档案馆管理科制度

PAGE档案馆管理科制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、制度化水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织档案馆管理科全体工作人员以及涉及档案管理与利用的相关部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的各类档案由档案馆管理科集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，严禁篡改、伪造档案。3.保密原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案信息进行保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用需求，简化手续，提高档案利用效率，为公司/组织各项工作提供优质服务。二、档案管理职责（一）管理科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司/组织各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时、完整归档。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作的信息化水平。6.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织提供决策支持和历史借鉴。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、分类、编目、上架等基础工作。对档案的保管状况进行定期检查，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案安全。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记和跟踪反馈工作。协助档案主管开展档案信息化建设工作，录入和维护档案信息数据。完成领导交办的其他档案管理相关工作。2.档案主管全面负责档案馆管理科的工作，制定工作计划和目标，并组织实施。审核档案管理制度和业务流程，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。组织档案业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。负责档案鉴定、销毁等重要环节的审核和监督工作。参与档案信息化建设规划和方案制定，推动档案管理工作的创新发展。协调与公司/组织内部各部门以及外部相关单位的档案管理工作关系。三、档案收集（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体的档案材料。2.公司/组织内部各部门在工作中产生的重要文件、报告、会议记录、合同协议、财务报表等档案。3.公司/组织与外部单位往来的文件、信函、合作协议、招投标文件等档案。4.反映公司/组织历史沿革、重大事件、重要人物等方面的档案资料。5.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。兼职档案员应及时将本部门产生的档案材料收集齐全，按照档案管理要求进行初步整理，并定期移交至档案馆管理科。2.对于重要活动、重大项目等形成的档案材料，相关部门应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内，将档案材料移交至档案馆管理科。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.公司/组织内部各部门之间因工作需要相互借阅或交换的档案材料，借阅或交换结束后，应及时归还至原部门，并由原部门兼职档案员负责整理归档。4.对于接收的电子文件，应确保其格式规范、内容完整、元数据齐全，并按照电子档案管理要求进行存储和管理。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。即先将档案按年度分开，再根据保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行细分。2.科技档案根据项目、专业等进行分类，如工程项目档案可按项目阶段分为前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等；设备档案可按设备型号、类别进行分类。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，并根据保管期限分别整理。4.声像档案按载体形式、内容主题等进行分类，如照片档案可按年度事件保管期限分类，录音录像档案可按主题时间顺序分类。（三）整理方法1.文书档案对收集到的文件材料进行甄别，剔除重复、无效的文件。按照分类标准进行装订、编页、编号，编制卷内目录和备考表。填写案卷封面，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷题名、起止日期、卷内文件页数、件数等信息。将整理好的案卷上架排列，建立案卷目录。2.科技档案对项目文件材料进行系统梳理，按照项目流程和专业特点进行分类组卷。编制项目档案目录和索引，标注每份文件的题名、日期、编号、责任者等信息。对重要的科技文件进行数字化处理，建立电子档案数据库，便于查询和利用。3.会计档案对会计凭证进行整理，按日期顺序排列，检查凭证的完整性和准确性。对会计账簿进行编号、装订，编制账簿目录。对财务报告进行分类整理，标注报告期、编制单位等信息。按照规定的保管期限，将会计档案分别存放。4.声像档案对照片进行冲洗、整理，标注拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行分类编号。对录音录像资料进行转录、编辑，制作文字说明，注明录制时间、地点、内容摘要等信息，并进行分类存储。五、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，确保档案存放安全有序。2.档案装具应按照档案分类编号顺序排列，便于查找和管理。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如使用专门的档案盒、封装袋等进行单独存放。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。