提取档案管理制度

PAGE提取档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况，不得虚假、伪造。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案不被泄露、篡改或损坏。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率，为公司的各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全公司档案管理体系，完善档案管理设施，确保档案的安全保管。4.组织开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行统计和分析。5.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记。6.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案整理后移交综合管理部门。3.严格遵守档案查阅、借阅规定，在工作中需要查阅、借阅档案时，按照规定办理手续。4.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司经营管理活动中形成的文件，包括年度计划、总结报告；各类合同、协议；财务报表、审计报告；市场调研资料、营销方案等。3.公司人事管理方面的文件，如员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等资料；员工档案、劳动合同等。4.公司行政管理方面的文件，如办公会议纪要、工作请示与批复、规章制度、通知通报等。5.公司技术研发方面的文件，如项目立项报告、可行性研究报告、技术方案、实验数据、技术成果等。6.公司生产运营方面的文件，如生产计划、工艺流程、质量控制文件、设备维护记录等。7.公司对外交往活动中形成的文件，如往来信函、合作协议、接待记录等。8.其他与公司有关的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门工作中形成的各类文件，确保档案的完整性。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于重要文件、资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、技术管理类等类别。每个类别下可根据实际情况进一步细分二级类目。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号。例如，2023年行政管理类的第10份文件编号为：2023XZGL010。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者（形成部门或个人）等内容。通过编目，使档案的内容和形式特征得到系统反映，便于查阅和检索。4.装订对纸张规格统一、内容完整的档案进行装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。对于纸张规格不一致或破损严重的文件，应进行裱糊或修复后再装订。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、公司发展规划、重要会议纪要、重大合同协议、年度财务决算报表、公司产权证书等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，主要是反映公司一般工作活动，在一定时期内对公司工作有查考利用价值的数据、资料等。如一般性的业务合同、年度工作总结、季度财务报表等。保管期限为10年的档案，主要是在较短时间内对公司工作有参考价值的文件材料。如一般性的会议记录、一般性的工作通知等。（二）保管要求1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对不同保管期限、不同密级的档案应分别存放，便于管理和查找。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁。（二）鉴定内容1.根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对档案的价值进行评估。判断档案是否反映公司主要职能活动，是否具有历史查考价值、现实利用价值和凭证价值等。2.审查档案的完整性和准确性，对于不完整、不准确或已失去保存意义的档案，应进行重点鉴定。3.结合公司的发展战略和实际工作需要，考虑档案的利用频率和未来利用可能性，确定档案的保管期限和存毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等内容。2.《档案销毁审批表》经公司分管领导审批同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等内容，销毁清册应长期保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案应在综合管理部门指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.经公司分管领导审批同意后，借阅人员到综合管理部门办理借阅手续。档案管理人员根据《档案借阅申请表》，为借阅人员提供相应的档案，并在档案借阅登记簿上进行登记，记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、借阅内容、预计归还时间等信息。3.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前与公司综合管理部门联系，说明查阅或借阅的目的、内容、范围等情况，并提交单位介绍信。2.外单位人员查阅或借阅公司档案，需经公司分管领导批准，并按照公司规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅过程中，必须有公司人员陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。3.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，原则上不得对外提供查阅或借阅。如因特殊情况确需提供的，应经公司主要领导批准，并采取必要的保密措施。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度,对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应根据档案管理的实际情况定期编制，做到内容准确、数据完整，并按时报送公司领导及相关部门。3.档案统计工作应逐步实现信息化管理，利用档案管理软件对档案信息进行实时统计和分析，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门应按照公司档案管理制度的规定，定期将本部门形成的档案整理后移交综合管理部门。移交时，应填写《档案移交清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等内容，并双方签字确认。2.综合管理部门在接收各部门移交的档案时，应认真核对《档案移交清单》内容，对不符合要求的档案，应及时通知