印刷项目管理档案制度

PAGE印刷项目管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司印刷项目管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在印刷项目管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有印刷项目管理档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司印刷项目管理档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映印刷项目的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集印刷项目各环节形成的各类文件资料，确保档案的完整无缺。4.时效性原则及时整理、归档印刷项目档案，保证档案的时效性和有效性。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司印刷项目管理档案管理制度。2.指导、监督和检查各部门印刷项目档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管公司印刷项目管理档案，建立档案目录和检索系统，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目文件资料的收集、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确。2.对项目档案的质量负责，及时向档案管理部门移交项目档案。3.配合档案管理部门做好项目档案的查阅、利用等工作。（三）各部门职责1.负责本部门在印刷项目中形成的文件资料的收集、整理，并按要求及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好项目档案的查阅、利用等工作。三、档案收集（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项申请、可行性研究报告、项目批复、合同协议等。2.设计文件如印刷品设计稿、排版文件、电子文件等。3.采购文件采购订单、供应商报价单、验收报告等。4.生产过程文件印刷工单、工艺文件、质量检验记录等。5.客户沟通文件与客户的往来邮件、传真、会议纪要等。6.项目变更文件变更申请、变更审批文件、变更后的文件资料等。7.项目总结文件项目总结报告、绩效评估报告等。（二）收集要求1.项目负责人应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和完整性。四、档案整理（一）分类标准1.按项目阶段分类分为项目前期、设计、采购、生产、验收、总结等阶段。2.按文件类型分类分为纸质文件、电子文件、图表等。（二）整理方法1.纸质文件整理去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。按文件大小、厚度进行分类，采用A4纸规格进行折叠或裁剪。编写页码，在文件的右上角或右下角用阿拉伯数字编写页码。填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、题名、日期、页号等。装订成册，采用三孔一线或胶装的方式进行装订。2.电子文件整理按照分类标准建立电子文件夹，将电子文件分类存储。对电子文件进行命名，命名规则应简洁明了，体现文件的内容和日期等信息。建立电子文件索引目录，方便查找和利用。（三）编目1.编制档案目录档案管理部门应根据整理好的档案，编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等信息。2.建立档案索引建立档案索引系统，如纸质索引卡片或电子索引数据库，方便档案的快速查阅。五、档案归档（一）归档时间1.项目结束后[X]个工作日内，项目负责人应将整理好的项目档案移交档案管理部门。2.对于重大项目或特殊项目，档案管理部门可提前介入，指导项目档案的整理和归档工作。（二）归档程序1.项目负责人填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、整理情况等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门将归档的档案按照分类标准进行存放，并更新档案目录和索引。六、档案保管（一）保管期限1.印刷项目管理档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括项目立项申请、可行性研究报告、项目批复、合同协议等重要文件。长期保管的档案保管期限为[X]年，包括设计文件、采购文件、生产过程文件等。短期保管的档案保管期限为[X]年，包括一般性的客户沟通文件、项目变更文件等。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全。七、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密档案的查阅，需经公司主管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，提交相关部门负责人签字。2.档案管理部门根据查阅申请表，查找并提供相应的档案。3.查阅人员在档案查阅登记本上签字，注明查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案，如需复印或摘录档案内容，需经档案管理部门同意。（三）查阅限制1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理部门同意，查阅人员不得将档案带出档案库房。3.涉及公司机密的档案，查阅人员不得向无关人员泄露档案内容。八、档案利用（一）利用范围1.为公司内部管理提供决策依据，如项目总结报告、绩效评估报告等。2.为公司业务拓展提供参考，如以往项目的设计文件、采购文件等。3.为解决公司内部纠纷提供证据，如合同协议、质量检验记录等。（二）利用方式1.提供档案原件供查阅人员直接查阅。2.根据查阅人员的需求，提供档案复印件或摘录件。3.组织相关人员对档案进行专题研究和分析，为公司决策提供支持。（三）利用记录档案管理部门应对档案利用情况进行记录，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用目的等信息，以便对档案利用效果进行评估。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因保管不善，档案已损坏、变质，无法修复的。3.涉及公司机密的档案，在保密期限届满后，经公司主管领导批准，可以销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.档案销毁申请表经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人