巜工程管理档案制度

PAGE巜工程管理档案制度》一、总则（一）目的为加强公司工程管理档案工作，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划设计、施工建设、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节的文件资料，保证档案的全面性和系统性。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、文字等信息应清晰、规范。4.及时性原则：工程文件资料应随工程进度同步整理、归档，确保档案的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的工程档案，应严格保密，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程管理档案管理制度、流程和标准。2.指导、监督和检查各部门工程档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司工程档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责工程档案的鉴定、销毁、保管期限调整等工作。5.提供工程档案的查阅、借阅服务，确保档案的合理利用。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在工程建设过程中形成文件资料的收集、整理、审核和移交工作。2.明确专人负责工程档案管理，确保档案工作与工程建设同步进行。3.配合档案管理部门做好工程档案的验收、归档等工作。（三）勘察设计单位职责1.按照合同要求和行业规范，负责勘察设计文件资料的整理、归档，并向建设单位移交。2.对勘察设计文件资料的完整性、准确性负责，配合建设单位做好相关档案工作。（四）施工单位职责1.负责施工过程中形成的各类文件资料的收集、整理、立卷和归档工作。2.按照建设单位和档案管理部门的要求，及时提交工程竣工档案。3.对施工档案的真实性、完整性和准确性负责，接受建设单位和档案管理部门的监督检查。（五）监理单位职责1.负责对工程建设过程中各参建单位档案工作的监理，审核施工单位提交的档案资料。2.收集、整理监理过程中形成的文件资料，按规定归档并移交建设单位。3.协助建设单位做好工程档案的验收工作。三、档案的形成与收集（一）项目立项阶段1.项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等文件。2.项目申报过程中与相关部门的往来文件、会议纪要等。（二）规划设计阶段1.规划设计方案、初步设计文件、施工图设计文件等。2.设计变更通知、技术核定单等设计变更文件。3.设计交底记录、图纸会审记录等。（三）施工准备阶段1.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。2.工程承包合同、监理合同、设备采购合同等各类合同文件。3.施工组织设计、施工方案、施工进度计划等。4.施工现场质量管理检查记录、开工报告等。（四）施工阶段1.工程定位测量、放线记录，地基处理记录等基础施工资料。2.原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告等。3.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等施工质量验收资料。4.工程施工记录，如混凝土施工记录、钢结构安装记录等。5.工程进度报表、工程变更资料、工程洽商记录等。6.施工安全检查记录、安全事故处理报告等安全管理资料。（五）竣工验收阶段1.单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表等竣工验收文件。2.工程质量保修书、质量评估报告等。3.工程竣工图，包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图。4.工程竣工总结、工程决算资料等。（六）其他1.工程建设过程中的照片、录像、录音等声像资料。2.工程建设过程中形成的电子文件，如文档、图纸、数据等。各部门应按照上述要求，及时收集本部门在工程建设过程中形成的各类文件资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。四、档案的整理与归档（一）整理要求1.工程档案应按照分类标准进行分类整理，一般可分为工程前期文件、施工技术文件、工程质量控制文件、工程安全与功能检验资料、竣工图等类别。2.每一类别的档案应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，编号应清晰、连续。3.归档的文件资料应去除金属物，破损的文件应进行修补或复制，字迹模糊的应进行清晰处理。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可检索性。（二）归档流程1.项目建设部门在工程建设过程中，应定期对收集的文件资料进行整理，形成初步的档案卷宗。2.在工程建设达到一定阶段或完成特定任务后，项目建设部门应将整理好的档案卷宗提交给档案管理部门进行审核。3.档案管理部门对提交的档案卷宗进行审核，检查档案的完整性、准确性、规范性等，对不符合要求的档案卷宗退回项目建设部门进行补充或整改。4.经审核合格的档案卷宗，由档案管理部门进行编号、装订、上架等归档操作，并建立档案目录和索引。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备,如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、密集架等。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案盒、档案袋等进行分类存放，并在档案盒、档案袋上标明档案类别、编号、名称等信息。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新。3.声像档案应按照载体类型进行分类保管，如照片可冲印成册或存储在电子相册中，录像、录音资料应存储在相应的介质上，并标注相关信息。（三）保管期限1.工程管理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括工程立项批复、工程承包合同、工程竣工验收报告、工程竣工图等重要文件资料。3.长期保管的档案期限一般为10年至50年，包括工程施工过程中的重要文件、质量验收资料等。4.短期保管的档案期限一般为5年以下，如一般性的工程文件、报表等。5.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行评估和调整，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程管理档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并在档案查阅登记簿上记录查阅情况。3.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对和整理。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅工程管理档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门对借阅的档案进行登记，并收取一定的押金（可根据档案的重要性和价值确定）。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。4.借阅人员应在规定的归还时间内将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）外部查阅与借阅1.因特殊原因需要外部单位或个人查阅、借阅公司工程管理档案的，应经公司主管领导批准，并按照国家有关法律法规和公司相关规定办理手续。2.外部查阅、借阅档案时，公司应安排专人陪同，并对查阅、借阅过程进行监督。3.外部单位或个人查阅、借阅档案后，应按照约定的时间和方式归还档案，不得擅自留存或泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门、财务部门等相关人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍有保存价值。2.对已无保存价值的档案,鉴定小组应出具鉴定意见，报公司主管领导批准后进行销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定意见，编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的类别、编号、名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人进