干部档案沟通协调制度

PAGE干部档案沟通协调制度一、总则（一）目的为了加强公司干部档案管理工作中的沟通与协调，确保干部档案信息的准确、完整、安全，提高干部管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及干部档案管理的部门和人员，包括但不限于人力资源部门、组织部门、干部所在部门等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关干部档案管理的法律法规和行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.准确及时原则：保证干部档案信息的真实性、准确性和完整性，及时更新和维护档案内容，确保信息的时效性。3.安全保密原则：加强干部档案的安全管理，严格保密制度，防止档案信息泄露和丢失。4.沟通协调原则：建立有效的沟通协调机制，加强各部门之间的协作与配合，共同做好干部档案管理工作。二、沟通协调机制（一）建立沟通平台1.设立干部档案管理工作微信群或其他专门的沟通平台，由人力资源部门指定专人负责管理。2.各部门涉及干部档案管理的人员加入该沟通平台，及时发布和共享与干部档案相关的信息、通知、工作进展等。（二）定期沟通会议1.每月召开一次干部档案管理工作沟通会议，由人力资源部门负责人主持，各相关部门负责人及档案管理人员参加。2.会议主要内容包括：总结上月干部档案管理工作情况，分析存在的问题，讨论解决方案；部署本月工作任务，明确工作重点和要求；交流工作经验和心得，促进沟通与协作。（三）临时沟通协调1.在干部档案管理工作中遇到紧急情况或特殊问题时，相关部门和人员应及时通过沟通平台或电话等方式进行临时沟通协调，共同研究解决方案。2.对于涉及多个部门的复杂问题，由人力资源部门牵头组织召开专题会议，协调各部门共同解决。三、干部档案收集与整理（一）档案收集1.人力资源部门负责制定干部档案收集清单，明确需要收集的档案材料种类、内容和格式要求。2.各部门按照收集清单，及时收集本部门干部的相关档案材料，并定期移交至人力资源部门。3.干部本人应积极配合档案收集工作，如实提供个人档案材料。（二）档案整理1.人力资源部门档案管理人员按照档案整理规范，对收集到的干部档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.在整理过程中，要认真核对档案材料的真实性、完整性和准确性，发现问题及时与相关部门或人员沟通核实。3.建立干部档案电子信息库，将整理好的档案材料进行数字化录入，实现档案信息的电子化管理，方便查询和使用。四、干部档案审核与鉴定（一）审核流程1.干部档案整理完成后，由人力资源部门组织相关人员进行初审，重点审核档案材料的完整性、准确性和规范性。2.初审合格的干部档案，提交至组织部门进行复审，复审主要对档案内容进行全面审查，核实干部的基本信息、工作经历、政治表现等情况。3.复审通过的干部档案，由人力资源部门会同纪检监察部门进行终审，终审主要审查档案中是否存在违规违纪问题，确保档案信息的真实性和可靠性。（二）鉴定工作1.根据干部选拔任用、评先评优等工作需要，适时开展干部档案鉴定工作。2.成立干部档案鉴定小组，由人力资源部门、组织部门、纪检监察部门等相关人员组成。3.鉴定小组按照鉴定标准和程序，对干部档案进行全面审查和综合评价，出具鉴定意见。五、干部档案保管与利用（一）档案保管1.设立专门的干部档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.档案管理人员要严格遵守档案库房管理制度，定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。3.对电子档案要进行备份存储，防止数据丢失，并定期进行数据维护和更新。（二）档案利用1.严格执行干部档案查阅审批制度，因工作需要查阅干部档案的，必须填写查阅申请表，经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，档案管理人员要在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.因工作需要借阅干部档案的，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员要妥善保管档案，按时归还。4.干部档案原则上不得外借，确因特殊情况需要外借的，须经公司主要领导批准，并办理相关手续。六、干部档案信息安全与保密（一）安全管理1.加强干部档案信息安全管理，建立健全信息安全管理制度和技术防范措施，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。2.对档案库房、档案管理设备等要定期进行安全检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识和防范能力。（二）保密措施1.严格执行干部档案保密制度，档案管理人员要签订保密承诺书，对档案信息严格保密。2.非档案管理人员未经批准不得进入档案库房，档案管理人员不得向无关人员泄露档案内容。3.在档案整理、审核、鉴定、利用等过程中，要采取必要的保密措施，防止档案信息在流转过程中被泄露。七、干部档案管理人员职责（一）人力资源部门档案管理人员职责1.负责干部档案管理工作的组织实施，制定和完善干部档案管理制度和工作流程。2.组织开展干部档案的收集、整理、审核、鉴定、保管、利用等工作，确保档案信息的准确、完整、安全。3.负责与各部门沟通协调，及时了解干部档案材料的收集情况，督促各部门按时完成档案移交工作。4.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理工作水平。5.完成领导交办的其他与干部档案管理相关的工作任务。（二）部门档案联络员职责1.负责本部门干部档案材料的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。2.按照规定的时间和要求，将本部门干部的档案材料及时移交至人力资源部门。3.协助人力资源部门做好干部档案管理工作中的沟通协调工作，及时反馈本部门干部档案管理工作中的问题和建议。4.负责本部门干部档案查阅、借阅等手续的办理和跟踪管理工作。八、监督与考核（一）监督检查1.公司成立干部档案管理工作监督小组，定期对干部档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案信息的安全保密情况、档案管理工作的质量和效率等。2.监督小组要及时发现和纠正干部档案管理工作中存在的问题，对违反制度规定的行为进行严肃处理。（二）考核评价1.建立干部档案管理工作考核评价机制，对各部门和档案管理人员的工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作的组织实施、档案材料的收集整理、档案审核鉴定、档案保管利用、信