乡镇环保档案管理制度

PAGE乡镇环保档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇环境保护档案管理，确保环保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在环境保护工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡镇辖区内涉及环境保护工作的各类档案管理，包括但不限于环境监测数据、污染源排查记录、环境执法文件、环保项目资料、生态保护相关资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇环保档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性与完整性原则档案内容必须真实反映环境保护工作的实际情况，确保档案资料的完整性，不得遗漏重要信息。3.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的环保档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为环境保护决策和管理提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本乡镇环保档案管理制度，制定档案管理工作的具体措施和办法。2.负责收集、整理、保管和统计本乡镇环保档案，建立健全档案管理制度和工作流程。3.对档案进行分类、编号、编目和装订，确保档案的规范化管理。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫蛀、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定提供档案查阅服务，做好查阅登记和档案利用效果反馈工作。6.组织开展档案鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。（二）档案形成部门职责1.负责本部门环保档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用和统计工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责对本部门形成的电子档案进行备份和管理，确保电子档案的安全和可利用性。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、查阅等工作。3.负责档案的日常管理和维护，及时发现和处理档案管理中存在的问题，确保档案的安全和完整。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.环境监测数据：包括空气质量监测数据、水质监测数据、土壤监测数据等。2.污染源排查记录：对辖区内工业污染源、农业污染源、生活污染源等的排查情况记录。3.环境执法文件：环境行政处罚决定书、责令整改通知书、现场检查记录等。4.环保项目资料：环保工程项目的立项文件、可行性研究报告、设计方案、施工资料、验收报告等。5.生态保护相关资料：生态红线划定资料、自然保护区建设与管理资料、生态修复项目资料等。6.其他与环境保护工作相关的文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应真实、完整，不得涂改、伪造。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，剔除无关材料，确保档案资料的规范性。（三）整理方法1.分类按照环保档案的内容和性质，分为环境监测类、污染源管理类、环境执法类、环保项目类、生态保护类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保档案目录的准确性和完整性。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫蛀、防盗等功能，确保档案的安全保管。库房应配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案类别和编号顺序排列存放，建立档案存放索引，便于查找。定期对纸质档案进行检查，发现问题及时处理。2.电子档案保管对电子档案进行备份，备份存储介质应采用多种形式，如光盘、硬盘等，并分别存储在不同地点。定期对电子档案进行数据维护和更新，确保电子档案的完整性和可利用性。（三）保管期限划分1.永久保管对涉及重大环境问题处理结果、重要环保政策文件、长期有效的环境监测数据等具有重要历史价值和凭证作用的档案，实行永久保管。2.定期保管定期保管期限分为30年、10年。对一般性的环境监测数据、污染源排查记录、环境执法文件等档案，根据其重要程度和保存价值确定保管期限。（四）档案的清点与核对定期对档案进行清点和核对，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、内容完整。对清查中发现的问题，应及时查明原因并进行处理。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本乡镇内部人员因工作需要查阅环保档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本乡镇环保档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本乡镇分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、商业秘密的档案，须经上级主管部门批准，并严格按照保密规定查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等内容。2.申请表经批准后，档案管理人员根据查阅要求提供档案，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅档案名称、查阅目的等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记上签字确认。（三）利用反馈档案管理部门应及时了解档案利用情况，收集利用效果反馈信息。对档案利用过程中发现的问题，应及时进行分析和处理，不断改进档案管理工作，提高档案利用效率。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经乡镇分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应包括档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容，作为档案管理工作的重要资料保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的乡镇环保档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、编目等处理，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.系统建设开发或选用适合本乡镇的环保档案信息化管理系统，系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、鉴定、销毁等功能模块，并实现与其他业务系统的互联互通。3.数据安全管理加强对档案信息化管理系统的数据安全保护，采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档