安监局档案查借阅制度

PAGE安监局档案查借阅制度一、总则（一）目的为加强安监局档案的管理，规范档案的查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在安全生产监管工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安监局机关各科室、直属事业单位及本局工作人员因工作需要查借阅档案的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.维护档案的真实性、完整性和保密性，防止档案信息泄露和丢失。3.坚持方便工作、提高效率的原则，在确保档案安全的前提下，为查借阅人员提供必要的服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理机构安监局设立专门的档案管理科室，配备专职档案管理人员，负责全局档案的集中统一管理。（二）职责分工1.档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等日常工作，确保档案的规范管理。2.对档案查借阅申请进行审核，根据规定决定是否批准查借阅，并做好相关登记工作。3.负责监督查借阅人员遵守档案查借阅制度，确保档案的安全与完整。4.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.按照档案的形成领域和内容，将安监局档案分为综合管理类、安全生产监管类、应急救援类、职业健康监管类、事故调查处理类等类别。2.综合管理类包括局机关行政事务、人事管理、财务管理、党建工作等方面的档案。3.安全生产监管类涵盖安全生产许可、监督检查、隐患排查治理、专项整治等工作形成的档案。4.应急救援类包含应急预案、应急演练、救援队伍建设、物资储备等相关档案。5.职业健康监管类涉及职业健康申报、监测、评价、培训等工作的档案。6.事故调查处理类包括各类生产安全事故的调查、报告、处理等档案。（二）档案编号1.对每一类档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。2.编号规则可采用年份+类别代码+流水号的形式，例如：2023AJ001，其中“2023”表示年份，“AJ”表示安全生产监管类，“001”为该类档案的流水号。四、档案查借阅流程（一）查借阅申请1.本局工作人员因工作需要查借阅档案，应填写《安监局档案查借阅申请表》，详细注明查借阅档案的名称、类别、用途、查阅期限等信息。2.申请表需经所在科室负责人签字同意，并加盖科室公章。（二）申请审核1.档案管理科室收到查借阅申请表后，由档案管理人员进行审核。2.审核内容包括申请理由是否充分、查阅期限是否合理、查阅人员身份是否符合规定等。3.对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需经分管领导审批后方可查借阅。（三）查借阅登记1.经审核批准的查借阅申请，档案管理人员应进行详细登记。2.登记内容包括查借阅日期、申请人姓名、所在科室、档案名称及编号、查阅期限、归还日期等。3.为查借阅人员发放《安监局档案查借阅凭证》，凭证上注明查借阅档案的相关信息，查借阅人员凭此凭证查阅档案。（四）档案查阅1.查借阅人员应在档案管理科室指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行复印，复印件应与原件核对无误后加盖档案管理科室公章。（五）档案借阅1.因工作需要确需借阅档案的，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理科室提出申请，经批准后方可延长。2.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人员当面清点档案数量，并办理交接手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。五、档案保密规定（一）保密要求1.档案管理人员和查借阅人员应严格遵守国家保密法律法规，履行保密义务，确保档案信息不泄露。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，未经批准不得对外披露。（二）保密措施1.档案管理科室应设置专门的档案库房，配备必要的安全保密设施，如防盗门窗、防火设备、防潮防虫药品等。2.对档案信息进行加密存储和管理，限制访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用相关档案。3.在档案查借阅过程中，档案管理人员不得向无关人员透露档案内容，查借阅人员也不得在非工作场合谈论档案信息。六、档案利用与统计（一）档案利用1.鼓励全局工作人员充分利用档案资源，为安全生产监管工作提供决策依据和参考。2.档案管理科室应定期对档案利用情况进行分析和总结，了解档案的需求热点和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。（二）档案统计1.档案管理人员应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、类别、查阅人次、借阅次数、利用效果等，统计数据应准确、及时、完整。3.定期向上级主管部门和本局领导报送档案统计报表，为档案管理决策提供数据支持。七、档案的保管与维护（一）保管要求1.档案管理科室应按照国家有关档案保管的规定，对档案进行科学分类、存放，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行清查和盘点，核对档案数量和完整性，发现问题及时处理。（二）维护措施1.做好档案库房的温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮等工作，并定期进行检查和维护。2.对破损、褪色的档案进行及时修复和复制，确保档案的可读性和完整性。3.随着信息技术的发展，逐步推进档案数字化建设，实现档案信息的电子存储和管理，提高档案管理的效率和安全性。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。2.根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，综合评估档案的重要性和利用价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科室负责人、业务骨干和相关专家组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对于确定失去保存价值的档案，填写《安监局档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息。3.《申请表》经分管领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录材料应妥善保存。九、监督与检查（一）内部监督1.安监局纪检监察部门负责对档案查借阅制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.档案管理科室应定期对自身工作进行自查自纠，不断完善档案管理工作流程和制度。（二）外部