会计档案制度实施效果

PAGE会计档案制度实施效果一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥会计档案在公司经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义1.会计档案：指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.会计档案管理：指对会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记经济业务的总括情况。2.明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的详细情况。3.日记账，如现金日记账、银行存款日记账，逐日逐笔记录现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表附注，对财务报表的编制基础、编制依据、编制原则和方法及主要项目等所作的解释。3.财务情况说明书，对公司一定会计期间内生产经营、资金周转、利润实现及分配等情况的综合性分析报告。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异。2.银行对账单，反映公司银行账户资金收支情况的原始记录。3.纳税申报表，记录公司各项税费申报缴纳情况的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案交接情况的文件。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案保管情况的清单。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁情况的清单。7.其他具有保存价值的会计资料，如经济合同、审计报告、资产评估报告等与会计核算相关的资料。三、会计档案的管理职责（一）财务部职责1.负责会计档案的收集、整理、装订、保管等日常工作。2.按照国家规定的保管期限和销毁程序，对会计档案进行鉴定和销毁。3.建立健全会计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续。4.定期对会计档案进行清查盘点，确保会计档案的安全和完整。（二）档案管理部门职责1.负责指导、监督财务部的会计档案管理工作，对会计档案管理情况进行定期检查。2.提供必要的档案保管设施和条件，确保会计档案的妥善保管。3.协助财务部做好会计档案的查阅、借阅等工作，对涉及重要会计档案的查阅、借阅进行审核。（三）其他部门职责1.各部门应妥善保管本部门形成的与会计核算相关的文件资料，并按照规定及时移交财务部。2.在办理涉及会计档案的业务时，应积极配合财务部和档案管理部门的工作，遵守会计档案管理规定。四、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部应定期收集各项会计资料，确保会计档案的完整性。2.对于从外部取得的会计资料，应检查其真实性、合法性和完整性，不符合要求的应及时补充或更正。（二）整理方法1.会计凭证应按照编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿应按照科目顺序排列，加具封面、封底，装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。3.财务会计报告应按照年度、季度、月度顺序整理，加具封面，装订成册，并在装订处加封签，由装订人员在封签处签名或盖章。4.其他会计资料应按照类别、时间顺序进行整理，分别装订成册或装入档案盒，并在封面注明资料名称、年度（月份）、数量等信息。（三）分类编号1.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等类别进行分类。2.对每一类会计档案应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号方法可采用年度+类别+顺序号的方式，如“20XX年会计凭证001”。五、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料保管期限按照国家相关规定执行，如银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年等。（二）保管地点1.公司应设置专门的会计档案保管库房，确保保管环境安全、整洁、干燥，具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。2.会计档案保管库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对电子会计档案应进行备份，并存储在磁性介质或光盘等存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.会计档案保管人员应定期对会计档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否与保管清册一致，发现问题应及时报告并处理。六、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人批准后，到财务部办理查阅手续。2.查阅会计档案时，应在财务部指定的地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出指定地点。3.查阅会计档案时，不得在会计档案上涂画、标记或抽取、撤换会计档案。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅会计档案，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人和财务部负责人批准后，到财务部办理借阅手续。2.借阅会计档案时，应登记借阅日期、归还日期、借阅人姓名、借阅内容等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。5.借阅人员归还会计档案时，应经财务部保管人员核对无误后，办理归还手续。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位因审计、税务检查等工作需要查阅公司会计档案的，应出具单位介绍信和查阅通知书，注明查阅目的、查阅内容等，经公司总经理批准后，由财务部安排专人陪同查阅。2.在特殊情况下，外部单位需要借阅公司会计档案的，应经公司总经理批准，并按照公司规定办理借阅手续。借阅期限和归还要求按照本制度相关规定执行。七、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司应成立会计档案鉴定工作小组（以下简称“鉴定小组”），负责对已到保管期限的会计档案进行鉴定。鉴定小组由财务部、档案管理部门及相关业务部门人员组成。（二）鉴定方法1.鉴定小组应根据国家有关会计档案管理规定和公司实际情况，对已到保管期限的会计档案进行逐卷、逐册审查，确定其是否仍具有保存价值。2.对于涉及未了事项的会计档案，如未结清的债权债务原始凭证等，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，认为确无保存价值的会计档案，应编制《会计档案销毁清册》，详细列出会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经鉴定小组组长签署意见后，报公司总经理批准。3.会计档案销毁时，应由财务部、档案管理部门共同派员监销。监销人员应认真核对会计档案销毁清册所列内容，确保