档案制度体系管理建议

PAGE档案制度体系管理建议一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度体系。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门兼职档案员开展工作。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全。4.积极开发档案信息资源，为公司/组织各项工作提供档案服务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.协助档案管理部门开展档案管理相关工作，接受档案管理部门的业务指导。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，行政会议记录，工作计划与总结，规章制度等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、考核、培训等相关资料，员工个人信息档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表及财务审计报告等。4.业务档案：根据公司/组织业务特点，分为市场营销档案、项目管理档案、生产技术档案等。5.合同档案：各类合同文本及相关补充协议等。6.声像档案：照片、录音、录像等资料。7.电子档案：以电子形式存储的各类文件、数据等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。编号方法如下：1.档案类别代码：采用大写字母表示，如“A”代表行政档案，“B”代表人事档案等。2.年度代码：采用公元纪年的后两位数字表示，如“23”代表2023年。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，用四位数字表示。例如，一份2023年形成的行政档案，编号为“A230001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案。收集范围包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.各类会议记录、纪要、决议等。4.人事任免、考核、培训、奖惩等相关文件。5.财务报表、凭证、账簿等。6.业务活动中形成的合同、协议、项目资料、市场调研等。7.声像资料，如公司/组织重大活动照片、视频等。8.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门档案进行收集整理，确保档案的及时归档。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，确保编号的准确性和唯一性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查找和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并填写档案盒封面和脊背的相关信息。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核无误后办理归档手续。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。3.短期保管的档案：保管期限为l5年以下的档案。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保数据的安全性和完整性。六、档案的利用与借阅（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须按照相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的地点查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。3.查阅、借阅档案的人员不得擅自将档案带出公司/组织或转借他人。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。（三）销毁记录档案销毁后，应将《档案销毁清册》及销毁过程中的相关记录进行整理归档，永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行格式转换、图像处理、数据挂接等处理，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量导入和单个录入，确保数据的准确性和完整性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案。3.借阅管理：对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全性和保密性。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.建立数据维护机制，定期对电子档案数据库进行检查、清理和优化，确保数据的正常运行。九、监督与检查（一）监督检查机制档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。（二）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查，对各部门档案管理情况进行实地查看和资料审查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。（三）问题整改对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达《整改通知书》