环境整治档案管理制度

PAGE环境整治档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环境整治工作档案管理，确保环境整治工作相关文件、资料的完整性、准确性和规范性，为环境整治工作的决策、实施、监督和评估提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与环境整治工作相关的档案管理，包括但不限于环境整治项目规划、实施方案、监测数据、整改记录、验收报告等各类文件和资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司环境整治档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映环境整治工作的实际情况，数据准确、记录详实。3.分类规范原则：按照环境整治工作的类别、阶段和性质，对档案进行科学分类，规范整理，便于查找和利用。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司环境整治档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好环境整治档案的收集、整理、归档工作。3.负责环境整治档案的集中保管，建立档案目录和检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行整理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门环境整治工作中形成的各类文件、资料的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案资料的完整和及时归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定办理相关手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.环境整治工作规划、计划、方案及相关审批文件。2.环境监测报告、数据分析资料，包括空气质量、水质、土壤质量等方面的监测数据。3.环境整治项目实施过程中的各类文件，如项目招投标文件、合同协议、施工图纸、工程进度报告、质量检验记录等。4.环境问题整改记录，包括整改措施、整改责任人、整改期限、整改效果评估等。5.环境整治工作的会议纪要、工作简报、总结报告等。6.与环境整治相关的法律法规、政策文件、标准规范及其他外部资料。7.其他与环境整治工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门在环境整治工作中产生的各类文件和资料，确保档案的完整性。2.档案收集应做到及时、准确、全面，不得遗漏重要文件和资料。对于重要文件和资料，应实行双套制备份，一份纸质档案，一份电子档案。3.在收集档案过程中，应注意对文件和资料的原始性和真实性进行审核，确保档案内容真实可靠。（三）整理方法1.分类：按照环境整治工作的类别、阶段和性质，将档案分为环境整治规划类、环境监测类、项目实施类、整改记录类、综合管理类等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用年份+类别代码+流水号的方式，如2023HJJC001，表示2023年环境监测类的第一份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份纸质目录装订成册，与档案一同保管；一份电子目录存储在计算机系统中，方便检索和查询。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。对于幅面较大的文件，可采用折叠的方式进行整理，使其与A4纸大小一致。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门档案兼职管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案内容完整无误后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，对档案进行再次审核，审核通过后，按照档案分类和编号规则进行归档，并将档案移交清单存档。3.档案管理部门应建立档案归档台账，记录档案的移交时间、档案名称、档案编号、保管期限等信息，便于对档案的归档情况进行跟踪和管理。（二）保管期限1.环境整治规划类、综合性文件等档案保管期限为长期，一般不少于30年。2.环境监测报告、项目实施过程中的重要文件等档案保管期限为中期，一般为10年至30年。3.整改记录、一般性文件等档案保管期限为短期，一般为5年至10年。4.法律法规、政策文件等外部资料，按照国家有关规定确定保管期限。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。电子档案应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，确保电子档案的系统性和规范性。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的访问和使用。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅环境整治档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因特殊原因需要借阅环境整治档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理延期手续。3.借阅档案时，应向档案管理部门出具借阅人有效身份证件，并按照规定办理借阅手续。借阅手续应包括借阅申请表、借阅登记台账等。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。如发现档案丢失、损坏或逾期未归还等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应要求借阅人员说明原因，并按照有关规定进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。2.档案鉴定工作应根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织开展档案鉴定工作。2.档案鉴定工作小组应定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次。对于保管期限已满或失去保存价值的档案，应及时进行鉴定和销毁。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素，对档案进行逐一审查。审查内容包括档案的完整性、准确性、系统性、真实性等方面。2.对于保管期限已满但仍有一定利用价值的档案，可适当延长保管期限；对于失去保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、档案编号、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定工作小组审核通过后，报公司领导审批。（四）销毁程序1.档案销毁申请表经公司领导审批同意后，档案管理部门应组织专人对拟销毁的档案进行清点、登记，并填写档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案名称、档案编号、保管期限、销毁时间、销毁人等信息。2.档案销毁应采用安全、