管理档案管理制度

PAGE管理档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司管理档案的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等管理档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司管理档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、管理档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文等。2.人事档案类：员工个人基本信息、入职离职手续、薪酬福利、培训考核、奖惩等档案。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等各类业务合同。5.项目档案类：公司各类项目的立项、策划、实施、验收等过程中形成的文件资料。6.技术档案类：公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。7.客户档案类：客户基本信息、业务往来记录、客户投诉处理等档案。（二）编号1.采用分类编号法，每类档案给予一个固定的编号。例如：行政文件类编号为A，人事档案类编号为B，财务档案类编号为C，业务合同类编号为D，项目档案类编号为E，技术档案类编号为F，客户档案类编号为G。2.每类档案内的具体文件再按照顺序进行编号，编号格式为：类别编号流水号。如A001，表示行政文件类的第1份文件。三、管理档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门管理档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.对于在工作中形成的各种文件、资料、记录等，承办人员应在工作完成后及时将原件或复印件移交档案管理人员。3.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，对未按时移交或移交不完整的部门进行催办。（二）整理1.档案管理人员收到档案后，应按照分类标准对档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案进行装订、编页，去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。4.按照档案保管期限和重要程度，对档案进行排列上架，便于查找和管理。四、管理档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案室用于存放管理档案，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.管理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。2.具体档案的保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。（三）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况。2.清查内容包括档案的数量、编号、目录、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题及时进行处理。3.清查结束后，应填写档案清查报告，对档案清查情况进行总结分析，并提出改进措施。五、管理档案的数据化管理（一）数据化范围1.对具有重要价值和频繁查阅需求的管理档案进行数据化处理，优先选择行政文件类、人事档案类、业务合同类等档案。2.数据化内容包括档案的全文、目录、索引等信息。（二）数据化流程1.扫描：使用专业的扫描设备对档案原件进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将扫描图像中的文字信息录入到档案管理系统中，建立电子索引。4.审核校对：对录入的数据进行审核校对，确保数据的准确性。5.存储备份：将数据化后的档案存储到服务器或存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）数据化管理要求1.建立数据化档案管理制度，规范数据化流程和操作标准。2.指定专人负责数据化管理工作，确保数据化工作的顺利进行。3.加强对数据化档案的安全管理，设置访问权限，防止数据泄露和非法访问。六、管理档案的利用与借阅（一）利用1.公司员工因工作需要查阅管理档案，可向档案管理人员提出申请，填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限。2.档案管理人员根据申请内容进行审核，经批准后，为查阅人员提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定的档案室进行查阅，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。4.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.因工作需要借阅管理档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、内容、期限和归还日期。2.档案管理人员对借阅申请进行审核，经批准后，办理借阅手续，收取借阅押金（根据档案重要程度和借阅期限确定）。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如无损坏、丢失等情况，退还借阅押金。七、管理档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期满的管理档案进行鉴定，由档案管理人员提出鉴定意见，填写档案鉴定申请表。2.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员、相关业务部门人员组成，对档案鉴定申请表进行审核。3.档案鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的存毁意见。（二）销毁1.对经鉴定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案鉴定小组审核签字后，报公司领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进