档案由谁制定保存制度

PAGE档案由谁制定保存制度档案保存制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则对于涉及公司机密的档案，应严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理中心，负责公司档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集公司各部门及员工在工作中形成的各类档案，并按照档案管理的要求进行整理、分类和编号。3.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和霉变。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已过保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.档案查阅与利用建立档案查阅登记制度，为公司内部各部门及员工提供档案查阅服务。根据工作需要，向外单位提供档案查阅服务时，应严格按照规定程序办理审批手续。6.档案统计与分析对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析，为公司档案管理工作提供决策依据。7.档案信息化建设推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几类：1.行政管理类档案包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、管理制度、会议纪要、工作计划与总结、人事档案、财务档案、审计档案等。2.业务管理类档案包括市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、采购管理、销售管理、客户服务等业务活动中形成的各类文件。3.项目管理类档案包括公司各类项目的立项、可行性研究报告、项目计划、项目合同、项目验收报告等文件。4.合同协议类档案包括公司签订的各类合同、协议、意向书等文件。5.资质证书类档案包括公司获得的各类资质证书、荣誉证书等文件。6.其他类档案包括公司对外宣传资料、培训教材、员工手册、公司大事记等文件。（二）档案编号档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方法，具体编号规则如下：1.全宗号全宗号为公司代码，由公司档案管理中心统一编制。2.目录号根据档案分类，每一类档案编制一个目录号，目录号采用阿拉伯数字表示。3.案卷号在每一个目录下，按照档案的形成时间或重要程度等因素，将档案划分为若干个案卷，并为每个案卷编制一个案卷号，案卷号采用阿拉伯数字表示。4.件号在每一个案卷内，如果档案是按照件进行整理的，则为每个件编制一个件号，件号采用阿拉伯数字表示。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责公司各部门负责本部门在工作中形成的各类档案的收集和整理，并定期向档案管理中心移交。各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集范围各部门应收集的档案包括但不限于以下内容：部门工作计划、总结、报告等文件；部门会议纪要、决议等文件；部门与外单位签订的合同、协议、意向书等文件；部门业务活动中形成的各类文件、报表、记录等；部门员工的人事档案、培训记录、考核记录等文件。3.收集时间各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理中心。对于重要的、紧急的档案，应及时移交档案管理中心。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法档案整理采用分类、编号、编目等方法，具体如下：分类按照档案分类标准，将收集到的档案进行分类。编号按照档案编号规则，为每一份档案编制编号。编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。五、档案保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放区域。2.建筑要求档案库房应具备良好的建筑结构，地面应平整、光洁，墙壁应坚固、防潮，屋顶应防水、隔热。库房应设置防火门、防盗窗、通风口等设施。3.设备配备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架（柜）、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药、防鼠板等。（二）档案保管措施1.上架排列档案应按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.温湿度控制档案库房应保持适宜的温湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗档案库房应配备防火、防盗设施，严禁在库房内吸烟和使用明火，定期检查消防设施的有效性。加强库房的安全保卫工作，防止档案被盗。4.防潮防虫防鼠档案库房应采取防潮、防虫、防鼠措施，定期对档案进行检查，发现问题及时处理。5.定期检查档案管理中心应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理中心负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）档案鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家法律法规和公司实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保管期限进行鉴定。档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准如下：1.永久保管档案凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管档案凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管档案凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（三）档案鉴定程序1.初步鉴定档案管理中心定期对档案进行清查，根据档案鉴定标准，对档案的保管期限进行初步鉴定，提出初步鉴定意见。2.小组鉴定档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审核，组织相关人员对档案进行逐卷审查，确定档案的保管期限。3.审批备案档案鉴定工作小组将鉴定结果报公司领导审批，并报上级主管部门备案。（四）档案销毁1.销毁程序对已过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理中心填写《档案销毁清册》，报公司领导审批后，按照规定程序进行销毁。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理中心和相关部门人员共同监销。2.销毁记录档案销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，记录应保存备查。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部查阅公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案时，可直接到档案管理中心查阅。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、目的、时间等信息。2.外单位查阅外单位因工作需要查阅公司档案时，应提前向公司档案管理中心提交查阅申请，说明查阅档案的名称、目的、范围等信息，并经公司相关部门负责人和公司领导审批同意后，方可查阅。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，并在档案管理中心工作人员的陪同下查阅档案。（二）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或转借。2.查阅人员如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理中心负责人同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案管理中心，并办理归还手续。（三）利用服务