干部档案联席会议制度

PAGE干部档案联席会议制度一、总则（一）目的为加强干部档案管理工作，规范干部档案信息的收集、整理、审核、保管和利用，确保干部档案真实、完整、准确、规范，根据相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本干部档案联席会议制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内全体干部档案的管理工作，包括干部档案的建立、维护、查阅、借阅等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案内容必须真实可靠，如实反映干部的历史经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：干部档案应全面收集干部各个方面的信息资料，确保档案内容完整无缺。3.准确性原则：干部档案信息应准确无误，数据、文字、图表等应清晰、规范，符合档案管理要求。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对干部档案内容予以保密，防止信息泄露。二、联席会议组织架构（一）联席会议成员1.档案管理部门负责人：担任联席会议召集人，负责组织和主持联席会议，协调解决干部档案管理工作中的重大问题。2.组织人事部门代表：参与干部档案管理工作的决策和指导，提供干部选拔任用、考核评价等方面的信息支持。3.纪检监察部门代表：对干部档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合党纪政纪要求。4.其他相关部门代表：根据工作需要，可邀请财务部门、审计部门、信息技术部门等相关部门代表参加联席会议，共同研究解决干部档案管理工作中涉及的财务、审计、信息化建设等问题。（二）联席会议职责1.研究制定干部档案管理工作的政策、制度和规定，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。2.协调解决干部档案管理工作中存在的问题，包括档案材料收集、整理、审核、保管、利用等环节出现的问题。3.监督检查干部档案管理工作的执行情况，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。4.研究决定干部档案管理工作中的重大事项，如档案信息化建设、档案库房建设、档案管理人员培训等。5.定期总结干部档案管理工作经验，推广先进管理方法和技术手段，提高档案管理工作水平。三、档案收集与整理（一）档案材料收集范围1.履历材料：包括干部的个人基本信息、工作经历、学历学位、培训经历等。2.自传材料：干部本人撰写的反映个人成长经历、思想演变过程的材料。3.鉴定、考核、考察材料：包括干部的年度考核、任职考核、专项考察等材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：包括学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书、职称评审材料等。5.政审材料：包括政治历史情况审查、入党入团审查等材料。6.党团材料：包括入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、团组织关系材料等。7.奖励材料：包括各级各类奖励表彰的决定、证书等材料。8.处分材料：包括党纪政纪处分决定、解除处分决定等材料。9.工资、任免、出国（境）等材料：包括工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批表等材料。10.其他可供组织参考的材料：如干部个人的工作总结、述职报告、调研报告、学术成果等材料。（二）档案材料收集要求1.各部门应按照档案材料收集范围，及时、准确地收集本部门干部的相关档案材料，并定期移交档案管理部门。2.在收集档案材料时，应确保材料的真实性、完整性和准确性，严禁伪造、篡改档案材料。3.档案材料应统一使用A4规格纸张，字迹清晰、工整，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。4.档案材料应按照规定的格式和要求进行填写，如有涂改，应加盖涂改单位公章或个人签名确认。（三）档案整理1.档案管理部门应按照干部档案整理工作的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.档案整理应遵循干部档案的形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于档案的查阅和利用。3.档案整理过程中，应认真核对档案材料的内容，确保档案信息准确无误。对不符合要求的档案材料，应及时与相关部门或人员沟通，补充或更正材料。4.档案整理完成后，应编制档案目录，建立档案索引，方便档案的查找和使用。四、档案审核（一）审核内容1.档案材料的真实性：审核档案材料是否真实反映干部的实际情况，有无伪造、篡改等问题。2.档案材料的完整性：审核档案材料是否齐全，是否符合档案材料收集范围的要求。3.档案材料的准确性：审核档案材料中的信息是否准确无误，数据、文字、图表等是否清晰、规范。4.档案材料的规范性：审核档案材料的格式、填写要求等是否符合档案管理规定。（二）审核程序1.初审：档案管理部门对收集到的档案材料进行初步审核，检查材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的材料进行标注和记录。2.复审：组织人事部门、纪检监察部门等相关部门对初审后的档案材料进行复审，重点审核档案材料的真实性和与干部选拔任用、考核评价等工作的相关性。