精准扶贫档案管理制度

PAGE精准扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强精准扶贫档案管理，确保精准扶贫工作中形成的各类档案真实、完整、准确、有效，充分发挥档案在总结经验、服务决策、推动工作等方面的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本地区精准扶贫工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区各级政府部门、扶贫工作机构以及参与精准扶贫工作的相关单位在精准扶贫工作中形成的各类档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映精准扶贫工作的实际情况，不得虚假编造。2.完整性原则：全面收集、整理精准扶贫工作各环节形成的档案资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、事实等应与实际工作相符。4.规范性原则：档案管理应遵循统一的标准和规范，确保档案的质量和管理效率。5.保密性原则：对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善精准扶贫档案管理制度、工作流程和操作规范。2.指导、监督和检查本地区精准扶贫档案管理工作，对发现的问题及时提出整改意见。3.组织开展精准扶贫档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责精准扶贫档案的集中保管和提供利用服务。（二）各精准扶贫工作机构职责1.明确本机构档案管理责任人，负责本机构精准扶贫档案的收集、整理、归档等日常管理工作。2.按照档案管理要求，及时将本机构形成的精准扶贫档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的检查、审核、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用服务工作，按照规定提供档案信息，确保档案安全。5.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务素质。三、档案收集（一）收集范围1.扶贫政策文件：包括国家、省、市、县各级出台的扶贫政策法规、规划、方案等。2.贫困户识别与退出档案：贫困户申请、审核、审批、公示等相关材料，脱贫户脱贫认定材料。3.帮扶工作档案：帮扶责任人帮扶计划、帮扶记录、帮扶成效等材料。4.项目档案：扶贫项目申报、审批、实施、验收等全过程资料，包括项目实施方案、招投标文件、资金使用凭证、工程建设资料、项目验收报告等。5.资金档案：扶贫资金下达、使用、监管等相关材料，如资金分配文件、拨款凭证、财务账目、审计报告等。6.培训与就业档案：贫困劳动力培训计划、培训记录、就业信息等。7.产业扶贫档案：产业扶贫项目规划、实施、效益等方面的材料，包括产业项目申报书、合作协议、收益分配记录等。8.易地扶贫搬迁档案：搬迁对象认定、安置点建设、搬迁入住等相关材料。9.社会扶贫档案：社会各界参与扶贫捐赠、帮扶活动等资料。10.其他与精准扶贫工作相关的文件、记录、报表、照片、音像等资料。（二）收集要求1.各精准扶贫工作机构应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集及时、完整。2.档案收集应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，按照类别和时间顺序进行整理。3.对纸质档案和电子档案应同步收集，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定格式进行存储。4.收集的档案应原件齐全，如有特殊情况需提供复印件的，应注明原件保存处，并加盖提供单位公章。（三）收集时间1.精准扶贫工作中形成的各类文件材料应在次年上半年完成收集整理，并移交至档案管理部门。2.扶贫项目档案应在项目验收完成后一个月内完成收集整理并移交。3.其他临时性精准扶贫工作形成的档案应在工作结束后及时收集整理并移交。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同年度、不同类别、不同保管期限进行整理。3.便于档案的保管、查阅和利用。（二）整理方法1.分类：按照精准扶贫工作的内容和性质，将档案分为综合管理类、贫困户管理类、帮扶工作类、项目管理类、资金管理类、培训与就业类、产业扶贫类、易地扶贫搬迁类、社会扶贫类等类别。2.组卷：将同一类别的档案按照文件数量、时间顺序等进行合理组卷，每卷厚度一般不超过2厘米。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页号等项目。同时，编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、页数、备注等项目。4.装订：对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用三孔一线或缝纫机轧边等方式装订，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒封面填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、组卷合理、编目准确、装订规范、装盒整齐。2.整理过程中应认真核对档案内容，确保档案信息准确无误，对不符合要求的档案应及时进行补充、修正或重新整理。3.电子档案应按照纸质档案的整理要求进行分类、编号、存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。五、档案归档（一）归档流程1.各精准扶贫工作机构完成档案整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份留存本机构，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核合格后办理接收手续，在档案移交清单上签字确认，并将档案存入专门的档案库房。3.对审核不合格的档案，档案管理部门应及时反馈给移交机构，要求其限期整改后重新移交。（二）归档时间各精准扶贫工作机构应在每年6月底前将上一年度形成的精准扶贫档案归档完毕。（三）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，档案材料齐全、完整、规范。2.档案移交清单应详细记录档案的类别、数量、移交时间等信息，双方签字确认后存档。3.档案管理部门应建立档案归档台账，对归档档案进行详细登记，便于查询和管理。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.对纸质档案应采用档案密集架存放，定期进行检查和清点，确保档案安全。3.电子档案应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行备份，一式三份，分别异地存放，定期进行数据维护和更新。（三）保管期限1.精准扶贫档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.具有重要凭证和查考利用价值的档案应列为永久保管，如扶贫政策文件、贫困户识别与退出档案、扶贫项目验收报告等。3.在一定时期内具有查考利用价值的档案应列为长期保管，保管期限为30年，如帮扶工作档案、资金管理档案等。4.在较短时间内具有查考利用价值的档案应列为短期保管，保管期限为10年，如临时性扶贫工作形成的档案等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、保管状况良好。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。3.清查结束后，应形成档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，提出改进措施和建议。七、档案利用（一）利用范围1.本地区各级政府部门、扶贫工作机构以及参与精准扶贫工作的相关单位因工作需要可查阅精准扶贫档案。2.涉及精准扶贫工作的研究、咨询、审计等活动可根据规定查阅相关档案。3.法律规定的其他可以查阅档案的情形。（二）利用方式1.查阅：查阅者可到档案管理部门查阅室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过15个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：查阅者如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，按照规定的程序和要求进行复制。复制件应加盖档案管理部门公章，并注明与原件一致。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应遵守档案管理制度，爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出查阅室或借阅给他人。3.对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅和复制。4.档案利用结束后，查阅者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案保管期限表，对已满保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干以及相关专家组成。鉴定工作小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管状况等进行全面审查，分析档案是否仍具有保存价值。2.参考档案的形成背景、历史意义、现实作用等因素，综合判断档案的鉴定价值。3.征求档案形成部门、利用部门以及相关人员的意见，确保鉴定结果的客观性和公正性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报档案