永久保管的档案主要包括公司/组织章程、会议记录、重要决议、合同协议、财务审计报告、人事任免文件等。长期保管的档案主要包括一般性的业务文件、工作计划、工作总结、统计报表等。短期保管的档案主要包括临时性的文件、事务性的通知等。2.科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定，一般与项目的使用寿命或相关法律法规规定的期限一致。3.会计档案的保管期限按照国家有关会计档案管理规定执行，如会计凭证保管期限为[X]年，会计账簿保管期限为[X]年，财务报告保管期限为[X]年等。（四）档案保管检查1.档案管理人员应定期对档案保管状况进行检查，每月至少进行一次全面检查，重点检查档案的数量、质量、存放位置、装具状况等。2.对检查中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。如发现档案有损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时进行修复、消毒、驱虫等处理；如发现档案存放位置有误，应及时进行调整。3.每年应对档案保管情况进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施和建议，不断完善档案保管工作。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案主管担任组长，档案管理员、相关业务部门负责人等为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的形成时间、内容价值、保管期限等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已过保管期限的档案，应重点审查其是否涉及公司/组织的重要历史资料、法律纠纷、知识产权等方面，如有必要可适当延长保管期限。3.对于保管期限内但已失去利用价值的档案，如重复文件、临时性文件等，可进行鉴定剔除。（三）鉴定程序1.档案管理人员按照鉴定标准，对拟鉴定的档案进行初步筛选，提出鉴定意见。2.鉴定工作小组对档案管理人员提出的鉴定意见进行审核，召开鉴定会议，对档案进行逐一审查和讨论。3.根据鉴定会议的讨论结果，形成档案鉴定报告，明确需要继续保存、销毁或延长保管期限的档案清单。4.档案鉴定报告经公司/组织领导审批后，作为档案处置的依据。七、档案销毁（一）销毁审批经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁申请表，详细说明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上档案鉴定报告。档案销毁申请表经档案主管审核、公司/组织领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁方式1.对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，同时对存储介质进行物理破坏，防止数据泄露。3.档案销毁过程应进行全程监督，由档案管理人员和至少一名监销人员共同参与，确保销毁工作彻底、安全。（三）销毁记录档案销毁完成后，应填写档案销毁记录，记录档案销毁的时间、地点、方式、数量、监销人员等信息，并由档案管理人员和监销人员签字确认。档案销毁记录应妥善保存，以备查考。八、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司/组织员工因个人学习、研究等需要查阅与本人工作或权益相关的档案。3.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本公司/组织档案。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或借阅申请表，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案馆管理科。2.档案馆管理科对申请表进行审核，符合条件的予以批准，并按照规定提供档案查阅或借阅服务。3.外单位查阅、借阅档案，应提前向公司/组织提交查阅、借阅申请函，说明查阅或借阅的目的和范围，经公司/组织领导批准后，按照公司/组织相关规定办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅档案时，利用者应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅档案时，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。3.对于涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，利用者应严格遵守保密规定，不得擅自向无关人员透露档案内容。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、部门、查阅或借阅档案名称、日期、期限、利用目的等信息。利用登记应及时、准确、完整，以便跟踪档案利用去向和反馈利用效果。九、档案信息化管理（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。规划应与公司/组织信息化发展战略相适应，充分考虑档案管理工作的实际需求和发展趋势。（二）档案数字化1.按照档案数字化技术标准和规范，对馆藏档案进行数字化处理。数字化过程应确保档案内容的准确性、完整性和可读性。2.建立档案数字化数据库，对数字化档案进行分类存储、编目索引和检索利用。数据库应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保档案数据的安全可靠。3.定期对数字化档案进行质量抽检，对发现的问题及时进行整改，确保数字化档案质量符合要求。（三）电子档案管理1.制定电子档案管理办法，明确电子档案的收集、整理、存储、利用、保管等环节的管理要求。2.对电子文件的形成、办理过程进行全程跟踪和管理，确保电子文件的元数据齐全、真实、准确。3.采用安全可靠的电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理和利用。系统应具备权限控制、版本管理、审计跟踪等功能，防止电子档案信息泄露和篡改。（四）信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对