社会团体档案使用制度

PAGE社会团体档案使用制度一、总则（一）目的为了加强社会团体档案的管理，规范档案的使用行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在社会团体各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社会团体内部各部门及全体成员在开展工作过程中对档案的使用。（三）档案定义本制度所指档案是社会团体在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案使用原则（一）合法性原则档案的使用必须符合国家法律法规以及行业相关标准的要求，不得利用档案从事任何违法违规活动。（二）真实性原则使用档案时应确保档案内容的真实性，不得篡改、伪造档案信息。（三）保密性原则对于涉及社会团体机密、商业秘密以及个人隐私等内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）合理使用原则档案的使用应基于社会团体工作的实际需要，以合理、高效的方式进行，避免资源浪费。三、档案使用申请与审批（一）申请流程1.使用人员如需查阅、借阅、复制档案，应填写《档案使用申请表》，详细注明使用目的、档案名称、使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况对申请进行初步审查，确保申请的合理性。（二）审批流程1.部门负责人审核通过后，将申请表报送至档案管理部门。2.档案管理部门对申请进行全面审查，重点核实档案的可用性、保密性要求以及使用期限等。对于涉及重要档案或敏感信息的申请，需报经社会团体分管领导审批。3.审批通过后，档案管理部门应在申请表上加盖审批章，并注明批准使用的范围和期限等信息。四、档案查阅（一）查阅地点档案查阅应在档案管理部门指定的查阅室进行，以确保档案的安全与有序管理，并便于档案管理人员进行监督和指导。（二）查阅要求1.使用人员必须遵守查阅室的各项规章制度，保持安静，爱护查阅室内的设施设备。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出查阅室。3.如需摘录或复制档案内容，应事先向档案管理人员提出申请，经批准后方可进行。摘录或复制的内容应保持与原件一致，并注明出处。4.查阅人员应严格遵守保密规定，不得在查阅过程中泄露档案内容。对于涉及机密的档案，查阅人员必须签署保密承诺书。（三）查阅登记档案管理人员应对查阅情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的、查阅期限等信息。查阅登记记录应妥善保存，以备查询。五、档案借阅（一）借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并说明原因，经批准后方可延长。（二）借阅手续1.使用人员凭审批通过的《档案使用申请表》到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。2.档案管理人员应向借阅人员当面清点档案数量，并检查档案的完整性。借阅人员应对所借阅档案的安全和完整负责。3.借阅人员应在借阅登记表上签字确认，注明借阅日期、归还日期等信息。（三）借阅归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需续借，应按规定办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。3.借阅人员归还档案后，档案管理人员应在借阅登记表上注明归还日期，并注销借阅记录。六、档案复制（一）复制范围根据工作需要，经审批同意后，使用人员可对部分档案进行复制。复制范围一般限于与使用目的直接相关的内容，不得随意扩大复制范围。（二）复制要求1.档案复制应采用复印、扫描、拍照等合法方式进行，确保复制件清晰、完整，与原件内容一致。2.对于重要档案的复制，应采用高质量的复制设备和材料，以保证复制件的质量和保存期限。3.复制件应注明“复制件”字样，并加盖档案管理部门的印章，以示与原件的区别。（三）复制审批档案复制申请应按照档案查阅借阅的审批流程进行，经批准后方可进行复制操作。档案管理部门应对复制过程进行监督，确保复制工作符合规定要求。七、档案使用监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案使用情况进行检查，包括查阅、借阅、复制等记录的完整性、准确性，以及档案的归还情况、是否有损坏丢失等情况。2.各部门负责人应负责对本部门人员的档案使用行为进行监督，发现问题及时纠正，并向档案管理部门报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用档案的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，如未按规定办理申请审批手续、擅自扩大档案使用范围等，档案管理部门应给予警告，并要求其立即改正。3.对于情节严重的违规行为，如篡改、伪造档案信息、泄露机密档案内容等，应视情况给予相应的纪律处分，直至追究法律责任。八、档案使用中的保密管理（一）保密责任1.所有参与档案使用的人员均负有保密责任，应严格遵守保密制度，确保档案信息不被泄露给无关人员。2.档案管理部门应加强对档案使用人员的保密教育，提高其保密意识和责任感。（二）保密措施1.对于涉及机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。2.在档案查阅、借阅、复制等过程中，应严格控制接触范围，确保只有经过授权的人员才能接触到相关档案。3.档案使用人员在工作结束后，应将所使用的档案妥善保管，不得随意放置或丢弃，防止档案信息被他人获取九、档案使用中的安全管理（一）安全责任档案使用人员应确保档案在使用过程中的安全，防止档案丢失、损坏、被盗等情况的发生。如因使用人员保管不善导致档案出现安全问题，应承担相应的责任。（二）安全措施1.在档案查阅、借阅过程中，使用人员应注意防火、防潮、防虫等，避免档案受到损坏。2.如需对档案进行搬运或转移，应采取必要的防护措施，确保档案的安全。3.档案管理部门应定期对档案存储环境进行检查，确保档案存储条件符合要求，保障档案的安全。十、档案使用培训与宣传（一）培训内容1.定期组织档案使用人员进行培训，培训内容包括档案管理制度、档案查阅借阅流程、档案保密知识、档案安全注意事项等。2.通过培训，使档案使用人员熟悉档案使用的各项规定和要求，提高其业务水平和责任意识。（二）宣传工作1.利用内部会议、宣传栏、网站等多种形式，宣传档案使用制度的重要性和相关规定，提高全体成员对档案管理工作的认识和重视程度。2.鼓励全体成员积极参与档案管理工作，对发现的问题及时提出合理化建议，共同促进档案管理工