企业档案归集标准制度

PAGE企业档案归集标准制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，有效发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本标准制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在工作活动中形成的各类档案的归集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：归档的档案必须是公司在实际工作中形成的原始材料，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司各项工作活动中产生的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案的形成规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案管理工作的组织实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订档案归集、整理、保管、利用等相关制度和标准。2.档案收集与整理：负责接收、收集公司各部门及所属单位移交的档案，按照规定的分类标准和整理方法进行整理。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，确保档案的安全保管。对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.档案利用服务：为公司内部各部门及人员提供档案查阅、借阅等利用服务，根据规定办理相关手续。积极开发档案信息资源，为公司决策、业务开展等提供参考依据。5.档案信息化建设：推进档案管理信息化工作，建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和远程查阅利用。6.档案鉴定与销毁：按照规定的程序和标准，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。7.业务指导与培训：对公司各部门及所属单位的档案管理工作进行业务指导和培训，提高档案管理人员的业务水平。三、档案归集范围（一）行政管理类档案1.公司设立、变更、注销等相关文件：包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议、变更登记申请书等。2.公司内部管理制度：如考勤制度、财务制度、人事制度、行政管理制度等。3.会议文件：公司各类会议的通知、议程、纪要、决议等。4.工作计划与总结：公司年度、季度、月度工作计划和总结，各部门工作计划和总结。5.行政公文：公司发布的各类通知、通报、报告、请示、批复等文件。6.资质证书与荣誉证书：公司获得的各类资质证书、荣誉证书等。（二）财务管理类档案1.会计凭证：原始凭证和记账凭证，包括发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等年度、中期财务报表。4.财务审计报告：公司年度审计报告、专项审计报告等。5.税务资料：纳税申报表、税务发票、税务审计报告等。6.财务预算与决算资料：年度财务预算报告、决算报告及相关分析资料。（三）人力资源管理类档案1.员工档案：员工个人基本信息、入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、绩效考核记录、奖惩记录等。2.招聘与培训资料：招聘计划、招聘简章、面试记录、培训方案、培训教材、培训证书等。3.人事任免文件：公司员工任免通知、任职文件等。4.劳动争议处理资料：劳动争议仲裁申请书、调解书、判决书等相关文件。（四）市场营销类档案1.市场调研资料：市场调研报告、行业分析报告、竞争对手分析报告等。2.营销策划方案：年度营销策划方案、促销活动策划方案、新产品推广策划方案等。3.销售合同：销售订单、销售合同、销售协议等，包括合同签订审批表、合同执行情况记录等。4.客户资料：客户基本信息、客户需求分析、客户投诉处理记录等。5.广告宣传资料：公司宣传册、产品说明书、广告投放计划、广告文案、宣传海报等。（五）生产管理类档案1.生产计划与调度文件：年度、季度、月度生产计划，生产调度指令、生产进度报表等。2.产品研发资料：新产品研发项目立项报告、研发过程记录、技术图纸、测试报告、产品鉴定文件等。3.生产工艺文件：生产工艺流程、操作规程、工艺变更记录等。4.质量控制文件：质量标准、检验规范、质量检验报告、质量事故处理记录等。5.设备管理资料：设备台账、设备维护保养计划、设备维修记录、设备购置合同等。6.安全生产资料：安全生产管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理文件等。（六）项目管理类档案1.项目立项文件：项目可行性研究报告、项目立项申请书、项目批复文件等。2.项目合同文件：项目总承包合同、分包合同、采购合同、技术服务合同等，包括合同签订审批表、合同执行情况记录等。3.项目进度资料：项目进度计划、进度报表、项目里程碑记录等。4.项目文档资料：项目设计文件、施工图纸、技术文件、验收文件等。5.项目变更文件：项目变更申请、变更审批文件、变更实施记录等。6.项目验收资料：项目竣工验收报告、验收证书、项目后评价报告等。四、档案归集要求（一）文件材料齐全完整各部门及所属单位应确保移交的档案文件材料齐全完整，不得遗漏重要文件。对于同一事项的相关文件，应一并归档。（二）文件材料真实有效归档的文件材料必须是真实产生的，具有法律效力。严禁伪造、篡改档案文件。（三）文件材料格式规范文件材料应采用统一规范的格式，如纸张规格、字体字号、排版格式等。电子文件应符合档案管理信息系统的要求，确保能够长期保存和有效利用。（四）文件材料签署完备文件材料上的签字、盖章等手续应齐全完备，符合公司相关规定和法律法规要求。（五）及时归集档案各部门及所属单位应在工作活动结束后及时将形成的档案移交档案管理部门，不得拖延积压。对于重大项目或重要事项的档案，应在项目完成或事项结束后[X]个工作日内移交。五、档案整理方法（一）分类原则档案按照行政管理、财务管理、人力资源管理、市场营销、生产管理、项目管理等类别进行一级分类，在一级分类基础上再根据档案内容的具体性质进行二级、三级分类。（二）编号规则档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。全宗号为公司档案管理部门统一编制的代码；年度为档案形成的自然年度；保管期限分为永久保管、长期保管（[X]年）、短期保管（[X]年）；类别按照上述分类原则确定；顺序号为每类档案中的流水号。（三）装订要求纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，保持文件的整齐牢固。对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。（四）编目要求档案整理完成后，应编制档案目录。目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等内容，确保目录清晰准确，便于查找利用。六、档案保管与保护（一）档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应安装防火、防盗报警装置，配备温湿度调节设备、防虫药品、灭火器材等。（二）档案存放方式档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。采用密集架存放档案时，应合理安排架位，确保档案存放安全有序。（三）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。检查内容包括档案的保管状况（如纸张是否霉变、字迹是否褪色、装订是否牢固等）、库房环境（如温湿度、清洁卫生等）、设备运行情况等。对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。（四）档案数字化管理推进档案数字化工作，将纸质档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案同步归档，确保两者内容一致。对电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。同时，应加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被篡改或泄露。七、档案利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合公司规定和法律法规要求，不影响档案的安全保管。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理人员应根据查阅申请提供相应的档案，并在现场监督查阅过程。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。归还档案时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题应及时处理。（三）利用登记对档案的查阅、借阅等利用情况应进行详细登记，记录利用时间、利用人员、利用内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果准确可靠，不随意销毁重要档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准根据国家法律法规和公司档案保管期限规定，对档案进行鉴定。鉴定时应审查档案的内容、来源、价值等因素，确定档案的保管期限。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序经鉴定确需销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。销毁清册经档案