健全制度加强档案管理

PAGE健全制度加强档案管理一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况。3.完整性原则：确保档案的全面性和系统性，涵盖公司/组织工作的各个方面和环节。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立档案管理部，作为公司/组织档案管理的专门机构，负责统筹规划、组织实施和监督检查档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作规范化、标准化。3.对档案进行定期检查和维护，防止档案损坏、丢失和霉变等情况发生。4.负责档案的信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作，确保档案的安全和完整。6.参与档案的鉴定、销毁工作，对已到保管期限或失去保存价值的档案提出鉴定意见，并按照规定程序进行销毁。7.开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的章程、制度、会议纪要、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、通报、信函、合同协议、资质证书、营业执照、税务登记证等文件材料。2.人事档案：涵盖员工的个人简历、入职登记表、劳动合同、工资福利、考核评价、培训记录、奖惩情况、社保缴纳等资料。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、财务预算、决算等文件。4.业务档案：根据公司/组织的业务范围和特点，进一步细分各类业务档案，如市场营销档案、项目管理档案、客户服务档案、技术研发档案、生产管理档案等。业务档案应详细记录公司/组织在各项业务活动中的策划、实施、监督、评估等过程和结果文件。5.声像档案：包括照片、录音、录像等资料，用于记录公司/组织的重要活动、会议、项目进展、产品展示等场景。6.电子档案：以电子数据形式存储的各类文件，如办公文档、电子表格、数据库文件、电子邮件等，与纸质档案相对应，应进行有效的备份和管理。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。1.行政档案编号：采用“XZ年份流水号”的格式，其中“XZ”代表行政档案，年份为文件形成年份的后两位数字，流水号为该年份内行政档案的顺序编号。2.人事档案编号：“RS员工编号”，“RS”表示人事档案，员工编号为公司/组织为员工设定的唯一标识。3.财务档案编号：“CW年份类别流水号”，“CW”表示财务档案，年份和流水号的含义同行政档案编号，类别根据财务档案的具体分类设置，如“1”代表会计凭证，“2”代表账簿等。4.业务档案编号：根据不同业务类型进行个性化设置，例如市场营销档案编号为“SC年份项目编号流水号”，“SC”表示市场营销档案，年份、项目编号和流水号含义与上述类似，项目编号用于区分不同的业务项目。5.声像档案编号：“SX年份主题序号”，“SX”表示声像档案，年份为拍摄或录制年份，主题概括声像内容的主要主题，序号为同一主题下声像资料的顺序编号。6.电子档案编号：与对应的纸质档案编号一致，在电子档案管理系统中通过关联编号实现电子档案与纸质档案的对应管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应将在工作中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全，移交档案管理部门。收集范围包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等；2.本公司/组织制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等；3.对外签订的合同、协议、意向书、招投标文件等；4.员工的人事档案材料、工资福利报表、考核评价结果等；5.财务会计凭证、账簿、报表、审计报告等；6.业务活动中的各类文件，如市场调研报告、项目策划书、技术方案、客户资料等；7.声像资料，包括重要活动照片、会议录像、产品宣传视频等；8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时收集和完整移交。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。4.收集过程中要注意文件材料的关联性，将相关文件进行集中整理，避免遗漏。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。1.按照档案分类方案进行分类，将不同类别的档案分别整理。2.对每份文件进行编号，编号应与档案编号体系一致。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照文件的形成时间顺序或重要程度进行排列，同一事由的文件应集中排列在一起。5.编制文件目录，目录应包括文件编号、题名、日期、页数、保管期限等内容，确保目录清晰准确，便于查找。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.行政档案、人事档案、财务档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在项目结束或业务活动完成后的一个月内归档。3.声像档案应在拍摄或录制完成后及时整理归档，最迟不超过三个月。4.电子档案应随纸质档案同步归档，或在文件形成后及时进行电子归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案移交档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或整改。3.审核通过的档案按照档案分类和编号规则进行上架保管，并在档案管理系统中进行登记和标注。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，如公司/组织的章程、重要会议纪要、重大合同协议、财务审计报告等。2.长期保管的档案：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年，如一般性业务文件、人事档案等。3.短期保管的档案：在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下，如临时性的通知、报表等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对纸质档案应定期进行检查和盘点，发现问题及时处理，防止档案损坏、丢失和霉变。4.电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可利用性。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。6.对档案的查阅、借阅等情况进行详细记录，以便跟踪档案的流向和使用情况。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密和敏感信息的档案，查阅申请人应经公司/组织分管领导审批，并在档案管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应提前向公司/组织发出查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容和查阅期限等，经公司/组织主要领导审批同意后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）借阅手续1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、拆毁、丢失档案。如有损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、涂改、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应对档案的查阅和借阅情况进行详细记录，记录内容包括查阅/借阅日期、查阅/借阅人姓名、所在部门、查阅/借阅目的、查阅/借阅档案名称及编号、审批意见、归还日期等。查阅与借阅记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。鉴定时应综合考虑以下因素：1.档案是否反映公司/组织的主要职能活动和历史面貌；2.档案对公司/组织的工作是否具有查考利用价值；3.档案是否涉及公司/组织的机密和敏感信息；4.档案的保存状况是否良好，是否有继续保存的必要。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清单，清单应包括档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。4.将销毁清单报公司/组织分管领导审批，经批准后方可进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行物理销毁。（五