3.终审：档案管理部门负责人对复审后的档案材料进行终审，对审核通过的档案材料进行签字确认，并将审核结果反馈给相关部门。（三）审核结果处理1.对于审核通过的档案材料，应及时归档保存，确保档案的完整性和准确性。2.对于审核中发现的问题，应及时与相关部门或人员沟通，要求补充或更正材料。对伪造、篡改档案材料的行为，应按照有关规定严肃处理。3.建立档案审核记录档案，详细记录档案审核的过程、结果及处理情况，以备查阅和追溯。五、档案保管（一）档案库房建设1.公司/组织应根据干部档案管理工作的需要，建设符合安全保密要求的档案库房。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等功能。2.档案库房应设置专门的档案架（柜），用于存放干部档案。档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。3.档案库房应配备必要的消防设备、通风设备、温湿度控制设备等，确保档案库房的环境安全和适宜。（二）档案保管要求1.档案管理部门应指定专人负责档案的保管工作，严格遵守档案保管制度，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。3.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。未经批准，任何人不得进入档案库房查阅、借阅档案。4.档案管理人员应做好档案库房内的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。定期对档案架（柜）进行擦拭和消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）档案数字化管理1.为提高干部档案管理工作的效率和水平，公司/组织应逐步推进干部档案数字化管理工作。2.档案数字化管理应遵循国家有关档案数字化标准和规范，确保数字化档案信息的真实、完整、准确、安全。3.档案管理部门应配备必要的数字化设备和软件，建立数字化档案管理系统，对干部档案进行数字化扫描、存储、检索和利用。4.档案数字化管理人员应严格遵守数字化档案管理规定，做好数字化档案的备份和安全防护工作，防止数字化档案信息丢失或泄露。六、档案利用（一）查阅权限1.因工作需要查阅干部档案的，应按照规定的审批程序办理查阅手续。查阅干部档案应填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经相关部门负责人审批同意。2.组织人事部门、纪检监察部门等相关部门因干部选拔任用、考核评价、纪律审查等工作需要查阅干部档案的，可直接查阅档案原件。其他部门因工作需要查阅干部档案的，只能查阅档案复印件，且不得擅自更改、涂抹档案内容。3.干部本人因特殊原因需要查阅本人档案的，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅档案原件。（二）借阅规定1.因工作需要借阅干部档案的，应按照规定的审批程序办理借阅手续。借阅干部档案应填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经相关部门负责人审批同意。2.借阅干部档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。借阅期满后，借阅人应及时归还档案，不得擅自转借他人或延长借阅期限。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容。借阅期间如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（三）档案信息公开1.干部档案信息的公开应严格按照国家有关规定执行，确保档案信息公开的合法性、准确性和安全性。2.对于涉及干部个人隐私和敏感信息的档案内容，不得随意公开。如需公开，应按照规定的审批程序办理，并对公开的范围和方式进行严格控制。3.档案管理部门应建立干部档案信息公开管理制度，明确信息公开的流程、审批权限、保密措施等内容，确保档案信息公开工作规范有序进行。七、监督与检查（一）监督检查主体1.公司/组织纪检监察部门负责对干部档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合党纪政纪要求。2.档案管理部门应定期对本部门干部档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。3.组织人事部门应加强对干部档案管理工作的指导和监督，将档案管理工作纳入干部管理工作的重要内容进行考核评价。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况：检查各部门是否严格执行干部档案管理的各项制度和规定，有无违反制度的行为。2.档案管理工作的流程规范：检查档案收集、整理、审核、保管、利用等环节是否符合工作流程和规范要求，有无违规操作的情况。3.档案管理人员的履职情况：检查档案管理人员是否认真履行职责，有无失职、渎职行为。4.档案信息安全保密情况：检查档案管理部门是否采取有效措施确保档案信息的安全保密，有无信息泄露的情况。（三）监督检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。整改完成后，应提交整改报告，经检查验收合格后方可销号。2.对于违反干部档案管理规定的行为，应按照有关规定严肃处理。对情节较轻的，给予批评教育、责令改正；对情节较重的，给