成都市档案管规范制度

PAGE成都市档案管规范制度一、总则（一）目的为加强成都市档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于成都市档案馆全体工作人员，以及涉及档案管理、利用等相关业务的部门和人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.集中统一原则：档案工作实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。3.科学规范原则：运用科学的方法和技术手段，规范档案管理流程，提高档案管理水平。4.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案收集（一）收集范围1.反映成都市政治、经济、文化、社会等各方面发展历程的各类文件、资料、记录等。2.市级机关、团体、企事业单位形成的具有保存价值的档案。3.重大活动、重点项目、突发事件等形成的专题档案。4.涉及民生领域的档案，如婚姻登记、社会保障、医疗卫生等。5.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集渠道1.接收市级机关、团体、企事业单位定期移交的档案。2.征集社会各界捐赠、寄存的档案。3.通过购买、交换等方式获取具有价值的档案资料。4.对重大活动、重点项目等进行跟踪收集。（三）收集要求1.各移交单位应按照规定的时间、范围和要求，及时向档案馆移交档案。2.移交的档案应齐全完整、整理规范，符合质量标准。3.对征集、购买、交换的档案，应进行严格的审核和鉴定，确保档案的真实性、完整性和价值。三、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.按照档案的形成年度、来源机构或问题、保管期限进行分类。（三）整理流程1.对收集到的档案进行分类、编号。2.编制档号，档号应具有唯一性和系统性。3.对档案进行装订、编目、装盒等整理工作。4.建立档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备。（二）档案上架1.按照分类顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和管理。2.上架的档案应排列有序，标识清晰，注明档号、年度、机构（问题）、保管期限等信息。（三）定期检查1.建立档案定期检查制度，每月对档案进行一次常规检查，每季度进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对检查情况进行记录，建立检查档案，作为档案管理工作的重要依据。（四）安全管理1.加强库房的安全保卫工作，设置门禁系统，配备安保人员，确保库房安全。2.严格执行档案出入库登记制度，对档案的借阅、归还等情况进行详细记录。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。五、档案利用（一）利用范围1.为社会各界提供档案查阅、借阅服务，满足其对档案信息的需求。2.开展档案编研工作，编辑出版档案资料，为社会提供历史文化产品。3.利用档案信息为政府决策、经济建设、文化传承等提供参考依据。（二）利用方式1.查阅服务：设立专门的查阅窗口，为利用者提供档案查阅服务。利用者需填写查阅申请表，经审核后，在指定地点查阅档案。2.借阅服务：对确需借出档案的利用者，按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。3.复制服务：根据利用者的需求，为其提供档案复制件，并加盖档案馆印章，确保复制件的真实性和有效性。（三）利用审批1.查阅、借阅档案应严格履行审批手续，根据档案的密级和利用范围，由相关负责人进行审批。2.涉及重要档案或敏感信息的利用，应经档案馆负责人批准，并报上级主管部门备案。（四）利用登记1.对档案利用情况进行详细登记，记录利用者的姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、利用时间等信息。2.利用登记应及时、准确，确保档案利用过程可追溯。六、档案鉴定（一）鉴定原则及组织1.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合分析判断档案的价值。2.成立档案鉴定小组，由馆内业务骨干和相关专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合成都市档案工作实际，制定具体的鉴定标准。2.重点考虑档案对本地区政治、经济、文化、社会发展的历史凭证作用和现实利用价值。（三）鉴定流程1.定期对馆藏档案进行全面鉴定，逐卷逐件分析档案的价值。2.对拟销毁的档案，填写档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。3.档案鉴定小组对销毁清册进行审核，报馆领导批准。4.按照规定的程序和方法，对批准销毁的档案进行销毁，并在销毁清册上签字确认。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、载体形式等基本情况。3.档案鉴定、销毁等工作情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对各项档案数据进行及时、准确记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成统计报表和分析报告。（三）统计要求1.统计人员应具备专业知识和技能，确保统计数据的真实性、准确性和完整性。2.统计报表应按时报送上级主管部门和相关部门，为档案管理决策提供依据。八、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.建立完善的档案信息资源库，实现档案信息的共享和利用。（二）基础设施建设1.配备先进的计算机设备、存储设备、网络设备等，满足档案信息化建设的需求。2.建设安全可靠的档案信息网络，确保档案信息传输的安全和稳定。（三）档案数字化1.制定档案数字化工作计划，按照标准和规范对馆藏档案进行数字化处理。2.加强对数字化档案的质量管理，确保数字化档案的图像清晰、数据准确。（四）档案信息系统建设1.开发或选用适合本馆的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。2.建立档案信息系统安全防护体系，保障档案信息系统的安全运行。九、人员管理（一）人员配备1.根据档案管理工作的需要，合理配备档案管理人员，明确岗位职责。2.档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。（二）培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。2.建立档案管理人员考核制度，对其工作业绩、业务能力等进行考核评价。（三）职业道德1.