高校档案管理销毁制度

PAGE高校档案管理销毁制度一、总则（一）目的为加强高校档案管理，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，规范档案销毁工作，防止重要档案资料的不当流失，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门及附属单位在档案管理过程中涉及的档案销毁工作。（三）基本原则1.合法性原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规，确保销毁行为合法合规。2.真实性原则：所销毁的档案应真实反映学校各项工作活动，不得擅自篡改或伪造销毁档案内容。3.保密性原则：在档案销毁过程中，要严格保护档案信息的保密性，防止信息泄露。4.审慎性原则：对拟销毁档案进行全面审查和鉴定，确保销毁档案确无保存价值。二、档案鉴定（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，成员包括档案馆馆长、各学院及相关部门负责人等。领导小组负责对档案销毁工作进行统筹协调和监督指导。（二）鉴定标准1.依据国家法律法规和学校相关规定：对于涉及国家机密、重要历史资料、法律纠纷等档案，应按照国家保密法、档案法等相关法律法规要求确定保管期限。2.考虑档案的现实利用价值：根据学校教学、科研、管理等工作实际需求，判断档案是否仍具有查考、凭证等利用价值。对于近期仍需频繁查阅的档案，应适当延长保管期限。3.结合档案的历史价值：对于反映学校重大历史事件、重要发展阶段的档案，应从历史研究和文化传承角度评估其价值，确定是否需要永久保存或长期保存。（三）鉴定流程1.定期鉴定：每年定期开展档案鉴定工作。由档案馆负责组织，各学院及部门档案管理人员对本单位保管期满的档案进行初步整理和筛选，提出拟销毁档案清单。2.集中审核：档案馆将各单位提交的拟销毁档案清单汇总后，提交档案鉴定工作领导小组进行集中审核。领导小组成员根据鉴定标准，对每一份档案进行详细审查，提出审核意见。3.形成鉴定报告：档案鉴定工作领导小组根据审核情况，形成档案鉴定报告，明确同意销毁、继续保存或需进一步审查的档案清单及理由。三、销毁审批（一）审批流程1.申请：经档案鉴定工作领导小组审核同意销毁的档案，由档案馆填写《高校档案销毁申请表》，详细注明档案名称、数量、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，并附上档案鉴定报告。2.初审：申请表提交至学校办公室，由办公室对申请内容进行初审，重点审核申请程序是否合规、销毁档案是否经过鉴定等。3.终审：初审通过后，申请表提交至分管档案工作的校领导进行终审。校领导根据学校档案管理总体情况和审批权限，签署审批意见。对于涉及重要档案或较大数量档案销毁的申请，需经校长办公会审议通过。（二）审批权限1.一般档案销毁：保管期限已满且经鉴定确无保存价值的一般性档案，由分管档案工作的校领导审批。2.重要档案销毁：涉及学校重要历史事件、关键业务环节、重大科研成果等重要档案的销毁，需经校长办公会审议通过后，由校长审批。四、销毁实施（一）销毁方式1.物理销毁：对于纸质档案，采用焚烧、粉碎等方式进行物理销毁。确保档案纸张完全损坏，无法恢复原有信息。2.数据清除：对于电子档案，通过专业的数据清除软件对存储介质进行擦除处理，确保数据无法被恢复。同时，对存储介质进行格式化或销毁，防止数据泄露。（二）销毁场所档案销毁工作应在符合安全保密要求的专门场所进行。场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保销毁过程安全可靠。（三）销毁人员档案销毁工作由学校档案馆组织实施，安排专人负责。销毁人员应经过严格的背景审查和培训，熟悉档案销毁流程和安全保密规定，确保销毁工作准确、规范、安全。（四）销毁记录1.建立销毁台账：在档案销毁过程中，要详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，形成销毁台账。2.留存影像资料：对档案销毁现场进行拍照或录像，留存影像资料，作为档案销毁工作的佐证材料。影像资料应妥善保存，保存期限与档案保管期限一致。五、监督检查（一）内部监督1.档案馆自查：档案馆定期对档案销毁工作进行自查，检查销毁流程是否合规、销毁记录是否完整、销毁场所是否安全等。发现问题及时整改，并向上级主管部门报告。2.学校审计部门监督：学校审计部门定期对档案销毁工作进行审计监督，检查销毁工作是否符合学校财务制度和档案管理规定，防止出现违规操作和浪费现象。（二）外部监督接受上级档案行政管理部门的监督检查，积极配合其对学校档案销毁工作进行指导和监督，及时整改存在的问题，确保档案销毁工作合法合规。六、责任追究（一）责任界定1.因工作失误导致档案销毁不当：对于在档案鉴定、审批、销毁过程中，因工作人员疏忽、失职等原因，导致不应销毁的档案被销毁或重要档案信息泄露的，追究相关人员责任。2.违反法律法规和制度规定：对于违反国家法律法规和学校档案管理销毁制度，擅自销毁档案或故意隐瞒档案销毁情况的，依法依规追究相关人员责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对于情节较轻的违规行为，给予相关人员批评教育，责令其作出书面检讨，并限期整改。2.纪律处分：对于情节较重的违规行为，按照学校人事管理规定，给予相关人员警告、记过、记大过、降级、撤职等纪律处分。3.法律责任：对于构成违法犯罪的行为，依法移交司法机关追究刑事