档案形成部门归档制度

PAGE档案形成部门归档制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司各档案形成部门，包括但不限于行政管理部门、财务部门、业务部门、技术部门等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.谁形成谁归档原则各档案形成部门负责本部门档案的收集、整理和归档工作，确保档案的形成与归档同步进行。3.确保质量原则归档的档案应真实、准确、完整、系统，符合档案管理的要求和标准。4.便于利用原则归档的档案应便于查阅和利用，能够满足公司各项工作的需要。二、归档范围（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证等。2.公司行政会议纪要、决议、决定等文件。3.公司规章制度、办法、细则等文件。4.公司人事管理文件，包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料。5.公司财务管理文件，包括预算、决算、审计报告等相关材料。6.公司行政管理工作中形成的其他文件，如工作计划、总结、报告等。（二）业务管理类1.公司业务合同、协议、订单等文件。2.公司业务项目策划、方案、报告等文件。3.公司业务市场调研、分析、预测等文件。4.公司业务客户资料、信息等文件。5.公司业务管理工作中形成的其他文件，如业务报表、统计数据等。（三）技术管理类1.公司技术研发项目立项、计划、方案等文件。2.公司技术研发项目实验报告、测试数据、技术成果等文件。3.公司技术标准、规范、操作规程等文件。4.公司技术设备采购、安装、调试、维护等文件。5.公司技术管理工作中形成的其他文件，如技术图纸、技术文档等。（四）其他类1.公司获得的荣誉证书、奖项等文件。2.公司对外宣传资料、广告等文件。3.公司与外部单位往来的重要文件，如信函、传真、电子邮件等。4.其他对公司具有保存价值的文件。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各档案形成部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、声像文件等各种载体形式。3.收集的文件材料应真实、准确、完整，不得擅自修改、涂抹、伪造。（二）文件材料的整理1.各档案形成部门应按照档案管理的要求和标准，对收集的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.整理的文件材料应符合逻辑顺序，便于查阅和利用。3.整理的文件材料应编制目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、页数等内容。（三）文件材料的归档1.各档案形成部门应定期将整理好的文件材料移交公司综合档案室归档，移交时间为每年的[具体时间]。2.移交的文件材料应填写《档案移交清单》，清单应包括文件编号、文件名称、日期、页数、移交部门、移交人、接收部门、接收人等内容。3.公司综合档案室应对移交的文件材料进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。四、归档流程（一）文件材料的收集1.各档案形成部门的文件材料收集人员按照档案形成的时间顺序，及时收集本部门的文件材料。2.收集的文件材料应进行初步整理，剔除重复、无效的文件材料。（二）文件材料的整理1.各档案形成部门的文件材料整理人员按照档案管理的要求和标准，对收集的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.整理的文件材料应编制目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、页数等内容。（三）文件材料的归档1.各档案形成部门的文件材料归档人员按照规定的时间，将整理好的文件材料移交公司综合档案室归档。2.移交的文件材料应填写《档案移交清单》，清单应包括文件编号、文件名称、日期、页数、移交部门、移交人、接收部门、接收人等内容。3.公司综合档案室应对移交的文件材料进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（四）档案的保管1.公司综合档案室应按照档案管理的要求和标准，对归档的档案进行分类、编号、上架等保管工作。2.保管的档案应存放在安全、干燥、通风的库房内，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.公司综合档案室应定期对档案进行检查、清点，如发现问题应及时采取措施解决。（五）档案的利用1.公司各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到公司综合档案室查阅。2.查阅档案时，查阅人员应遵守档案查阅的规定和要求，不得擅自涂改、抽取、复制档案。3.查阅档案后，查阅人员应及时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告公司综合档案室。五、档案的鉴定与销毁（一）档案的鉴定1.公司综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定档案的保管期限应根据档案的重要性、时效性、完整性等因素进行综合考虑。3.鉴定档案的保管期限应填写《档案鉴定意见书》，意见书应包括档案编号、档案名称、日期、保管期限、鉴定意见等内容。（二）档案的销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案，公司综合档案室应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并填写《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、档案名称、日期、销毁方式、销毁时间、监销人等内容。3.销毁档案的方式应符合环保、安全等要求，确保档案的彻底销毁。六、监督与考核（一）监督检查1.公司综合档案室应定期对各档案形成部门的档案归档工作进行监督检查，确保档案归档工作的规范、有序进行。2.监督检查的内容包括档案归档的范围、要求、流程等方面。3.监督检查的结果应及时反馈给各档案形成部门，并提出改进意见和建议。（二）考核评价1.公司应将档案归档工作纳入各部门的绩效考核体系，对档案归档工作成绩突出的部门和个人进行