机关单位档案制度模板

PAGE机关单位档案制度模板一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关单位的档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实、完整、准确原则。档案的形成、收集、整理应如实反映机关工作活动的全过程，保证档案内容的真实性、完整性和准确性。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值。4.安全保密原则。档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是机关单位档案管理的职能部门，负责本机关档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和管理服务。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本机关各部门及所属单位形成的各种门类和载体的档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等工作，建立健全档案检索体系，提高档案的管理水平和利用效率。4.按照规定向同级国家档案馆移交档案，并定期向上级主管部门报送档案工作情况。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，实现档案信息资源的共享。6.负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。7.对本机关各部门及所属单位的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案业务培训，提高档案人员的业务素质。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，认真履行岗位职责。其主要职责包括：1.负责档案的日常收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范有序。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案安全。3.积极开展档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，及时录入和更新档案信息。4.协助档案利用者查阅档案，提供必要的服务和帮助，做好档案利用登记工作。5.定期对档案进行清查盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。6.完成领导交办的其他档案管理相关工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本机关工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.本机关形成的各种文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。3.本机关召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本机关开展的各类活动形成的文件材料，如调研材料、宣传资料、活动方案、照片、音像资料等。5.本机关与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。6.本机关干部职工的个人档案材料，包括履历表、考核表、奖惩材料、工资变动材料等。7.本机关的财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。8.本机关的基建项目档案，包括项目立项、设计、施工、竣工验收等各个环节形成的文件材料。9.本机关的设备档案材料，包括设备购置合同、说明书、操作手册、维修记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，按照档案收集范围及时将本部门形成的文件材料收集齐全、完整。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，符合档案整理要求。3.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件同步归档。4.各部门应定期将收集的档案材料移交综合档案室，交接时应办理交接手续，填写档案交接清单。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷。3.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，分别装订成册。4.基建档案按照项目建设程序进行整理，建立项目档案卷。5.设备档案按照设备型号进行整理，建立设备档案卷。6.电子档案按照电子文件管理规范进行整理，建立电子档案数据库。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、种类、保管期限等，确保档案账实相符。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同进行，形成档案鉴定报告。3.对拟销毁的档案应进行登记造册，经机关负责人批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。五、档案的利用（一）利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门及外单位因工作需要查阅本机关档案。3.司法机关因办案需要查阅本机关档案。（二）利用方式1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供的内容，及时准确地查找档案，提供给查阅人员查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印、摘录的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案利用专用章。4.档案利用过程中，档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用效果等信息。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、利用。2.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等，如有违反，应依法追究责任。3.档案利用完毕后，档案管理人员应及时收回档案，检查档案是否完整无损，如有问题应及时处理。六、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。档案信息化建设应与机关单位信息化建设整体规划相衔接，同步推进。2.加大对档案信息化建设的投入，配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备、扫描设备等硬件设施，以及档案管理软件等软件系统。（二）电子档案管理1.加强电子文件的收集、整理、归档工作，确保电子文件的格式规范、内容完整、真实有效。电子文件应与纸质文件同步归档，实行双套制管理。2.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储、编目检索、统计分析等管理。电子档案数据库应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保电子档案数据的安全。3.严格遵守电子文件管理相关规定，对电子文件的形成、办理、传输、存储等过程进行全程监控，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）档案信息资源共享1.推进档案信息资源共享平台建设工作，实现档案信息资源在机关内部各部门之间的共享，提高工作效率和服务水平。2.按照国家有关规定，积极开展档案信息资源向社会开放利用工作，为社会公众提供优质高效的档案信息服务。七、监督与检查（一）监督检查机制1.建立健全档案工作监督检查机制，定期对本机关各部门及所属单位档案工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案管理机构及人员配备情况、档案收集与整理情况、档案保管情况、档案利用情况、档案信息化建设情况等。（二）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限和整改要求。2.相关部门应按照整改通知书的要求，认真制定整改