杨浦区档案特藏室制度

PAGE杨浦区档案特藏室制度一、总则（一）目的为加强杨浦区档案特藏室的管理，有效保护和利用特藏档案，确保档案的完整与安全，根据国家有关法律法规及档案行业标准，结合本特藏室实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于杨浦区档案特藏室内各类特藏档案的管理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则特藏档案由档案特藏室集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.依法依规原则严格遵守国家法律法规及档案行业标准，规范各项管理工作。3.安全保密原则采取有效措施确保特藏档案的安全，严格保密档案内容，防止档案信息泄露。4.科学利用原则积极促进特藏档案的科学利用，充分发挥档案的价值。二、档案收集与整理（一）收集范围1.反映杨浦区历史文化、经济社会发展、重大事件等具有重要价值的档案。2.具有独特艺术价值、历史意义的各类档案，如名人手稿、珍贵照片、历史文献等。3.其他经鉴定确认为特藏档案的资料。（二）收集渠道1.接收各部门、单位移交的符合特藏档案标准的档案。2.征集社会各界捐赠的相关档案资料。3.通过购买、交换等方式获取有价值的特藏档案。（三）整理要求1.按照档案的形成规律和特点，进行分类、编号、编目等整理工作。2.对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，便于查询和利用。3.编制档案检索工具，如目录、索引等，提高档案查找效率。三、档案保管（一）库房建设与管理1.档案特藏室应具备符合要求的库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。3.定期对库房进行检查和维护，及时排除安全隐患。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于专用的档案装具中，确保排列有序。2.对珍贵档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、使用无酸材料包装等。3.建立档案存放位置索引，便于快速查找档案。（三）档案保护1.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、内容完整。2.对破损、褪色等有问题的档案，及时进行修复和处理。3.采用先进的档案保护技术和方法，延长档案寿命。四、档案利用（一）利用范围1.为杨浦区的经济建设、文化发展、社会研究等提供档案资料支持。2.满足社会各界对特藏档案的查阅、研究等需求。（二）利用方式1.提供档案原件查阅，查阅人员应遵守档案查阅规定，在指定地点查阅。2.根据需要，提供档案复印件或数字化副本，但需经严格审批。3.开展档案展览、专题讲座等活动，宣传和展示特藏档案。（三）利用审批1.查阅特藏档案需填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等，经相关部门审批。2.涉及重要档案或敏感信息的查阅，需经档案特藏室负责人及相关领导批准。3.查阅人员应严格按照审批内容查阅档案，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案信息。（四）利用登记1.对每一次档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。2.登记信息应妥善保存，以备查询和统计。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限规定为依据，对特藏档案进行科学鉴定。2.充分考虑档案的历史价值、现实意义和保存状况，确保鉴定结果准确合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案特藏室管理人员、相关业务专家等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，分析档案的价值和保管期限。2.提出鉴定意见，对确无保存价值的档案，填写档案销毁审批表。3.档案销毁审批表经档案特藏室负责人及相关领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对批准销毁的档案，采用安全可靠的销毁方法，确保档案信息彻底消除。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量等。3.销毁记录应与档案销毁审批表等相关材料一并归档保存。六、人员管理（一）人员配备档案特藏室应配备专业的管理人员，管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案业务流程。（二）岗位职责1.档案管理人员负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.严格遵守档案管理制度，确保档案工作规范有序进行。3.定期对档案工作进行总结和汇报，及时发现和解决问题。（三）培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高业务水平和综合素质。2.建立档案管理人员考核制度，对工作表现和业务能力进行考核评价。七、信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入功能：将档案的基本信息、内容等录入系统，建立电子档案数据库。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便快速查找所需档案。3.利用管理功能：记录档案利用情况，对利用申请、审批等进行管理。4.安全管理功能：设置用户权限，保障档案信息安全。（三）数据备份与维护1.定期对档案信息化系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.对信息化系统进行定期维护和升级，确保系统正常运行。八、监督与检查（一）内部监督1.档案特藏室应建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行自查自纠。2.对发现的问题及时整改，确保档案管理工作符合规定要求。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合监督检查工作，如实提供相关资料和情况。