新疆会计档案管理制度

PAGE新疆会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强新疆地区会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新疆地区各级各类国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。单位负责人对本单位的会计档案管理工作负总责，各单位应当建立健全会计档案管理制度，明确会计档案管理工作的职责分工，确保会计档案管理工作有序开展。2.依法依规原则。会计档案管理应当严格遵守国家有关法律法规和本制度的规定，确保会计档案的合法性、真实性和完整性。3.安全保密原则。加强会计档案的安全防护措施，确保会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损毁、丢失。同时，严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密等的会计档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则。会计档案的整理、保管和利用应当便于查阅和使用，提高会计档案的利用效率，满足单位经济管理和决策的需要。二、会计档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、工资表等各类反映经济业务发生的原始单据。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制的，记录经济业务的会计分录凭证。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，如应收账款明细账、固定资产明细账等。3.日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的账簿，主要包括现金日记账和银行存款日记账。4.辅助账簿，如备查账、台账等，用于补充记录某些经济业务的账簿。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表。2.财务情况说明书，对单位一定时期内财务状况、经营成果和现金流量等情况进行分析说明的书面报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单余额差异的表格。2.银行对账单，银行出具的反映单位银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表，单位向税务机关申报缴纳税款的报表。4.会计档案移交清册，记录会计档案移交情况的清册。5.会计档案保管清册，记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清册。7.其他应当保存的会计核算专业资料，如会计电算化数据备份、财务软件升级记录等。三、会计档案的整理（一）整理要求1.会计档案应当按照形成时间先后顺序进行整理，保持档案的连续性和系统性。2.会计凭证应当按照记账凭证编号顺序，连同所附原始凭证一并整理装订成册，并加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等内容。3.会计账簿应当按照总账、明细账、日记账、辅助账簿的顺序进行整理，每本账簿应当加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、月份等内容。4.财务会计报告应当按照月度、季度、年度顺序进行整理，装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、报告种类等内容。5.其他会计资料应当按照类别进行整理，分别装订成册，并加具封面，注明资料名称、年度、月份等内容。（二）整理方法1.会计凭证的整理去除凭证上的金属物，如订书钉、回形针等。对破损的凭证进行修补或复制，确保凭证内容完整可读。将原始凭证按照记账凭证的顺序排列整齐，粘贴在记账凭证后面，对于纸张较大的原始凭证，可以进行折叠，使其与记账凭证大小一致。在凭证左上角打孔，用线绳或装订机装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿的整理检查账簿是否齐全，有无缺页、跳行等情况。对于空白页，应当加盖“此页空白”戳记。在账簿首页粘贴账簿启用表，注明单位名称、账簿名称、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名等内容，并加盖单位公章。将账簿按照顺序编号，编写页码，确保页码连续。3.财务会计报告的整理检查报告是否齐全，有无漏页、错页等情况。对报告中的数据进行核对，确保数据准确无误。在报告首页粘贴封面，注明单位名称、年度、月份、报告种类等内容，并加盖单位公章。将报告按照顺序装订成册，在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。4.其他会计资料的整理对银行存款余额调节表、银行对账单等资料，应当按照时间顺序进行整理，装订成册，并加具封面，注明资料名称、年度、月份等内容。对会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等资料，应当按照规定格式填写，确保内容完整、准确。四、会计档案的保管（一）保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。各类会计档案的保管期限具体如下：1.会计凭证，保管期限为30年。2.会计账簿，总账、明细账、日记账保管期限为30年，辅助账簿保管期限为10年。3.财务会计报告，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限为永久。（二）保管要求1.单位应当设立专门的会计档案保管机构或指定专人负责会计档案的保管工作。保管人员应当具备专业的档案管理知识和技能，熟悉会计档案管理的法律法规和制度要求。2.会计档案应当存放在安全、干燥、通风的场所，远离易燃、易爆、易腐蚀等物品，防止会计档案受损。3.会计档案应当分类存放，按照会计档案的种类、保管期限等进行分类，便于查找和利用。4.对于电子会计档案，应当采用电子存储设备进行存储，并定期进行备份，确保电子会计档案的安全。同时，应当建立电子会计档案的管理制度，对电子会计档案的形成、传输、存储、利用等环节进行规范管理。5.单位应当定期对会计档案进行清查，确保会计档案的真实、完整、安全。清查工作应当每年进行一次，清查结果应当形成书面报告，报单位负责人和档案管理机构备案。五、会计档案的利用（一）利用范围单位内部人员因工作需要查阅、复制会计档案的，应当按照规定办理审批手续。单位外部人员因工作需要查阅、复制会计档案的，应当持有单位介绍信，并经单位负责人批准。查阅、复制会计档案应当在指定地点进行，不得将会计档案携带出单位。（二）利用程序1.查阅会计档案时，查阅人员应当填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员姓名等信息。2.复制会计档案时，复制人员应当按照规定的格式和要求进行复制，并在复制件上加盖单位公章或档案管理专用章。3.查阅、复制会计档案应当遵守国家有关保密规定，不得泄露会计档案中的机密信息。查阅人员对查阅的会计档案应当妥善保管，不得擅自涂改、损毁、丢失。4.单位应当建立会计档案利用登记制度，对会计档案的查阅、复制情况进行详细记录，包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、复制份数等信息。登记记录应当保存备查。六、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。（三）销毁记录单位应当建立会计档案销毁记录制度，对会计档案的销毁情况进行详细记录，包括销毁日期、销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁原因、监销人员姓名等信息。销毁记录应当保存备查。七、监督检查（一）监督检查主体新疆地区各级财政部门、档案行政管理部门应当按照各自职责，对本地区单位的会计档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.会计档案管理制度的建立和执行情况。2.会计档案的归档范围、整理质量、保管期限、保管条件等情况。3.会计档案的利用制度和利用程序的执行情况。4.会计档案的销毁制度和销毁程序的执行情况。（三）监督检查方式1.定期检查，各级财政部门、档案行政管理部门应当定期对本地区单位的会计档案管理工作进行检查，检查周期一般为每年一次。2.不定期抽查，各级财政部门、档案行政管理部门可以根据工作需要，不定期对本地区单位的会计档案管理工作进行抽查。3.专项检查，针对会计档案管理工作中的突出问题或重点领域，各级财政部门、档案行政管理部门可以组织开展专项检查。（四）监督检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，各级财政部门、档案行政管理部门应当责令单位限期整改，并跟踪整改情况。