格按照规定的流程和权限进行操作，确保技术档案的安全使用。（四）员工个人1.严格遵守技术档案保密制度，妥善保管自己在工作中接触到的技术档案，不得私自复制、传播、泄露。2.在工作中需要使用技术档案时，按照规定的程序和权限申请，使用完毕后及时归还档案管理部门，并确保档案的完整性和保密性。3.发现技术档案存在安全隐患或可能发生泄密情况时，及时向所在部门负责人或保密管理部门报告。四、保密措施（一）物理安全措施1.档案存储场所：设立专门的技术档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。安装监控设备、门禁系统，限制无关人员进入。2.存储介质管理：对存储技术档案的硬盘、光盘、U盘等存储介质进行分类标识，严格登记出入库情况。存储介质应存放在安全的存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.办公区域安全：各部门办公区域应妥善保管技术档案，不得随意放置。涉及技术档案的计算机应设置密码保护，并安装必要的杀毒软件和防火墙，防止病毒入侵和网络攻击。（二）技术保密措施1.加密技术：对重要的技术档案进行加密处理，采用符合国家相关标准的加密算法，确保档案内容在存储和传输过程中的保密性。2.访问控制：建立技术档案访问权限管理制度，根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的访问级别和权限。对涉及核心技术的档案，实行严格的多人审批和授权访问机制。3.数据备份与恢复：定期对技术档案进行备份，制定数据恢复计划，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复，保证公司业务的连续性。（三）人员管理措施1.保密培训：定期组织员工参加技术档案保密培训，培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技能等。新员工入职时，应进行专门的保密培训，并签订保密协议。2.保密协议：与涉及技术档案的员工、外部合作单位人员签订保密协议，明确双方的保密义务和违约责任。保密协议应涵盖技术档案的范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。3.监督考核：建立保密工作监督考核机制，定期对各部门和员工的保密工作进行检查和评估。对违反保密制度的行为进行严肃处理，并将保密工作纳入员工绩效考核体系。五、技术档案的使用与传递（一）使用流程1.申请：员工因工作需要使用技术档案时，应填写《技术档案使用申请表》，注明使用目的、档案名称、使用期限等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对申请表进行审核，根据档案的密级和使用人的权限进行审批。对于涉及重要技术档案或高密级档案的使用申请，需经保密管理部门负责人审批。3.借阅：审批通过后，档案管理部门按照规定的程序为申请人办理借阅手续，提供技术档案，并登记借阅时间、归还时间等信息。4.使用：申请人应在规定的使用期限内妥善使用技术档案，不得擅自更改、复制、传播档案内容。使用过程中如需对档案进行摘录、引用，应经档案管理部门同意，并注明出处。5.归还：使用完毕后，申请人应及时将技术档案归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和保密性。（二）传递流程1.内部传递：公司内部各部门之间传递技术档案时，应填写《技术档案传递登记表》，注明传递档案的名称、数量、传递原因、接收部门等信息，经双方部门负责人签字确认后，由档案管理部门进行传递。传递过程中应确保档案的安全，避免丢失或泄露。2.外部传递：公司与外部合作单位传递技术档案时，必须严格按照国家法律法规和公司规定执行。首先由业务部门填写《外部技术档案传递申请表》，详细说明传递的必要性、档案内容、接收单位等信息，经保密管理部门审批同意后，采取加密传输、专人递送等安全方式进行传递，并要求接收单位签收确认。同时，应对传递的技术档案进行登记备案，跟踪档案的流向和使用情况。六、保密监督与检查（一）监督机制1.保密管理部门定期对公司各部门的技术档案保密工作进行监督检查，检查内容包括保密制度执行情况、档案管理情况、人员保密意识等。2.设立保密举报邮箱和电话，鼓励员工对发现的保密违规行为进行举报。对举报信息进行及时调查核实，对查证属实的举报给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门是否按照公司技术档案保密制度开展工作，是否存在违反制度的行为。2.档案管理情况：检查技术档案的收集、整理、归档、存储、保管等环节是否符合规定，档案的完整性、准确性和保密性是否得到保障。3.人员管理情况：检查员工是否接受过保密培训，是否签订保密协议，是否了解并遵守保密制度。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，保密管理部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，由保密管理部门进行复查。2.对违反技术档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、泄密事件处理（一）事件报告1.一旦发生技术档案泄密事件，发现人应立即向所在部门负责人报告，部门负责人应在接到报告后[X]小时内报告保密管理部门。2.保密管理部门接到报告后，应立即启动泄密事件应急处理预案，组织相关人员进行调查，采取措施防止泄密事件进一步扩大。（二）调查处理1.成立泄密事件调查小组，对泄密事件进行全面调查，查明泄密原因、泄密途径、泄密范围、造成的损失等情况。2.根据调查结果，提出处理意见，对相关责任人进行严肃处理。同时，采取措施对泄密造成的损失进行补救，如及时通知相关客户、合作伙伴，采取措施防止技术秘密进一步扩散等。（三）后续整改1.针对泄密事件暴露出的问题，公司应及时完善技术档案保密制度和相关管理措施，加强保密教育和培训，提高员工的保密意识和防范能力。2.对泄密事件进行总结分析，形成报告，提交公司管理层和保密管理委员会，为公司今后的保密工作提供参考和借鉴。八、附则（一）解释权本制度由公司保密管理委员会负责解释。（二）修订与废止