代理公司档案管理制度

PAGE代理公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强代理公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本代理公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动和工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在经营管理过程中产生的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、证照等。3.负责档案的收集（相关部门需在规定时间内将应归档文件移交至综合管理部门）、整理（按照分类标准进行分类、编号、编目等）、归档（将整理好的档案移交至档案库房）、保管（确保档案存储环境安全，防止档案损坏、丢失）、查阅（按照规定流程为查阅人员提供服务）和销毁（对已过保管期限或无保存价值的档案进行销毁处理）等工作。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。5.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并在规定时间内移交至综合管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案，资质证书等。2.业务合同类：各类代理业务合同、协议，合作合同，招投标文件等。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。4.客户资料类：客户基本信息，业务往来记录，客户反馈等。5.项目文档类：项目策划书、实施方案、进度报告、验收文件等。6.其他类：不属于上述分类的其他档案，如培训资料、宣传资料等。（二）编号规则1.采用“年度类别流水号”的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类，“HT”表示业务合同类等。4.流水号：按顺序依次编号，位数根据档案数量确定。例如，2023年行政管理类的第5份文件编号为：2023XZ005。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保档案的完整性。3.对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交。（二）整理要求1.综合管理部门收到各部门移交的档案后，应按照分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照档案保管期限和密级要求进行分类存放。五、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，移交至档案库房。2.归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案应按照类别和年度顺序排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案存储安全。2.档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。3.建立档案保管台账，详细记录档案入库、出库、查阅、销毁等情况。4.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，发现问题及时处理。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司法定代表人或分管领导批准，并办理查阅登记手续。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到综合管理部门查阅档案。3.综合管理部门工作人员应按照规定为查阅人员提供档案，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、档案名称等信息。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意。（三）利用管理1.档案利用应遵循合法、合理、保密的原则，确保档案的安全和有效利用。2.对于利用档案形成的成果，如报告、文件等，应注明档案来源。3.综合管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，为公司决策提供参考依据。七、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。3.在档案查阅、传输、存储等过程中，应采取加密、备份等安全措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗等设备。2.定期对档案库房进行安全检查，及时消除安全隐患。3.对档案数字化存储设备进行定期维护和检查，确保数据安全。八、档案保管期限与销毁（一）保管期限划分1.永久保管：涉及公司重大权益、重要历史事件、长期有效的文件等，如公司章程、营业执照、审计报告等。2.定期保管：分为3年、5年、10年、15年等，根据档案的性质和重要程度确定。（二）销毁程序1.档案保管期满后，由综合管理部门提出销毁意见，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司分管领导审核，报公司法定代表人批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由综合管理部门、审计部门等相