完善制度规范档案管理

PAGE完善制度规范档案管理一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应涵盖公司工作的各个方面，保证档案的全面性和系统性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括纸质档案、电子档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的有序存放。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。6.指导和监督各部门的档案管理工作，提供档案管理培训和咨询服务。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确本部门档案管理人员，负责具体的档案管理工作。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交公司档案管理部门。4.配合公司档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。4.不断提高档案管理业务水平，积极参加档案管理培训和学习。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：包括市场营销、财务管理、生产管理、质量管理、技术研发等业务活动中形成的档案。3.项目管理类：包括公司各类项目的立项、规划、实施、验收等过程中形成的档案。4.合同协议类：包括公司签订的各类合同、协议、意向书等档案。5.财务审计类：包括财务报表、审计报告、税务资料等档案。6.声像电子类：包括照片、录音、录像、电子文档等档案。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方法。2.全宗号：为公司代码，由公司统一确定。3.目录号：根据档案分类设置，每个类别对应一个目录号。4.案卷号：按照档案的形成时间、来源等因素，对同一目录下的档案进行编号。5.件号：对案卷内的文件进行编号，以确定文件的顺序。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，及时收集本部门形成的各类档案。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案的原始性和真实性。3.对重要会议、重大活动等形成的档案，应指定专人负责收集，并及时移交公司档案管理部门。（二）档案整理1.档案整理应按照档案分类和编号的要求，对收集到的档案进行分类、排序。2.对纸质档案，应进行装订、编页、编目等工作，确保档案的整齐、规范。3.对电子档案，应进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可检索性。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件，保证档案的精炼和有效。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合档案保管要求。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架存放，便于档案的存放和查阅。2.电子档案应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行备份，并异地存放，确保电子档案的安全性。3.对重要的、珍贵的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告等重要文件。3.长期保管的档案包括公司重要业务活动的档案、项目档案等，保管期限一般为10年至50年。4.短期保管的档案包括一般性业务文件、临时性文件等，保管期限一般为1年至10年。（四）档案清查1.公司档案管理部门应定期对档案进行清查，确保档案的完整和安全。2.档案清查应包括档案的数量、质量、保管状况等方面的检查。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充档案、修复损坏档案等。六、档案的利用（一）利用范围公司档案主要用于公司内部的工作查考、经验总结、决策支持等方面，同时也可根据国家法律法规和公司规定，向有关部门或单位提供档案查阅服务。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门查阅。2.外单位查阅公司档案，应持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，到公司档案管理部门查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。4.查阅档案时不得涂改、损坏、抽取档案内容。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印等利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、复印份数等信息。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案保管期限的规定，结合档案的现实利用价值，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。八、声像电子类档案管理（一）收集与整理1.公司各部门应及时收集本部门形成的声像电子类档案，并移交公司档案管理部门。2.声像电子类档案应按照内容、时间等因素进行分类整理，建立相应的目录。3.对声像电子类档案，应进行数字化处理，确保档案的长期保存和利用。（二）保管与利用1.声像电子类档案应采用电子存储设备进行保管，并定期进行备份。2.声像电子类档案的利用应通过计算机系统进行检索和查阅，确保利用