法院档案日常管理制度

PAGE法院档案日常管理制度一、总则（一）目的为加强法院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括但不限于诉讼档案、文书档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本院档案工作实行集中统一领导，由档案管理部门归口管理全院档案，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则：各部门应及时、准确地收集、整理本部门工作中形成的各类档案，保证档案内容的完整性和准确性，如实反映工作实际情况。3.方便利用原则：档案管理部门应采取有效措施，优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，为本院审判、执行及其他各项工作提供便捷的档案利用服务。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，加强档案安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本院设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全院档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具和参考资料，方便档案查询利用。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案安全。采取防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等措施，对破损或褪色的档案及时进行修复和复制。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。对已失去保存价值的档案，组织相关人员进行鉴定，编制销毁清册，经批准后予以销毁，并做好销毁记录。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索和共享。7.负责向本院各部门提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和记录。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院人员的档案意识和档案管理水平。9.参与本院重大活动、重要案件及其他专项工作的档案收集、整理和归档工作，提供档案工作方面的指导和支持。10.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三,档案的收集与整理（一）收集范围1.诉讼档案：包括各类案件从立案到结案全过程中形成的所有材料，如起诉书、答辩状、证据材料、庭审笔录、裁判文书等。2.文书档案：本院在行政管理、党务工作、人事管理、财务管理等方面形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。3.声像档案：记录本院重要活动、会议、庭审等具有保存价值的照片、录音、录像等资料。4.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，包括办公自动化系统生成的文件、案件管理系统中的电子卷宗、电子证照等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。在工作过程中形成的档案材料，承办人员应在完成工作任务后的规定时间内，将整理好的档案材料移交本部门档案收集责任人。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。严禁伪造、篡改档案材料。对于不符合要求的档案材料，档案管理部门应及时退回并要求补充或更正。3.收集的档案材料应保持其历史联系，按照一定的分类标准进行整理。遵循文件材料的形成规律和内在联系，区分不同年度、保管期限、类别进行整理，便于档案的保管和利用。（三）整理方法1.诉讼档案：按照案件类别和时间顺序进行整理，一案一卷或一案多卷。卷内材料按照诉讼程序的先后顺序排列，主要材料在前，次要材料在后。每卷应编写页码，填写卷内目录和备考表。2.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。先将文件材料按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期三类，然后按照机构（问题）进行排列。编目时，应编制文件目录，包括文号、责任者、题名、日期、页号等项目。3.声像档案：对照片档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行分类编号；对录音、录像档案应整理成文字说明，注明录制时间、内容、地点等，同时刻录成光盘保存，并建立相应的目录索引。4.电子档案：按照电子文件的类别和存储方式进行整理，建立电子档案数据库。对电子文件应进行元数据著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等功能。库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等必要的设施设备。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品及食品等杂物。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架等。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.档案应分类存放，不同类别、保管期限的档案应分开存放，并在档案装具上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案是指反映本院主要职能活动和历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年；短期保管的档案是指反映本院一般性工作活动，在较短时间内对本院工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。2.各部门应按照档案保管期限的规定，准确划分档案的保管期限。对于保管期限不明确的档案，应及时与档案管理部门沟通确定。（四）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，确保档案的安全完整。2.对破损或褪色的档案应及时进行修复和复制。修复档案应遵循保持原貌、保证质量的原则，使用适宜的修复材料和技术方法。复制档案应确保复制件与原件内容一致，并注明复制日期、复制人等信息。3.加强对电子档案的维护和管理，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新。同时，应采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除或泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定工作小组负责对本院已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。对于反映本院重要职能活动、重大历史事件、具有重要查考利用价值的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，可考虑销毁。2.参考国家有关档案鉴定的标准和规范，结合本院实际情况，制定具体的鉴定细则。鉴定细则应明确各类档案的鉴定方法、程序和要求，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。清单应包括档案的类别、年度、保管期限、数量等信息，并通知相关部门和人员。2.鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。对于存毁意见不一致的档案，应进行充分讨论和研究，必要时可征求有关专家或上级档案管理部门的意见。3.根据鉴定工作小组的意见，编制档案鉴定意见书。鉴定意见书应详细记录档案的基本情况、鉴定过程、存毁意见及理由等内容，并由鉴定工作小组全体成员签字确认。4.将档案鉴定意见书报经本院主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁或继续保存。（四）销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册。销毁清册应包括档案的类别、年度、保管期限、档号、题名、数量等详细信息，并由档案管理部门负责人审核签字。2.销毁清册经主管领导批准后，在档案管理部门和纪检监察部门的监督下进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。3.销毁工作完成后，销毁人员和监督人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本院工作人员因工作需要，可查阅本院档案。查阅范围包括诉讼档案、文书档案、声像档案、电子档案等各类档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表应由申请人所在部门负责人签字同意，并加盖部门公章。2.档案管理部门收到查阅申请表后，应进行审核。审核通过后，为申请人提供相应的档案查阅服务，并按照规定收取查阅费用（如有）。查阅费用应严格按照物价部门核定的标准收取，并开具合法票据。3.查阅档案时，申请人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案材料。（三）借阅范围本院工作人员因工作需要，确需将档案借出使用的，可办理档案借阅手续。借阅范围一般限于本院内部使用，特殊情况需经主管领导批准。（四）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。申请表应由申请人所在部门负责人签字同意，并加盖部门公章。2.档案管理部门收到借阅申请表后，应进行审核。审核通过后，为申请人办理档案借阅手续，并按照规定收取借阅押金（如有）。借阅押金应根据档案的重要性和价值合理确定，并开具合法票据。3.借阅档案时，档案管理部门应向借阅人当面清点档案数量，核对档案内容，并办理交接手续。借阅人应在规定的时间内归还档案，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应的赔偿责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的法院档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为本院审判、执行及其他各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化采集1.对本院现有的各类档案进行全面数字化采集。按照档案整理的要求，将纸质档案、声像档案等转化为电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.数字化采集过程中，应保证电子档案的真实性、完整性和可读性。采用先进的数字化设备和技术方法，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，确保电子档案的质量符合国家标准和行业规范。（三）电子档案管理系统建设1.建立功能齐全、操作简便的电子档案管理系统。系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、备份等功能，实现档案信息的自动化管理。2.电子档案管理系统应与本院其他业务系统进行有效对接。实现档案信息在不同系统之间的共享和交换，为本院各项工作提供有力的支持。3.加强对电子档案管理系统的安全防护。设置用户权限管理、数据加密、访问日志记录等功能，防止电子档案信息泄露、篡改和丢失。（四）档案信息资源开发利用1.利用电子档案管理系统，开展档案信息资源的开发利用工作。建立档案信息数据库，对档案数据进行深度挖掘和分析，为本院领导决策、审判业务指导、司法统计分