档案制度优化建设措施

PAGE档案制度优化建设措施一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度优化建设措施。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责统筹协调，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，严禁虚假信息进入档案。3.完整性原则：全面收集公司在经营管理、生产活动等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等重要档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，定期开展档案工作检查和考核。4.组织档案人员的业务培训，提高档案管理水平。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。4.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.经营管理类：涵盖市场调研、营销策划、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告等。3.生产技术类：涉及产品研发、工艺文件、生产计划、质量控制、设备管理等档案。4.基本建设类：包含工程项目立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件资料。5.党群工作类：如党组织建设、党员管理、工会工作、企业文化建设等方面的档案。（二）编号规则档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。1.全宗号：暂定为公司代码，用于标识公司档案全宗类别。2.目录号：根据档案分类设置，如行政管理类为1，经营管理类为2等。3.案卷号：按档案整理的顺序依次编号，一个案卷一个编号。4.件号：在一个案卷内，对每份文件进行编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司内部的会议记录、纪要、工作报告、总结等。5.员工个人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，及时收集本部门产生的档案材料。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合耐久性要求。3.对电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，并进行有效的备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案材料进行分类。2.立卷：将同一类别的档案材料按照一定的原则和方法组成案卷，每个案卷应具有相对独立性和完整性。3.编目：对每个案卷进行编号、编制目录，目录应包括案卷号、题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。五、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定，准确划分保管期限。（二）保管期限划分1.永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司发展有长远利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。3.短期保管：在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。（三）鉴定程序1.综合管理部门定期组织档案鉴定工作小组，对到期档案进行鉴定。2.鉴定工作小组根据档案的内容、来源、时间等因素，结合公司实际情况，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，经公司领导批准后进行销毁，并在档案目录中注明销毁情况。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。（二）保管要求1.对纸质档案，应定期进行检查，发现问题及时处理，如对破损档案进行修复、对褪色字迹进行复制等。2.对电子档案，应建立备份制度，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并分别存放于不同地点。同时，定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和可用性。3.对特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应按照相应的保管要求进行整理和保管，确保其原始性和真实性。七、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅档案；外部单位因合法合规的事由，经公司批准后可查阅相关档案。（二）利用程序1.内部利用员工填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、目的、期限等内容。申请表经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部门审批。综合管理部门根据审批结果，为员工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记记录。2.外部利用外部单位提交档案查阅申请函，说明查阅的档案内容、用途、查阅人员等情况。申请函经公司相关领导批准后，综合管理部门按照规定提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。（三）利用限制1.涉及公司机密、商业秘密等重要档案，未经公司授权，严禁对外提供或泄露。2.档案查阅、借阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意。八、档案的信息化管理（一）信息化规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.将扫描后的电子档案数据录入档案管理系统，建立准确、完整的档案数据库。3.定期对档案数据库进行维护和更新，确保数据的及时性和准确性。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案的收集、整理、编目、检索、借阅、统计等功能，方便档案管理人员进行日常操作。2.提供灵活的检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，提高档案查询效率。3.具备权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限级别，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。九、档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理的责任人和工作流程。2.加强对档案库房、设备、设施的安全管理，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）安全防范措施1.安装防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等设施设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等。2.对档案数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。十、监督与考核（一）监督检查综合管理部门定期对各部门的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价建立档案工作考核评价机制，将档案工作纳入公司绩效考核体系。对档案