送交人事档案归档制度

PAGE送交人事档案归档制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的送交与归档管理，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案送交与归档管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映员工的实际情况，不得虚假填报或隐瞒重要信息。2.完整性原则：确保人事档案材料齐全，涵盖员工从入职到离职全过程的各类重要信息。3.保密性原则：严格保护人事档案的机密性，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的流程和标准进行人事档案的送交与归档操作。二、人事档案内容（一）个人基本信息1.员工入职登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件。3.学历证书、学位证书复印件。4.专业技术资格证书、职业资格证书复印件。（二）工作经历1.劳动合同。2.入职离职证明。3.岗位变动记录，包括岗位调整申请表、审批文件等。4.培训经历，如培训证书、培训记录等。（三）薪资福利1.薪资调整记录，包括薪资调整申请表、审批文件等。2.福利享受情况，如社保缴纳记录、公积金缴纳记录、福利待遇变更记录等。（四）考核评价1.年度考核表。2.绩效评估记录。3.奖惩记录，包括奖励证书、处罚决定书等。（五）其他材料1.员工个人简历。2.体检报告。3.其他与员工个人相关的重要材料。三、送交流程（一）部门收集1.各部门指定专人负责收集本部门员工的人事档案材料。2.收集人员应及时关注员工信息变动情况，确保材料的及时性和准确性。3.对于新入职员工，应在入职一个月内完成档案材料的初步收集。（二）整理审核1.收集到的档案材料应按照档案内容分类进行整理，确保材料齐全、顺序正确。2.部门负责人对整理后的档案材料进行审核，重点审核材料的真实性、完整性和规范性。3.审核通过后，在档案材料上签字确认，并注明审核日期。（三）送交档案管理部门1.各部门将审核后的人事档案材料定期送交公司档案管理部门。2.送交时应填写《人事档案送交清单》，详细注明档案材料的名称、份数、送交日期等信息。3.档案管理部门接收人员对送交的档案材料进行核对，如发现问题应及时与送交部门沟通解决。四、归档要求（一）分类归档1.档案管理部门按照人事档案内容的分类，将送交的档案材料分别归入相应的档案类别。2.同一类别的档案材料应按照时间顺序排列，便于查阅。（二）编号管理1.为每一份人事档案建立唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。2.编号应包含员工所在部门、入职时间、顺序号等信息，例如：[部门代码][入职年份][入职月份][顺序号]。（三）电子档案与纸质档案同步管理1.建立人事档案电子数据库，将纸质档案内容进行电子化录入，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行管理，便于查询和检索。（四）档案存放1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案应存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于重要的人事档案，应采取加密存储、异地备份等措施，确保档案的安全性。五、查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门根据审批情况，确定是否允许查阅，并指定专人陪同查阅。4.一般情况下，查阅人事档案应在档案管理部门指定的查阅地点进行，不得将档案带出查阅地点。（二）借阅权限1.因特殊情况需要借阅人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审批后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的人事档案，不得擅自转借、涂改、损坏档案内容。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时追究借阅人员的责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.档案管理部门应定期对人事档案进行更新，确保档案内容的时效性。2.一般每年对人事档案进行一次全面检查和更新，及时补充新产生的档案材料。（二）动态维护1.对于员工信息的日常变动，如岗位调整、薪资调整、奖惩变更等，相关部门应及时将变动信息通知档案管理部门，档案管理部门应及时更新档案内容。2.档案管理部门应建立人事档案变动台账，详细记录档案变动的时间、内容、原因等信息，便于跟踪和管理。（三）档案清理1.定期对人事档案进行清理，对于已离职员工的档案，按照规定的保存期限进行妥善处理。2.对于超过保存期限且无继续保存价值的档案材料，应按照档案销毁程序进行销毁，确保档案信息的安全性。七、保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露人事档案内容。2.查阅和借阅人事档案的人员应遵守保密规定，不得擅自传播档案信息。3.对涉及公司机密的人事档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案信息的保密性。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，应对可能发生的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件，确保档案的安全。八、监督与检查（一）内部监督1.公司人力资源部门负责对人事档案送交与归档制度的执行情况进行内部监督检查。2.定期对各部门人事档案的收集、整理、送交情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）审计监督1.公司审计部门定期对人事档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况、档案信息的真实性和完整性等。2.对审计中发现的问题，提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于违反人事档案送交与归档制度的行为，如虚假填报档案信息、擅自查阅或借阅档案、泄露档案机密等，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.