创卫档案保管制度

PAGE创卫档案保管制度一、总则（一）目的为加强创卫档案的科学管理，确保创卫档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥创卫档案在创卫工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在创卫工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的保管管理。（三）定义1.创卫档案：指在创卫工作过程中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.保管期限：根据创卫档案的重要程度和历史价值，将档案保管期限划分为永久、长期和短期。永久保管的档案是指反映本公司/组织创卫工作重大事件、重要活动、长期规划等具有长远利用价值的档案；长期保管期限为[X]年，主要是记录创卫工作阶段性成果、重要举措等有一定历史价值的档案；短期保管期限为[X]年，一般是创卫工作中一般性的文件、资料等。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善创卫档案保管制度，并组织实施。集中统一管理本公司/组织的创卫档案，对各部门创卫档案的形成、积累、整理和归档工作进行监督指导。负责创卫档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。2.各部门负责本部门创卫工作中各类文件、资料、记录的收集、整理，并定期移交至档案管理部门。明确专人负责本部门创卫档案工作，确保档案的真实、完整、及时归档。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.创卫工作规划、计划、方案、总结、报告等文件材料。2.创卫工作组织领导机构及人员变动文件。3.创卫宣传教育活动资料，包括宣传海报、宣传册、活动照片、视频等。4.环境卫生整治工作记录，如清扫保洁记录、垃圾清运记录、公共区域消毒记录等。5.食品安全监督检查资料，包括食品经营单位台账、检查记录、整改报告等。6.病媒生物防制工作资料，如鼠药投放记录、蚊虫消杀记录、蟑螂防治记录等。7.健康教育工作资料，包括健康教育课程教案、讲座记录、居民健康档案等。8.创卫工作中形成的各类会议纪要、工作简报。9.创卫工作相关的投诉举报及处理情况记录。10.其他与创卫工作有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门创卫工作中产生的各类文件、资料、记录，确保档案的完整性。2.收集的文件、资料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和保管，防止文件的散失和损坏。（四）整理方法1.分类根据创卫工作的内容和性质，将档案分为环境卫生、食品安全、病媒生物防制、健康教育、综合管理等类别。在每个大类下，再根据档案的具体内容和保管期限进行细分。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号、分类号等方式，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息。档案目录应一式两份，一份存档，一份用于检索查询。三、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，对创卫档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，准确判定档案的价值。3.确保鉴定工作的客观性、公正性和准确性。（二）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案对创卫工作的查考利用价值。3.档案的保管期限是否合理。（三）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门业务骨干等组成。2.鉴定小组根据鉴定原则和内容，对档案逐一进行审查，提出鉴定意见。3.对于重要档案或存在争议档案，可组织专家进行论证。（四）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁清册》，详细列出档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核签字后，报本公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案，并在销毁现场进行监销。4.监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认销毁情况，《档案销毁清册》应长期保存。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的纸质档案和电子档案，可采取复制备份的方式进行多套保存，以提高档案的安全性。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案的破损、褪色、霉变等问题。2.对档案进行防虫、防鼠处理，定期投放防虫药品，封堵鼠洞，防止档案受到虫害和鼠害。3.加强对档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房应做好登记。五、档案的统计与移交（一）统计内容1.建立创卫档案统计台账，对档案的收进、移出数量，保管期限，利用情况等进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，掌握档案的动态情况，为档案管理决策提供依据。（二）统计方法1.档案管理人员应每月对档案的收进、移出情况进行统计，并填写《档案统计月报表》。2.每年对档案的保管期限、利用情况等进行全面统计，并撰写《档案统计年度报告》。（三）档案移交1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的创卫档案整理完毕后移交至档案管理部门。2.档案管理部门在接收各部门移交的档案时，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.档案移交双方应办理档案移交手续，填写《档案移交清单》，双方签字确认。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，确保档案信息的安全。2.遵循方便利用、满足需求的原则，为公司/组织内部及相关部门提供优质服务。3.严格履行档案查阅、借阅手续，确保档案的正确使用和及时归还。（二）利用方式1.查阅：本公司/组织内部人员因工作需要查阅创卫档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：外单位因工作需要借阅本公司/组织创卫档案，应提前提交书面申请，说明借阅目的、内容、期限等。经本公司/组织主管领导审批同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复制、涂改、销毁档案。3.出具证明：根据需要，档案管理部门可为有关部门或单位出具创卫档案相关证明材料。出具证明应严格按照规定程序进行，确保证明材料的真实性和准确性。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证