工会档案材料管理制度

PAGE工会档案材料管理制度一、总则（一）目的为加强工会档案材料管理，确保档案材料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织工会及所属各部门形成的各类档案材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工会档案材料由工会指定的综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案材料应如实反映工会工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和损坏。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工会工作提供便捷的服务。二、档案材料的收集与整理（一）收集范围1.文件类：上级工会及公司/组织下发的与工会工作相关的文件、通知、通报等。2.会议类：工会会员大会、委员会会议、工作会议等各类会议的文件、记录、纪要等。3.活动类：工会组织的各类文体活动、劳动竞赛、职工培训等活动的方案、总结、照片、视频等资料。4.会员管理类：会员登记表、会员证、会员会费缴纳记录、会员奖惩情况等。5.权益维护类：职工维权案例、劳动争议调解记录、职工意见建议等。6.财务类：工会经费收支预算、决算报表，经费使用审批文件、凭证等。7.其他类：与工会工作相关的调研报告、经验材料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集齐全。2.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止丢失。3.收集的档案材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。（三）整理方法1.分类：按照档案材料的类别和性质，分为党群工作类、行政管理类、劳动保护类、宣传教育类、文化体育类、财务工作类等类别进行分类整理。2.编号：对每一类档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：对纸质档案材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案材料目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和检索。三、档案材料的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理归档，移交工会综合管理部门。2.对于重要紧急的档案材料，应及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案材料填写《档案移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份交工会综合管理部门。2.工会综合管理部门对移交的档案材料进行审核，核对无误后办理签收手续。3.档案材料归档后，应按照分类编号顺序上架存放。（三）保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。四、档案材料的查阅与利用（一）查阅范围1.工会工作人员因工作需要查阅档案材料。2.公司/组织内部其他部门因工作需要查阅与工会工作相关的档案材料。3.外单位因工作需要查阅本公司/组织工会档案材料，须经工会领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交工会综合管理部门审核。3.工会综合管理部门审核通过后，安排专人负责提供档案材料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况。4.查阅人应在指定地点查阅档案材料，不得擅自将档案材料带出档案库房。如需复印或摘抄档案材料，应经工会综合管理部门同意。（三）利用管理1.鼓励工会工作人员充分利用档案材料，为工会工作提供参考和依据。2.对档案材料的利用情况进行跟踪和反馈，及时总结经验，不断提高档案利用效率。五、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：定期对档案材料进行鉴定，确定档案的保存价值。2.全面审查原则：对档案材料的内容、来源、时间等进行全面审查，确保鉴定结果准确可靠。3.集体审议原则：成立档案鉴定小组，对档案材料的鉴定结果进行集体审议。（二）鉴定标准1.重要性标准：反映工会重大活动、重要决策、关键工作的档案材料应长期保存。2.时效性标准：超过一定期限且无保存价值的档案材料可进行销毁。3.完整性标准：对不完整或失去保存意义的档案材料进行剔除。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案材料进行鉴定，提出销毁意见。2.销毁意见经工会领导批准后，填写《档案销毁清单》，一式两份，一份留存，一份交工会综合管理部门。3.工会综合管理部门安排专人负责销毁档案材料，并在监销人的监督下进行。4.销毁完毕后，监销人在《档案销毁清单》上签字确认。六、档案材料的统计与移交（一）统计工作1.工会综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，为档案管理工作提供数据支持。（二）移交工作1.工会因机构变动、撤销等原因，需要将档案材料移交其他单位时，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制《档案移交清册》，详细记录档案的名称、数量及相关信息。3.交接双方应在《档案移交清册》上签字确认，确保档案移交工作的顺利进行。七、档案管理人员职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善工会档案材料管理制度，并组织实施。2.负责档案材料的集中统一管理，包括收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等工作。3.负责档案库房的日常管理和维护，确保档案安全。4.负责档案管理人员的业务培训和考核。5.负责向公司/组织内部其他部门提供档案信息服务。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案材料的具体收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.负责档案查阅、利用的登记和服务工作，为查阅人提供便利。4.定期对档案进行检查和