市妇联档案查借阅制度

PAGE市妇联档案查借阅制度一、总则（一）目的为加强市妇联档案的管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案的作用，根据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合市妇联实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市妇联机关各部门及所属事业单位在档案查借阅工作中的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规，依法管理档案，确保档案信息安全。2.坚持服务为本，在确保档案安全的前提下，为各项工作提供高效、便捷的档案利用服务。3.遵循档案管理的客观规律，规范查借阅流程，保证档案的完整性和准确性。二、档案的管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案查借阅制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等日常管理工作，确保档案的齐全、完整、准确。3.负责对档案查借阅申请进行审核，办理档案的查借阅手续。4.负责对档案查借阅情况进行登记、统计和跟踪管理，定期对档案查借阅工作进行总结分析。5.负责对档案查借阅场所进行管理，保证档案查借阅工作的正常开展。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的质量符合要求。2.按照档案管理部门的要求，及时将应归档的档案移交档案管理部门。3.在档案查借阅工作中，协助档案管理部门做好相关工作，提供必要的档案利用信息。（三）档案查借阅人员职责1.遵守档案查借阅制度，爱护档案，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换、销毁档案。2.严格按照规定的范围、程序和方法查借阅档案，不得擅自扩大查借阅范围。3.查借阅档案时，应在规定的场所进行，不得将档案带出规定场所。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。4.查借阅结束后，应及时归还档案，并办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门。三、档案的查借阅范围（一）查阅范围1.市妇联机关工作人员因工作需要，可查阅本部门及相关部门形成的档案。2.因工作需要，市妇联所属事业单位工作人员可查阅本单位形成的档案。3.上级机关、其他单位因工作需要，依法查阅市妇联档案的，应出具正式介绍信，并经市妇联相关领导批准。4.涉及工作秘密、商业秘密等特殊情况需要查阅档案的，应按照有关规定办理审批手续。（二）借阅范围1.因工作需要，确需借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案的数量一般不得超过[X]卷（册），如有特殊情况，需经档案管理部门负责人批准。四、档案查借阅的程序（一）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，审核通过后签字盖章。3.将申请表交档案管理部门，档案管理部门根据查阅范围和审批权限进行审核。4.审核通过后，档案管理部门安排专人陪同查阅人在指定场所查阅档案，并提供必要的协助。5.查阅人查阅档案时，应在《档案查阅登记表》上如实记录查阅情况，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅时间等。（二）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅范围、借阅期限等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，审核通过后签字盖章。3.将申请表交档案管理部门，档案管理部门根据借阅范围和审批权限进行审核。4.审核通过后，档案管理部门办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限等内容，并要求借阅人签字确认。5.档案管理部门向借阅人提供档案，并告知借阅人应遵守的有关规定。6.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。7.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应要求借阅人说明原因，并按照有关规定进行处理。五、档案查借阅的审批权限（一）查阅审批权限1.查阅本部门形成的档案，由本部门负责人审批。2.查阅跨部门形成的档案，由涉及部门的共同上级领导审批。3.查阅上级机关、其他单位因工作需要查阅的档案，由市妇联相关领导审批。4.涉及工作秘密、商业秘密等特殊情况需要查阅档案的，由市妇联保密工作领导小组负责人审批。（二）借阅审批权限1.借阅本部门形成的档案，由本部门负责人审批。2.借阅跨部门形成的档案，由涉及部门的共同上级领导审批。3.借阅数量超过[X]卷（册）的档案，由市妇联档案管理部门负责人审批。4.涉及工作秘密、商业秘密等特殊情况需要借阅档案的，由市妇联保密工作领导小组负责人审批。六、档案查借阅的登记与统计（一）登记档案管理部门应建立健全档案查借阅登记制度，对每一次查借阅活动进行详细登记。登记内容包括查借阅日期、查借阅人姓名、查借阅部门、查借阅目的、查借阅范围、查借阅期限、档案名称及数量等。（二）统计档案管理部门应定期对档案查借阅情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供决策依据。统计内容包括查借阅人次、查借阅档案数量、查借阅目的分类统计等。统计报表应及时上报市妇联领导及相关部门。七、档案查借阅的保密规定（一）保密要求1.档案查借阅人员应严格遵守国家保密法律法规和市妇联保密制度，对在查借阅过程中知悉的档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.查阅档案时，严禁在档案上涂改、标记、圈划、抽换、污损等。如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在指定场所进行，摘抄、复制的内容应与原件一致，不得擅自更改。3.借阅档案时，应采取必要的保密措施，确保档案安全。借阅人不得将档案转借他人，不得在非规定场所存放档案。（二）保密监督1.档案管理部门应加强对档案查借阅工作的保密监督，定期对查借阅人员进行保密教育，提高保密意识。2.如发现档案查借阅人员有违反保密规定的行为，应及时制止，并按照有关规定进行处理。情节严重的，应依法追究其法律责任。八、档案查借阅场所管理（一）场所设置档案管理部门应设置专门的档案查借阅场所，配备必要的设施设备，如档案柜、桌椅、电脑、复印机等，确保档案查借阅工作的正常开展。（二）环境要求档案查借阅场所应保持整洁、安静、通风良好，温度、湿度适宜，符合档案保管的要求。（三）安全管理1.档案查借阅场所应安装必要的安全防范设施，如监控设备、防盗门窗等，确保档案安全。2.档案管理部门应加强对档案查借阅场所的安全管理，定期进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.查借阅人员进入档案查借阅场所，应遵守安全管理制度，不得携带易燃、易爆、腐蚀性等危险物品进入场所。九、档案查借阅的违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅档案的。2.擅自扩大查借阅范围的。3.擅自将档案带出规定场所的。4.擅自涂改、污损、抽取、撤换、销毁档案的。5.未按规定期限归还档案的。6.违反保密规定，泄露档案内容的。7.其他违反档案查借阅制度的行为。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的，档案管理部门应给予口头警告，并要求其立即改