综合档案查阅借阅制度

PAGE综合档案查阅借阅制度一、总则（一）目的为了加强公司综合档案的管理，规范档案查阅借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及综合档案查阅借阅的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保护档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。3.服务工作原则：以服务公司各项工作为出发点，合理提供档案查阅借阅服务，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责公司综合档案的收集、整理、归档、保管等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度和流程，制定档案分类方案、编号规则等。3.负责档案查阅借阅的登记、审核、监督等工作，确保档案查阅借阅活动符合规定。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整与安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案整理、保管、查阅借阅等操作技能。2.负责档案的具体整理、编目、上架等工作，保证档案的质量。3.按照规定办理档案查阅借阅手续，对查阅借阅情况进行详细记录。4.协助查阅借阅人员查找所需档案，提供必要的咨询服务。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（三）查阅借阅部门及人员职责1.查阅借阅部门应指定专人负责档案查阅借阅工作，并提前向档案管理部门提交查阅借阅申请。2.查阅借阅人员应严格遵守本制度规定，爱护档案，不得擅自涂改、标注、污损、抽取、撤换或销毁档案。3.查阅借阅人员在使用档案过程中，如发现档案存在问题，应及时向档案管理部门反馈。4.查阅借阅结束后，应按时归还档案，不得转借他人。三、档案查阅（一）查阅范围1.公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的综合档案。2.涉及公司重大决策、重要业务、关键技术等方面的档案，经公司领导批准后可查阅。3.外部单位因合作、审计、调查等工作需要，按照相关规定办理手续后可查阅公司相关档案，但必须严格遵守保密规定。（二）查阅申请1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.外部单位查阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并加盖单位公章。申请函应通过公司对口业务部门转至档案管理部门。3.档案查阅申请应提前提交给档案管理部门，档案管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内进行审核。审核通过后，通知查阅人员前来查阅。（三）查阅方式1.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案供查阅人员查阅。查阅人员应在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出。2.查阅人员如需复印、拍照、摘录档案内容，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。复印、拍照、摘录的内容应与查阅目的相关，不得超出规定范围。3.档案管理部门应安排专人协助查阅人员查找档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得自行翻阅、查找档案，不得擅自更改档案的排列顺序。（四）查阅记录1.档案管理部门应对每次档案查阅进行详细记录，记录内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.查阅记录应妥善保存，保存期限为[X]年。查阅记录可采用纸质或电子形式保存，以便日后查询和统计。四、档案借阅（一）借阅范围1.公司员工因工作需要，确需将档案带出档案管理部门的，可办理档案借阅手续。2.借阅档案应严格控制在工作必需的范围内，严禁个人借阅与工作无关的档案。（二）借阅申请1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意，报公司分管领导审批。2.外部单位借阅档案，除提交正式的借阅申请函外，还需提供有效的身份证明和单位介绍信，并经公司对口业务部门负责人和公司分管领导审批。3.档案借阅申请应提前提交给档案管理部门，档案管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内进行审核。审核通过后，通知借阅人员前来办理借阅手续。（三）借阅手续1.借阅人员应在档案管理部门办理借阅登记手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息，并签字确认。2.档案管理部门应向借阅人员发放档案，并在档案上加盖“借阅专用章”。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。3.借阅人员如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。延期最长不得超过[X]天。（四）借阅归还1.借阅人员应在规定的归还时间内归还档案。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。2.档案归还时，档案管理部门应认真核对档案的数量、完整性等情况。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。3.档案管理部门在确认档案完好无损后，收回档案，并在《档案借阅登记表》上注明归还时间，注销借阅登记。五、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施。2.查阅借阅人员在查阅借阅档案过程中，应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。如需摘录、复印档案内容，应按照规定进行处理，不得擅自扩大范围。3.档案管理部门应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时整改。对违反保密规定的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案保管场所的安全管理，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。如发现档案损坏、丢失等情况，应立即采取措施进行补救，并向上级报告。3.档案管理部门应制定档案应急预案，应对自然灾害、突发事件等可能对档案造成损害的情况。定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。六、监督与检查（一）监督机制1.公司建立档案查阅借阅监督机制，由公司办公室负责对档案查阅借阅制度的执行情况进行监督检查。2.档案管理部门应定期对档案查阅借阅记录进行自查，发现问题及时整改。同时，应积极配合公司办公室的监督检查工作。（二）检查内容1.检查档案查阅借阅申请的审批手续是否齐全，是否符合规定。2.检查档案查阅借阅登记记录是否完整、准确，是否与实际情况相符。3.检查档案查阅借阅人员是否遵守保密规定和档案管理制度，是否存在违规操作行为。4.检查档案的保管情况，是否存在安全隐患。（三）违规处理1.对违反本制度规定的查阅借阅人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。如造成档案损坏或丢失的，应依法依规追究其赔偿责任。2.对违反档案保密规定的人员公司将按照相关法律法规和公司规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究其法律责任。3.对档案管理部门工作人员在档案查阅借阅管理工作中存在的违规行为，公司将视情节