落实档案建档建册制度

PAGE落实档案建档建册制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案建档建册制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，便于档案的查阅、检索和利用，为公司/组织的各项工作提供有效支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理各类档案。档案管理中心应配备专业的档案管理人员，明确各岗位职责。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和修订档案建档建册、保管、利用、鉴定、销毁等各项管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管与保护建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.档案信息化管理推进档案管理信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。负责档案信息的录入、维护和更新，确保档案信息的准确性和及时性。5.档案利用服务为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，根据规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理。积极开发档案信息资源，并根据公司/组织需求提供档案编研成果。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，根据档案保管期限和利用价值，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。7.业务指导与培训对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，帮助各部门建立健全档案管理制度，规范档案整理和归档工作。组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员和全体员工的档案意识和业务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司/组织行政管理活动中形成的文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案（含员工入职、离职、晋升、调动等材料）、资质证书、荣誉证书等。2.财务档案类涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、预算决算文件等财务活动中产生的各类档案。3.业务档案类根据公司/组织业务特点进行分类，如市场营销业务档案（包括市场调研、客户资料、销售合同等）、生产业务档案（生产计划、工艺流程文档、产品质量记录等）、研发业务档案（科研项目立项报告、研究成果、专利文件等）等。4.项目档案类针对公司/组织开展的各类项目，收集整理项目前期文件、项目实施过程中的各类文档（如项目进度报告、技术方案、质量控制文件等）、项目验收文件等。5.合同档案类集中管理公司/组织签订的各类合同，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等，按照合同类别和签订时间进行分类整理。6.基建档案类若公司/组织涉及基本建设项目，应建立基建档案，包括项目立项审批文件、工程设计图纸、施工过程记录、竣工验收文件等。（二）档案编号1.编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用分类编号法。例如，行政档案类编号为“XZ001”，其中“XZ”代表行政档案类，“001”为该类别下的顺序号；财务档案类编号为“CW001”，以此类推。2.编号方法按照档案分类顺序，依次为每一份档案赋予一个唯一的编号。编号应连续编排，不得重复或遗漏。对于同一类别的档案，编号应按照时间顺序或重要程度进行排序。四、档案收集与归档（一）收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等各种载体形式的资料。（二）收集要求1.完整性确保收集的档案资料全面反映工作活动的全过程，不得遗漏重要文件和信息。2.准确性收集的档案内容必须真实、准确，数据可靠，签字盖章等手续完备。3.及时性各部门应在工作完成或文件形成后的规定时间内，将档案资料移交档案管理部门，不得拖延积压。（三）归档流程1.部门整理各部门档案管理人员按照档案分类标准，对本部门收集的档案资料进行初步整理，编制档案目录，确保档案资料的有序排列。2.移交审核各部门将整理好的档案资料移交档案管理部门，档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。对于不符合要求的档案，退回原部门进行补充或整改。3.正式归档经审核合格的档案，由档案管理部门按照档案编号规则进行编号，并录入档案信息管理系统，完成正式归档。五、档案保管（一）库房建设与设施配备1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和污染源的地点。2.库房布局库房应合理划分办公区、档案存放区、整理区等功能区域，确保档案管理工作的有序开展。档案存放区应设置密集架或档案柜，按照档案类别和编号顺序排列存放档案。3.设施配备配备必要的档案保管设备，如防火设备（灭火器、消防栓、自动喷水灭火系统等）、防潮设备（除湿机、空调等）、防虫设备（防虫剂、防虫网等）、防盗设备（门禁系统、监控设备等）以及温湿度监测设备等，确保档案库房环境符合档案保管要求。（二）档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。一般分为永久、长期（[具体年限]年）和短期（[具体年限]年）三种。1.永久保管档案涉及公司/组织重大权益、核心业务、历史沿革等具有重要保存价值的档案，如公司章程、股东会议记录、重大合同协议、重要科研成果等，应永久保管。2.长期保管档案对公司/组织经营管理、业务发展有一定影响，在较长时间内仍需查考利用的档案，如年度财务报表、重要人事任免文件、业务项目总结报告等，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管档案在一定时期内具有查考价值，但保管期限较短的档案，如一般性的文件通知、临时性的工作计划等，保管期限为[具体年限]年。（三）档案保管措施1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的实体状况（是否有破损、霉变、虫蛀等）、保管环境（温湿度、清洁卫生等）以及档案信息管理系统的运行情况等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。2.清点核对每年对档案进行一次全面清点核对，确保档案的数量、编号、内容等与档案目录一致，账实相符。3.安全防护加强档案库房的安全管理，严格执行门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备正常运行，保障档案的安全。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，须按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部查阅公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据审批意见提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.内部借阅如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅人应在规定期限内归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。3.外部查阅外部单位或个人查阅公司/组织档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，说明查阅目的和查阅范围，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如需摘抄、复制、拍照，须另行办理审批手续。（三）利用限制1.保密限制涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等保密内容的档案，查阅、借阅时应严格遵守保密规定，不得泄露档案信息。2.利用范围限制档案利用应严格按照审批的范围进行，不得擅自扩大利用范围或用于其他非工作目的。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及财务、审计等专业人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、利用价值、历史意义等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。对于已超过保管期限、确无利用价值且不涉及重要历史记录的档案，可考虑予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一清点核对，编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.审批《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门安排专人负责监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法，确保档案信息无法恢复。监销人员应在销毁现场监督销毁过程，并在《档案销毁清单》上签字确认。4