涉密档案加工管理制度

PAGE涉密档案加工管理制度一、总则（一）目的为加强公司涉密档案加工管理，确保涉密档案在加工过程中的安全性、完整性和保密性，防止涉密信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及涉密档案加工的所有部门、岗位及相关人员。（三）基本原则1.严格保密原则加工过程中严格遵守国家保密法律法规及公司保密规定，采取有效措施防止涉密档案信息泄露。2.规范操作原则按照标准化、规范化流程进行档案加工，确保加工质量和效率。3.全程监管原则对涉密档案加工全过程进行监督管理，及时发现和处理问题。二、加工场所管理（一）场所选择1.涉密档案加工场所应选择在安全、保密的区域，远离人员密集场所和易发生泄密风险的区域。2.场所应具备良好的物理隔离条件，如安装门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。（二）场所布局1.加工场所应划分为不同功能区域，包括档案整理区、扫描区、数据处理区、存储区等，各区域之间应进行有效分隔。2.档案整理区应配备必要的办公设备和整理工具，确保档案整理工作的顺利进行。3.扫描区应选用符合保密要求的扫描设备，并定期进行维护和检查，确保扫描质量和数据安全。4.数据处理区应配备专用计算机和存储设备，安装必要的安全防护软件，对加工数据进行加密处理。5.存储区应设置专门的涉密档案存储柜，对加工完成的涉密档案进行分类存放，并做好标识。（三）安全防护1.加工场所应安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保涉密档案的安全保存。2.定期对加工场所的安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.加强对加工场所的人员管理，严禁无关人员进入加工区域，严禁在加工场所内吸烟、使用明火等。三、人员管理（一）人员选拔1.参与涉密档案加工的人员应具备良好的政治素质和职业道德，无违法违纪记录。2.对人员进行严格的背景审查，确保其具备保密意识和责任心。（二）人员培训1.定期组织涉密档案加工人员参加保密知识培训，提高其保密意识和业务能力。2.培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、档案加工操作规程、信息安全知识等。3.培训结束后，对人员进行考核，考核合格后方可上岗。（三）人员监督1.建立人员监督机制，对涉密档案加工人员的工作行为进行实时监督。2.要求人员签订保密承诺书，明确其在加工过程中的保密责任和义务。3.对违反保密规定的人员，视情节轻重给予相应的处罚，直至解除劳动合同。四、档案交接管理（一）交接流程1.涉密档案交接应严格按照规定的流程进行，双方应填写交接清单，明确档案的名称、数量、交接时间等信息。2.交接过程中，双方应认真核对档案内容，确保档案的准确性和完整性。3.交接完成后，双方应在交接清单上签字确认。（二）交接记录1.建立涉密档案交接记录台账，详细记录每次交接的情况，包括交接时间、地点、双方人员、档案内容等。2.交接记录应妥善保存，以备查阅。（三）交接安全1.涉密档案交接应在安全、保密的环境下进行，避免在公共场所或人员流动较大的区域交接。2.交接过程中，应采取必要的防护措施，如对档案进行密封包装、使用加密存储设备等，确保档案信息的安全。五、加工过程管理（一）整理规范1.对涉密档案进行整理时，应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、编目等操作，确保档案的规范性和系统性。2.整理过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案内容。（二）扫描要求1.扫描涉密档案应使用符合保密要求的扫描设备，并按照规定的分辨率和格式进行扫描。2.扫描过程中，应确保扫描图像清晰、完整，不得出现漏扫、错扫等情况。3.对扫描后的电子档案应进行加密存储，并做好备份。（三）数据处理1.对扫描后的涉密档案数据进行处理时，应使用专用的计算机和软件，确保数据处理的准确性和安全性。2.数据处理过程中，应严格遵守操作规程，不得擅自修改、删除数据。3.对处理后的涉密档案数据应进行审核，确保数据质量。（四）存储管理1.加工完成的涉密档案应及时存储到专门的涉密档案存储柜中，并按照档案类别、保管期限等进行分类存放。2.存储涉密档案的存储柜应具备良好的保密性和安全性，定期进行检查和维护。3.对存储的涉密档案应建立电子目录，便于查询和管理。六、保密措施（一）物理保密1.加工场所应采取物理隔离措施，如安装门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。2.对涉密档案存储柜应设置密码锁或指纹锁等，确保存储柜的安全性。3.对加工过程中使用的计算机、存储设备等应进行加密处理，防止数据泄露。（二）技术保密1.采用先进的信息安全技术，如防火墙、入侵检测系统、加密算法等，对涉密档案加工过程中的信息进行保护。2.定期对加工场所的信息安全设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.对涉密档案加工过程中产生的电子废弃物应进行妥善处理，防止信息泄露。（三）人员保密1.加强对涉密档案加工人员的保密教育，提高其保密意识和责任心。2.要求人员签订保密承诺书，明确其在加工过程中的保密责任和义务。3.对人员的工作行为进行实时监督，发现问题及时处理。七、监督检查（一）定期检查1.公司保密管理部门应定期对涉密档案加工场所进行检查，检查内容包括场所安全、人员管理、档案交接、加工过程等方面。2.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。（二）不定期抽查1.公司保密管理部门应不定期对涉密档案加工情况进行抽查，抽查内容包括档案整理、扫描、数据处理、存储等环节。2.对抽查中发现的问题，应及时进行处理，并对相关责任人进行批评教育。（三）整改落实1.相关部门和人员应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，确保涉密档案加工管理工作符合规定要求。2.整改完成后，应及时向公司保密管理部门提交整改报告，公司保密管理部门应对整改情况进行复查。八、应急处置（一）应急预案制定1.制定涉密档案加工过程中的应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程等内容。2.应急预案应定期进行修订和完善，确保其有效性和可操作性。（二）应急演练1.定期组织涉密档案加工人员参加应急演练，提高其应急处置能力。2.应急演练内容包括火灾、水灾、信息泄露等突发事件的应急处置。（三）应急处置流程1.发生涉密档案加工安全事故或信息泄露事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置。2.及时向上级主管部门报告事件情况，并配合相关部门进行调查处理。3.对事件造成的损失进行